ISKORISTITE PRILIKU: DMS i mOtpremnica iz bespovratnih sredstava MINGOR-a

Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja objavilo je poziv SME sektoru za financiranje digitalizacije poslovanja kroz DMS i aplikacije.

Mikro, mali i srednji poduzetnici u razdoblju od 1. srpnja do 12. kolovoza mogu ostvariti čak 750.000 kuna potpore za uvođenje digitalizacije u poslovanje.

Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja krajem lipnja je objavilo poziv mikro, malim i srednjim poduzetnicima za dostavu projektnih prijedloga „Bespovratne potpore za digitalizaciju“.

Riječ je o potporama iz Nacionalnog plana oporavka Republike Hrvatske 2021.-2026. kojima se osiguravaju sredstva za uvođenje digitalnih rješenja u poslovanje kroz ulaganja u digitalne alate i opremu za uvođenje novog načina poslovanja poduzeća.

Aktivnosti koje će biti prihvatljive za financiranje u sklopu poziva su izrada, razvoj ili nabava digitalnih rješenja i tehnologija u svrhu digitalne transformacije poslovnih procesa ili proizvodnje.

Financirat će se i implementacija, prilagodba ili integracija digitalnih rješenja i tehnologija te jačanje digitalnih vještina zaposlenika povezanih s aktivnostima digitalizacije poslovanja.

Prihvatljive kategorije troškova

Primjerice, prihvatljive kategorije troškova su izrada ili razvoj specifičnog softvera kao što je npr. mojDMS, uključujući i njegovo instaliranje ili konfiguraciju za korisnika.

Potom troškovi nabave aplikativnih rješenja i licenci kao što je mOtpremnica, edukacija zaposlenika za korištenje novih implementiranih sustava i drugi.

Na poziv se mogu odazvati mikro, mala i srednja poduzeća s najmanje tri zaposlena na puno radno vrijeme u prethodnoj kalendarskoj godini.

Najniži iznos bespovratne potpore iznosi 150.000, a najviši 750.000 kuna, a za poziv je osigurano ukupno 206 milijuna kuna.

Cilj ovih potpora je omogućiti SME sektoru nove, odnosno značajno poboljšane proizvodne postupke, način isporuke usluga ili organizacijskih praksi, kao i jačanje digitalnih vještina.

Razdoblje zaprimanja prijava teče od 1. srpnja 2022. do 12. kolovoza 2022. godine, a evaluaciju pristiglih projekata će provoditi HAMAG–BICRO, nakon čega će se objaviti bodovne rang-liste i donijeti odluke o financiranju.

Digitalizacija poslovanja kroz mojDMS

Ako tvrtka zaprima sto eRačuna i isto toliko papirnatih dokumenata mjesečno, sve ih može uvesti u poslovni proces kroz mojDMS u digitalnom obliku.

To omogućuje da se dokumenti ne gube u radnom procesu, nego su centralizirani na jednoj lokaciji – u programu. Također, omogućuje brže operativno poslovanje, veću konkurentnost i uštede na uredskom materijalu i radu.

Kako funkcionira digitalna obrada

Nakon unosa dokumenta s bilo koje lokacije, pokreće se hodogram obrade. Svaki zaposlenik uključen u hodogram zna gdje se dokument nalazi i tko je sljedeći na redu za obradu.

Sustav mojDMS osigurava sve zakonske uvjete za potpunu digitalnu obradu dokumenata; od urudžbiranja zaprimljenih dokumenata, potpisivanja te likvidature koja se obavlja tako da se ni na koji način ne mijenja sadržaj ili oblik dokumenta. Digitalni dokument ostaje u digitalnom obliku, kako to nalaže zakon.

Svaki od nabrojanih procesa ostaje zabilježen na pratećem dokumentu koji za sve vrijeme postojanja „originala“ ostaje njegov neodvojiv prilog.

Suradnja s knjigovodstvenim servisom

Korištenje mojDMS usluge olakšava i ubrzava suradnju s knjigovodstvenim servisima. Kroz mojDMS moguće je upravljati svom poslovnom dokumentacijom; eRačunima i računima, drugim knjigovodstvenim ispravama koje se zakonski moraju obrađivati u digitalnom obliku (eOtpremnicama, ePrimkama, eNarudženicama), potom ugovorima i drugoj internoj i eksternoj poslovnoj dokumentaciji.

Centralizacija dokumenata osigurava bržu protočnost podataka između različitih odjela, a digitalni dokumenti se ne gube u radnom procesu.

Time se smanjuju troškovi upravljanja dokumentima u svim njegovim fazama jer nema troška zbog gubitka dokumenata, problema sa zakašnjelim plaćanjem, ukida se nekorisni rad, olakšava pretraga i pohrana dokumenata u elektroničkom obliku.

