Likvidatura ulaznih računa sukladno zakonu
Likvidatura ulaznih računa često dovodi do pogrešne primjene zakonskih propisa jer se dokument mora čuvati u izvornom obliku.
Elektronički račun je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku (XML) koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.
Sukladno navedenome, to nije dokument u PDF-u koji brojni primatelji eRačuna nakon zaprimanja ispisuju kako bi ga knjižili i likvidirali vlastoručnim potpisom ili koristeći žig likvidirano.
Naime, iako je u Hrvatskoj još uvijek uobičajeno da se uz strukturiranu elektroničku ispravu šalje i slikovni prikaz računa (PDF), informacijski posrednici to nisu obavezni činiti prema zakonu.
S obzirom na to da ova praksa dovodi do određenih nesporazuma i pogrešne primjene zakonskih propisa vezanih za elektroničke isprave, u ovom članku proći ćemo sve zakonske okvire ispravne likvidature dokumentacije.
Što je likvidatura eRačuna?
Prema članku 10., stavku 1. Zakona o računovodstvu (NN 78/15, 134/15, 120/16, 116/18, 42/20, 47/20, 114/22, 82/23) knjigovodstvene isprave se čuvaju kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Isto je propisano i čl. 12. st. 1. Pravilnika o proračunskom računovodstvu i računskom planu te čl. 18. st. 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.
Zakon o računovodstvu u članku 9. stavku 1. propisuje ono što se među strukom i poduzetnicima zove likvidatura računa.
Navedena zakonska odredba prvenstveno propisuje da knjigovodstvena isprava mora biti vjerodostojna, uredna i sastavljena na način da osigurava pravodobni nadzor.
To provjerava ili osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je internim pravilima i procedurama prenesena ovlast za potpisivanje knjigovodstvene isprave.
Ona svojim potpisom na knjigovodstvenoj ispravi jamči da je ona vjerodostojna, uredna i ima potreban sadržaj.
Ono što je važno znati i razumjeti kada je u pitanju eLikvidatura, odnosno likvidacija eRačuna ili digitalnih dokumenata, nalazi se u stavku 2. istoga članka Zakona o računovodstvu.
Propisano je da „knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis može umjesto potpisa osobe sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za sastavljanje knjigovodstvene isprave ili jedinstveni identifikator koji predstavlja skup verificiranih procedura i pravila knjiženja poslovnih događaja ugrađenih u informacijski sustav ili mora biti potpisana sukladno propisima kojima se uređuje elektronički potpis.
Zakonodavac je jasno propisao da se elektroničke knjigovodstvene isprave ne smiju ispisivati radi likvidature, ali je istim zakonom propisao kako možemo zakonski ispravno napraviti likvidiranje ulaznih računa u elektroničkom obliku.
Tko je likvidator?
Likvidator je osoba čiji je zadatak kontrola knjigovodstvenih isprava i koja svojim potpisom, oznakom ili drugim način identifikacije prema sustavu jamči da su zaprimljeni dokumenti u skladu sa zakonskim propisima i da je njihov sadržaj točan.
Zakon o računovodstvu ne propisuje da se likvidatora mora imenovati internom odlukom pa poduzeće to može urediti i kroz ugovor o radu.
Ako je riječ o većoj tvrtki, nije na odmet da se obveza likvidature propiše kao Pravilnik o likvidaturi dokumentacije (knjigovodstvenih isprava) koji će sadržavati hodogram procesa i odgovornosti koje ima likvidator ili više njih, ako postoji potreba za većim brojem likvidatora.
Likvidatura dokumentacije
Prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige poduzetnik ili osoba koju je odredio dužna je obaviti likvidaturu dokumentacije na gore opisani način, međutim s obzirom na to da se eRačun ne smije printati, mnogi primatelji nisu sigurni kako se ispravno provodi likvidatura dokumentacije.
Elektroničkim knjigovodstvenim ispravama upravlja se kroz informacijske sustave kao što je mojDMS koji osigurava sve zakonske uvjete za potpunu digitalnu obradu dokumenata.
