PDF dokument nije eRačun, a printanjem kršimo zakon

eRačun je strukturirani elektronički dokument koji ne smijemo „printati“ kako bismo ga knjižili, plaćali i čuvali.

Elektronički račun izrađen je kao elektronička isprava, što obvezuje njegove primatelje i pošiljatelje da ga u takvom obliku i čuvaju u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu.

Pojednostavljeno – eRačun je digitalni dokument koji ne smijemo „printati“ kako bismo ga knjižili, plaćali i čuvali.

U Hrvatskoj se umjesto paprinatih računa već dugo šalju PDF računi putem e-maila, ali treba razlikovati račun u digitalnom obliku i eRačun.

Elektronički račun je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i strojnu obradu, što je isključivo dokument u XML obliku.

PDF dokument je slikovni prikaz

Dokument zaprimljen u formi PDF-a ili JPEG-a nije elektronički račun već običan račun u digitalnom obliku.

Mnogi će se sada zapitati kako to da vide svoje eRačune u PDF-u. To je zato što je u Hrvatskoj prisutna dvojaka praksa da se uz strukturirani eRačun u XML-u zaprima i njegov slikovni prikaz u PDF-u.

U zakonskom smislu, isključivo se XML smatra vjerodostojnom elektroničkom ispravom ili takozvanim pravim eRačunom.

Ispisivanje eDokumenata i njihovo čuvanje u analognom arhivu (registratoru), bez čuvanja originalne isprave u XML formatu u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu, smatra se kršenjem odredaba zakona koji uređuju eRačun.

Sigurnost eDokumenata u EU

Primjerice, prema odredbama čl. 10. st. 1. Zakona o računovodstvu (NN br. 78/15, 120/16, 116/18, 42/20, 47/20, 114/22, 82/23), knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.

Isto je propisano i Pravilnikom o proračunskom računovodstvu i računskom planu te Zakonom o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.

Čuvanje elektroničkih isprava i općenito upravljanje elektroničkim ispravama propisano je i Uredbom eIDAS koja je donesena na razini cijele Europske unije.

U Hrvatskoj ju je Sabor izglasao još 2017. godine, a na snazi je od 1. svibnja 2023. godine kada je izvan snage stavljen Zakon o elektroničkoj ispravi koji je do tada, između ostalog, uređivao čuvanje elektroničkih isprava.

Informacijski posrednik za eRačun

Zašto mi za eRačun treba informacijski posrednik kad mogu slati račune e-mailom? Ovo pitanje se često ponavljaju među novi korisnicima i subjektima koji još nisu započeli razmjenu eDokumenata.

Odgovor je jednostavan – zato što se strukturirani digitalni dokumenti kao što je eRačun ne smije se dostavljati e-mailom.

U Hrvatskoj su informacijski posrednici povezani s centralnom platformom i usklađeni s EU normom  za eRačun. Za korisnike to znači da eRačuni poslani putem informacijskog posrednika sadrže sve elemente koji su zakonski propisani.

Pravi eRačun ovjerava se aplikativnim certifikatom i vremenskim žigom, usklađen je s EU normom i poreznim te računovodstvenim propisima.

mojeRačun putem e-maila dostavlja isključivo obavijest o zaprimljenom eRačunu. Unutar obavijesti nalazi se sigurna poveznica na aplikaciju za preuzimanje računa uz provjeru identiteta čak i za neregistrirane primatelje.

Informacijski posrednik pruža sigurnu razmjenu elektroničkih dokumenata. Identificira pošiljatelja i primatelja, pruža siguran kanala dostave i potvrđuje vjerodostojnost i nepromjenjivosti sadržaja računa.

Pohrana na sigurnom poslužitelju

Elektronički računi poslani i primljeni posredništvom tvrtke Elektronički računi uvijek su sigurno pohranjeni na našim poslužiteljima.

Svaki pristup ili pokušaj pristupa bilježi se u sigurnosnim zapisima. Pristup preko poveznice ima i druge sigurnosne prednosti jer nitko osim ovlaštenika ne može pročitati i analizirati sadržaj privitaka eRačuna.

Neiskorišten benefit

Pojedine tvrtke eRačune osjećaju kao namet i tako ga i nazivaju u javnom diskursu. To im je svakako namet, nepotrebni trošak jer ne koriste njegove prednosti. Umjesto da jednim klikom učitaju eRačun u računovodstveni program, printaju njegov PDF prikaz i ručno prepisuju podatke.

Dodatni trošak su naravno i papir i toner, potom registrator u koji će ga pohraniti, a u konačnici i novi kvadrat radnog prostora kako bi kršili zakonske odredbe o čuvanju elektroničkih isprava.

Ispravna obrada, plaćanje i čuvanje eRačuna omogućava da se troškovi poslovanja drastično smanje, što je i bio razlog da se najraširenija knjigovodstvena isprava počne uvoditi kao obavezna na razini cijele Europske unije.

Zašto trebate odmah uvesti eRačun? Ovdje je sve što morate znati o tome.