Suradnja s knjigovodstvom

Ako obrada dokumenata podrazumijeva suradnju s vanjskim knjigovodstvenim servisom, knjigovođa pristupa dokumentima unutar sustava pomoću pristupne lozinke.

Time se rješava problem kašnjenja pri dostavi dokumentacije jer se dokumenti ne donose fizički, nego se hodogram postavlja tako da knjigovođa dobije obavijest da može knjižiti ili poslati na plaćanje pojedini trošak u istom trenutku kada je odobren.

Poveznicu na mojDMS sustav računovodstveni servis može imati sa svim klijentima, neovisno o njihovom broju.

Ovdje je ključno je da se dokumenti obrađeni kroz mojDMS ne zadržavaju ni na čijem stolu, nego se odmah nakon obrade pohranjuju u elektronički arhiv.

Digitalni način isporuke

Kroz potpore MINGOR-a mikro, mali i srednji poduzetnici mogu ostvariti bespovratne potporu za nabavu aplikativnih rješenja i licenci u svrhu digitalne transformacije poslovnih procesa te načina isporuka usluga.

mojeRačun razvio je mobilnu aplikaciju mOtpremnica koja je namijenjena korisnicima, dobavljačima, koji isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga distributera (kurirske službe) te kombiniranjem obaju načina.

Usluga mOtpremnica omogućuje korisnicima slanje i zaprimanje eOtpremnica kroz aplikaciju u potpuno sigurnom, digitalnom okruženju.

Poput eRačuna i eOtpremnica je strukturirani dokument zbog čega aplikacija sama „čita” sve relevantne informacije iz dokumenta. To kasnije služe boljem nadzoru nad izdanim otpremnicama.

Aplikacija se sastoji od dva dijela: administratorskog dijela i mobilne aplikacije koja je vezana uz isporučitelja ili prijevoznika.

Kako funkcionira mOtpremnica

U administratorskom dijelu korisnik kreira popis korisničkih računa, kao i popis svih eOtpremnica koje je poslao iz računovodstvenog softvera ili ERP-a na aplikaciju mOtpremnica.

Tu se nalazi i popis kupaca koji se automatski povlači u aplikaciju zahvaljujući XML strukturi dokumenta, kao i popis GLN (global location number) dostavnih mjesta.

Administrator kroz aplikaciju izrađuje i uređuje rute za vozače-dostavljače te opcionalno dodjeljuje vozilo i vozača koji dostavljaju robu s prethodno poslane eOtpremnice.

Dostavljaču za isporuke treba isključivo tablet s aplikacijom mOtpremnica koji sadržava sve rute s pripadajućim otpremnicama.

On se u mobilnu aplikaciju prijavljuje korisničkim podacima koje mu je dodijelio administrator i tada mu je dostupan popis svih otprema koje su mu dodijeljene.

Osim aktivnih ruta (eOtpremnica), dostupni su mu podaci o isporučenim ili vraćenim rutama te onim rutama koje su prebačene drugim vozačima.

Preuzimanje robe uz eOtpremnicu

Dolaskom na dostavno mjesto, dostavljač identificira kupca pomoću NFC (Near Field Communication) čipa. Riječ je o tehnologiji koju većina nas danas koristi prilikom beskontaktnog plaćanja mobitelom u trgovinama.

U slučaju eOtpremnica, svaki kupac ima dodijeljen NFC čip ugrađen u kartici, privjesku za ključeve ili naljepnici koju može držati na mjestu preuzimanja. Jedan kupac može imati više NFC čipova, ako ima više dostavnih mjesta.

Kreiranje eOtpremnice u aplikaciji

Kao i u slučaju papirnatih, eOtpremnica se izrađuje unutar računovodstvenog softvera ili ERP-a, ali se ne ispisuje u tri primjerka.

eOtpremnicu se jednim klikom šalje u mrežnu aplikaciju mOtpremnica. U tom trenutku vidljiva je administratoru u popisu otprema i može započeti dodjela ruta.

Vozač ili dostavljač robu preuzima u skladištu prema popisu dobivenom u aplikaciji i kreće u dostavu. Kupac preuzimanje robe potpisuje dodijeljenim NFC čipom kojeg očitava na tabletu kroz aplikaciju mOtpremnica.

Zatražite ponudu i ostvarite bespovratna sredstva

Iskoristite priliku i prijavite se na poziv Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja za dostavu projektnih prijedloga „Bespovratne potpore za digitalizaciju“.

Digitalizirajte poslovanje i uvedite nove, značajno poboljšane proizvodne postupke, način isporuke usluga ili organizacijskih praksi te jačajte digitalne vještine.

Obratite nam se s povjerenjem, izaberite naša digitalna rješenja za vašu poslovnu transformaciju.

Pošaljite UPIT.