Osporavanje računa ili dijela računa
Osporavanje računa ili dijela računa formalni je način prigovora kupca, odnosno iskaz da se ne slaže s iznosom ili stavkama koje je dobavljač naveo na svom računu.
Isporučena roba ili pružena usluga ne odgovaraju onome što je bilo ugovoreno, na računu su krivo obračunate cijene, porez ili naknade, dobavljač kasni s isporukom robe ili usluga, na računu su istaknute stavke za robu ili usluge koje kupac nije naručio – sve su to razlozi zbog kojih kupac može osporiti račun u cijelosti ili neke od njegovih dijelova.
Osporavanje računa je važna praksa kojom kupac osigurava svoje pravo da plati isključivo ono što je ispravno isporučeno i u skladu s ugovorom, a pravovremena reakcija i traženje ispravka je ključno je za zaštitu financijskih interesa obiju strana i profesionalan nastavak suradnje.
Kada dođe do neke od ranije pobrojanih situacija koje zahtijevaju osporavanje računa, primjerice kvaliteta dostavljene robe je različita od onoga što je ugovoreno na temelju specifikacije, kupac osporava račun pismenim putem.
Osporavanje računa može se poslati u pisanom obliku poštom ili, još bolje, u elektroničkom obliku. Važno je specificirati, odnosno obrazložiti razloga prigovora pa ako je razlog osporavanja kašnjenje isporuke ili grešaka u obračunu, tada to treba jasno naglasiti.
Zakonski rok za osporavanje računa
Osporavanje računa je uređeno Zakonom o obaveznim odnosima (ZOO) prema kojem su zakonski rokovi za prigovor na račun osam dana od njegova zaprimanja. No, treba naglasiti da postoje određene situacije kada taj rok može varirati, o čemu ćemo još govoriti u ovome blogu.
Rok od osam dana od zaprimanja računa je rok za podnošenje osporavanja u većini situacija kada govorimo o poslovnim odnosima između pravnih subjekata. Naime, uobičajena je praksa da stranke koje ne ospore račun unutar tog roka, prihvaćaju obvezu plaćanja.
Međutim, postoje situacije kada zbog posebnih zakonskih propisa ili prirode poslovnog odnosa taj rok može biti i duži. Ako je ugovorom tako definirano, rok za osporavanje računa može trajati i 30 ili više dana jer ugovor koji sadrži specifične uvjete, u tom slučaju nadjačava zakonske odredbe.
Tome svjedočimo u postupcima javne nabave, odnosno u neki drugim postupcima u kojima vrijede posebna pravila sektorskih zakona ili kod nabave posebnih vrsta robe i usluga kada se nerijetko javlja razlika u rokovima kako su definirani u ZOO.
Pojednostavljeno, u uobičajenim poslovnim odnosima među tvrtkama minimalni rok za osporavanje računa je osam dana, a maksimalni rok može iznositi 30 i više dana, ovisno o tome kako je definirano ugovorom ili zakonskim propisima kojima se reguliraju specifične transakcije.
Ono što je u svakom slučaju zajedničko svima neovisno o roku je da on uobičajeno započinje od trenutka zaprimanje računa, što daje prednost društvima koja šalju i primaju e-račune umjesto papirnatih.
Osporavanje e-računa
Elektronički račun možemo promatrati u smislu preporučene pošiljke jer, za razliku od papirnatih računa, precizno znamo trenutak kada je račun zaprimljen.
Kako bismo osporili račun, obavezno ga moramo preuzeti ili primiti ako je riječ o računu koji dolazi poštom ili PDF dokumentu u elektroničkoj pošti.
No, kod papirnatih računa i PDF-a koji dobavljač svom kupcu dostavlja e-mailom, često dolazi do nesuglasica oko toga kada je dokument stvarno primljen.
Za razliku od papirnatih računa, kod kojih može postojati nejasnoća oko točnog vremena preuzimanja, e-račun se izdaje u strukturiranom formatu i dostavlja putem sigurnih kanala informacijskih posrednika, a evidencija vremena zaprimanja je automatska i nedvojbeno znamo točan datum i vrijeme preuzimanja e-računa.
Točna evidencija o preuzimanju smanjuje mogućnost sporova u vezi s rokovima za osporavanje računa jer se jasno zna kada je račun stigao do primatelja, što olakšava praćenje rokova za podnošenje prigovora (primjerice, osam dana prema Zakonu o obveznim odnosima).
