mojDMS sustav povećava kontrolu nad radnim procesima

mojDMS sustav je nastao na ideji potpuno digitalizirane razmjene dokumenata među odjelima u tvrtkama i s vanjskim suradnicima.

Rješenje za digitalizaciju poslovanja i kvalitetan dislocirani rad, velikom broju tvrtki donio je mojDMS, informacijski sustav za upravljanje digitalnim dokumentima.

Korisnici su prepoznali da unutar sustava mojDMS mogu digitalno obrađivati i potpisivati dokumente, likvidirati eRačune i odobravati poslovne papire. Ukratko, imaju veći nadzor nad kolanjem poslovne dokumentacije i radnim procesima.

Sustav je nastao na ideji potpuno digitalizirane razmjene dokumenata među odjelima u tvrtkama, ali i s vanjskim suradnicima kao što su knjigovodstveni i računovodstveni servisi.

Svi dokumenti ulaze u mojDMS

Kroz mojDMS sustav mogu kolati eRačuni i druge knjigovodstvene isprave, papirnati računi i svi ostali ulazni i izlazni poslovni dokumenti.

Tako se sprječava gubljenje poslovnih papira, smanjuju pogreške u radnim procesima i ubrzava operativno poslovanje.

Povezan na mojeRačun

mojDMS sustav je povezan sa servisom mojeRačun što korisnicima omogućuje automatsko povlačenje eRačuna i pratećih isprava u sustav gdje ga urudžbiraju unutar digitalne pisarnice i pokreću hodogram za obradu dokumenta.

Isto tako, mogu se digitalizirati papirnati dokumenti pomoću skenera, koji se onda učitavaju u mojDMS kako bi se dalje obrađivali kao digitalni dokumenti.

Pokretanje hodograma

Ovisno o vrsti dokumenta koji se obrađuje kroz informacijski sustav mojDMS, korisnik izabire hodogram postupanja. Hodogram se može razlikovati i po vrsti troška što se određuje nakon unosa dokumenta u mojDMS.

Primjerice, eRačun dok dođe do plaćanja može putovati tvrtkom od odjela nabave, na potpis voditelju i u konačnici na likvidaturu za to imenovane osobe.

Osobe koje su uključene u ovaj proces u svakom trenutku znaju u kojoj fazi je obrada dokumenta i tko je sljedeći u nizu obrade.

Time se smanjuju troškovi upravljanja dokumentima u svim njegovim fazama jer nema troška zbog gubitka dokumenata, ni problema sa zakašnjelim plaćanjem zbog toga.

Također se ukida se bespotrebni rad i olakšava pretraga dokumenata jer se poslovni papiri pohranjuju  u elektroničkom obliku.

Proces bez hodograma

Prilikom unosa dokumenta u mojDMS korisnici mogu izabrati i obradu bez hodograma. Ovaj način koristi se za procese koji nisu uvijek isti.

Ovaj je način obrade također transparentan jer se zna gdje se nalazi dokument. Razlikuje se samo u tome što se eDokumenti obrađuju tako da svakog sljedećeg zaposlenika i njegov zadatak u radnom procesu određuje njegov prethodnik.

mojDMS sustav omogučava likvidaturu eRačuna

Prema Zakonu o računovodstvu poduzetnik ili osoba koju je odredio dužna je je provjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave te istu potpisati ili odobriti, odnosno osigurati njihovu kontrolu i verifikaciju sukladno internim pravilima i procedurama.

Iz navedenog je jasno da se eRačun ne treba printati  kako bi se likvidiralo, niti je to dozvoljeno u po zakonu.

Elektroničkim knjigovodstvenim ispravama upravlja se kroz mojDMS koji osigurava sve zakonske uvjete za potpunu digitalnu obradu dokumenata; od urudžbiranja zaprimljenih dokumenata, potpisivanja i likvidature.

Dokument obrađen kroz mojDMS ostaje u izvornom obliku, ali mu se pridružuje verifikacijski dokument koji nedvojbeno potvrđuje njegovu likvidaturu.

Dokumenti su centralizirani

Osim što pruža zakonski ispravnu obradu i likvidaturu digitalnih knjigovodstvenih isprava, mojDMS osigurava da su svi dokumenti centralizirani.

Dokument u sustav ulazi samo jednom, na jednoj lokaciji, a dostupan je svim osobama koje ga trebaju obraditi, potpisati, odobriti, likvidirati ili knjižiti.

Kada dokument „putuje” kroz mojDMS do osoba koje su određene hodogramom, sve traje nekoliko trenutaka jer je taj isti dokument istovremeno dostupan svima koji ga trebaju obraditi.

Nije važno sjede li te osobe jedna do druge, ured do ureda, rade od kuće ili surađuju svaka sa svog kraja svijeta.

Menadžer u svakom trenutku zna u kojem se dijelu obrade dokument nalazi, odnosno čija je verifikacija unutar hodograma sljedeća.

Suradnja s knjigovodstvom kroz mojDMS

Činjenica da dokument u mojDMS ulazi samo jedanput, a da je dostupan svima koji na njemu trebaju raditi posebice je korisna kada govorimo o suradnji s računovodstvenim i knjigovodstvenim servisima.

Time se rješava problem kašnjenja kod dostave dokumenata za knjiženje jer se „papiri” ne nose fizički, nego sustav mojDMS obavještava računovođu da je na redu u procesu.

Poveznicu na mojDMS sustav računovodstveni servis može imati sa svim klijentima, nevezano je li riječ o pet ili 50 poslovnih subjekata.

Tako se obrađeni dokumenti ne zadržavaju na stolu osoba uključenih u hodogram, nego se odmah po završetku poslovnog procesa pohranjuju u elektronički arhiv.

Povezanost sustava mojDMS i moj-eArhiv

Ako uzmemo za primjer suradnju s računovodstvenim servisom, možemo reći kako njihovi klijenti učitavaju račune u mojDMS odmah nakon što trošak nastane. To znači da se i knjiženje može odmah napraviti, kao i plaćanje.

Ali za razliku od papirnatih računa ovi neće stajati do kraja fiskalne godine u registratorima kod računovođe, nego će se jednim klikom poslati u mojeArhiv.  

Zatražite ponudu za mojDMS

Kao što je navedeno, prednosti sustava mojDMS su brojne:

• Svi dokumenti su učitani u sustav i možete im pristupiti s bilo koje lokacije
• Uvijek znate tko i koliko dugo obrađuje dokument, a u slučaju zastoja možete promijeniti sudionika
• U sustavu mojDMS samo su dokumenti u obradi, za pohranu je tu mojeArhiv
• mojDMS je iznimno siguran jer se hodogramom određuje pravo pristupa sudionicima procesa i njihovi zadaci ili ovlasti

Prijavite se na mojDMS i iz prve ruke isprobajte sve navedeno.