Kroz mojDMS korisnici urudžbiraju sve zaprimljene dokumenata, potpisuju ih, odobravaju i likvidiraju kako je propisano Zakonom o računovodstvu.
Dokument obrađen kroz mojDMS ostaje u izvornom obliku od trenutka zaprimanja, kroz likvidaturu i knjiženje te konačno u arhivu.
Pojednostavljeno to znači da je strukturirani eRačun ostao u XML obliku i da ga je likvidator takvoga provjerio i odobrio te likvidirao, a da je knjigovođa učitao dokument u računovodstveni program kako bi ga knjižio, umjesto da ga prepisuje.
U trenutku kada je likvidator obavio kontrolu knjigovodstvene isprave, klikom na tipku Likvidirano, uz dokument se kreira verifikacijski dokument na kojem stoji tko je i kada likvidirao dokument.
Verifikacijski dokument neodvojivo se pridružuje likvidiranom ulaznom računu za čitav period čuvanja, a sve je odrađeno bez mijenjanja sadržaja ili bilo kakve druge intervencije na računu.
Kontrola knjigovodstvene dokumentacije
Likvidatura ulaznih računa sukladno zakonu tema je o kojoj se često raspravlja među strukom, posebice jer sve više poduzetnika uz eRačun bira i digitalizaciju dokumenata koji su izvorno zaprimljeni u papirnatom obliku.
Za digitalizaciju takvih poslovnih papira uglavnom se biraju informacijski sustavi koji pružaju da treba odabrati procese i informacijske sustave koji će nam omogućiti da to odradimo u skladu sa zakonskim propisima.
Uzmimo ponovno za primjer ulazni račun. Osim kao eRačun, ovaj dokument možemo zaprimiti poštanskim putem na papiru ili putem emaila. Ovaj potonji nije elektronički račun, nego račun u digitalnom obliku.
No, i jedan i drugi možemo urudžbirati i zaprimiti kroz mojDMS i sukladno unaprijed određenom hodogramu poslati ga na daljnju obradu.
Prilikom urudžbiranja ulaznog računa u mojDMS odmah određujemo o kojoj vrsti dokumenta je riječ, tko je kupac, o kojoj vrsti usluge ili proizvoda je riječ i sukladno tim oznakama biramo hodogram koji ćemo pokrenuti.
Hodogram daljnjeg postupanja koji obuhvaća kontrolu knjigovodstvene dokumentacije može sadržavati različite procese. Primjerice, odobravanje odjela nabave, nakon čega slijedi potpisivanje voditelja i likvidatura za to imenovane osobe.
Svaki postupak pa tako i eLikvidatura zabilježit će se na pratećem dokumentu koji će nakon završetka obrade biti pohranjen uz pripadajući dokument za koji je pokrenut hodogram postupanja.
Urudžbiranje dokumenata
Informacijski sustavi kao što je mojDMS, osim što osigurava zakonski ispravnu obradu i likvidaturu knjigovodstvenih isprava, omogućuju centralizaciju dokumenata.
Dokument u mojDMS ulazi samo jednom, na jednoj lokaciji, a dostupan je za obradu svim za to ovlaštenim osobama.
Zahvaljujući jasno definiranim procesima i identifikaciji svih sudionika u procesu, osigurava bržu protočnost podataka između različitih odjela, a digitalni dokumenti se ne gube u radnom procesu.
Iz unaprijed utvrđenog hodograma koji uvijek započinje urudžbiranjem i indeksiranjem vrste dokumenta, jasno je tko je sljedeći u nizu za obradu.
Tako se smanjuju troškovi upravljanja dokumentima u svim njegovim fazama jer se računi ne gube, nema penala zbog kašnjenja s plaćanjem, ukida se nekorisni rad, a olakšava pretraga i pohrana dokumenata u elektroničkom obliku.
Kroz mojDMS urudžbiraju se svi poslovni dokumenti, što olakšava upravljanje poslovnim procesima.
To su ulazni računi, putni nalozi, otpremnice, primke, narudžbenice i sve ostale knjigovodstvene isprave koje se zakonski moraju obrađivati i likvidirati u digitalnom obliku, ali i druga interna i eksterna poslovna dokumentacija.