Kod papirnatih računa može doći do kašnjenja ili gubitka tijekom dostave, što otežava dokazivanje kada je račun stvarno preuzet, dok je kod e-računa taj proces automatiziran i transparentan.
Zbog svega navedenog, e-računi su sigurniji i pouzdaniji okvir za kontrolu procesa prigovora i plaćanja, što je također jedan od razloga zašto su uvedeni kao obavezni u javnonabavnim procesima.
Ispravak osporavanog računa
Nakon što je kupac preuzeo račun i provjerio njegovu valjanost i sadržaj dokumenta te utvrdio da isti nije u skladu s dogovorom ili ugovorom, upućuje prigovor dobavljaču u pisanoj formi navodeći zbog čega osporava zaprimljeni račun.
Ako se dobavljač slaže s navedenim i prihvaća prigovor, nastalu situaciju može riješiti na dva načina – tako da izda knjižno odobrenje ili stornira postojeći račun i pošalje novi, ispravan račun. Oba načina su računovodstveno ispravna, a koje će dobavljač odabrati ovisi zapravo o prirodi greške.
Otkako je u praksi aktivnije zaživjela razmjena e-računa, posebice otkako je za obveznike javne nabave uveden kao obavezan, pojavila se i značajna potreba za takozvanim eOdobrenjem, odnosno odobrenjem u elektroničkom obliku.
Riječ je o zakonski ispravnoj metodi izdavanja odobrenja koja je u mnogočemu unaprijedila i skratila procese pa je osporavanje, odobrenje i knjiženje ispravaka danas posao od nekoliko minuta, umjesto više desetaka dana kako je to bilo kada je postojala isključivo papirnata inačica dokumenta.
Knjižno odobrenje ili storno računa
Odobrenje će dobavljač najčešće koristiti ako treba ispraviti iznos na originalnom računu. Nakon što je kupac osporio dio računa, a dobavljač prihvatio njegov prigovor, može izdati odobrenje za iznos koji je pogrešno obračunat, čime se umanjuje iznos originalnog računa.
Odobrenje je poseban dokument koji služi za ispravak i smanjuje obvezu plaćanja, dok originalni račun ostaje evidentiran u knjigama, ali uz smanjenje iznosa.
Ako je došlo do značajne pogreške na računu, dobavljač će stornirati izdani račun umjesto da izda odobrenje. Nakon što stornira prethodni račun, izdat će novi s ispravnim iznosom i ponovno ga poslati kupcu.
Opciju storno računa najčešće se koristi u slučajevima kada promjena utječe na cijeli račun, a ne isključivo na dio računa.
Obje opcije računovođe koriste često i obje su jednako vrijedne u svakodnevnom poslovanju, međutim o tome koju koristiti odlučuje se u kontekstu nastale situacije i ovisno o dogovoru kupca i dobavljača.
Što se tiče računovodstvenog poslovanja, obje metode osiguravaju točan prikaz obveza i imovine, odnosno ispravak netočnih podataka i sukladnom tome ispravak pretporeza u skladu sa zakonskim propisima. U konačnici, odabir opcije ovisi o tome je li greška djelomična (odobrenje) ili kompletna (storno i novi račun).
Storno e-računa ili e-odobrenje
Navedeno se primjenjuje i kod razmjene e-računa, uz razliku što se kod e-odobrenja automatski stvara izjava koju je kupac obavezan popuniti prije nego može potpuno preuzeti odobrenje na temelju kojega će ispraviti pretporez.
Ukratko, svoje neslaganje s računom kupac će pokazati dobavljaču slanjem osporavanja u elektroničkom obliku.
Ako dobavljač prihvati obrazloženje, kupcu šalje eOdobrenje putem servisa mojeRačun, a potom kupac na isti način vraća izjavu kojom potvrđuje da se slaže s navedenim. U tom trenutku obje strane mogu napraviti ispravak pretporeza.
Storno e-računa izdaje se na isti način kao i e-račun, samo što se stavke navode s negativnim predznakom. Nakon što je dobavljač izdao storno e-računa, mora izraditi novi račun koji će sadržavati točne podatke.
U oba slučaja, važno je da je sve dokumentirano i evidentirano u knjigama PDV-a u istom obračunskom razdoblju kada su izvršeni ispravci, kako bi se osiguralo točno računovodstveno stanje i obračun PDV-a.