Arhiviranje evidencije i rokovi čuvanja dokumentacije
Arhiviranje, evidencije i rokovi čuvanja dokumentacije važan su dio urednog poslovanja svakog poduzetnika. Računi, ugovori, poslovne knjige, porezne evidencije, obračuni plaća i druga knjigovodstvena dokumentacija nisu samo administrativni dokumenti, nego dokaz poslovnih događaja, poreznih obveza i financijskog poslovanja.
Bitni aspekti
Dokumentacija se često čuva “usputno”: dio je u registratorima, dio u e-mailu, dio na računalu, a dio kod knjigovođe. Takav pristup može funkcionirati dok je poslovanje jednostavno, ali problem nastaje kada dokument treba brzo pronaći, povezati s knjiženjem, dostaviti u nadzoru ili dokazati vjerodostojnost poslovne isprave.
Zato je važno razumjeti što arhiviranje poslovne dokumentacije zapravo znači, koje se vrste dokumenata moraju čuvati, koliko dugo vrijede propisani rokovi čuvanja dokumentacije i tko je odgovoran ako dokumentacija nije dostupna, potpuna ili pravilno evidentirana.
U ovom blogu objašnjavamo koje dokumente poduzetnici moraju čuvati, kako se razlikuju knjigovodstvene isprave, poslovne knjige, porezna dokumentacija i evidencije o zaposlenicima, koji su rokovi čuvanja poslovne dokumentacije te koje su najčešće greške kod arhiviranja.
Posebno ćemo se osvrnuti i na čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku te na eRačune, koji od poduzetnika traže uredniji i pouzdaniji pristup poslovnoj evidenciji.
Što znači arhiviranje poslovne dokumentacije?
Arhiviranje poslovne dokumentacije je organizirano spremanje i čuvanje dokumenata koji su dokaz za poslovne događaje, porezne obveze, plaćanja, knjiženja i druge važne informacije o poslovanju. To nije samo odlaganje računa u registrator ili spremanje PDF-ova u mapu na računalu, nego sustavan način upravljanja dokumentima kroz cijeli njihov životni ciklus.
Poslovna dokumentacija uključuje ulazne i izlazne račune, ugovore, poslovne knjige, porezne evidencije, obračune plaća, bankovne izvode, putne naloge i druge isprave koje mogu biti potrebne za knjiženje, porezni nadzor, reviziju ili interno praćenje poslovanja.
Dobro arhivirana dokumentacija mora biti dostupna, čitljiva, potpuna i povezana s poslovnim događajem na koji se odnosi. To znači da nije dovoljno da dokument samo “negdje postoji”, već je važno da ga možete pronaći kada vam zatreba, razumjeti na što se odnosi i dokazati da nije naknadno mijenjan ili izgubljen.
Kod manjih tvrtki, dokumentacija se često čuva na više mjesta, pa se tako dio računa nalazi u e-mailu, dio na računalu, dio u fizičkim registratorima, a dio kod knjigovođe. Takav način rada može stvoriti problem kada trebamo pronaći stari račun, pripremiti dokumentaciju za nadzor ili dokazati određeni trošak.
Koja se poslovna dokumentacija mora čuvati?
Poslovna dokumentacija je naziv za sve dokumente koji nastaju u poslovanju i služe kao dokaz poslovnih događaja. To mogu biti dokumenti koji potvrđuju prodaju, nabavu, plaćanje, obračun plaće, poreznu obvezu, poslovni odnos s partnerom ili drugi događaj koji ima računovodstveni, porezni ili pravni značaj.
Važno je razumjeti da se ne čuvaju samo računi. Poslovna dokumentacija uključuje širi skup isprava koje zajedno čine dokazni trag poslovanja. Ako dokument nije pravilno spremljen, teško ga je povezati s knjiženjem, plaćanjem ili poslovnim događajem na koji se odnosi.
Poslovna dokumentacija se najčešće dijeli na nekoliko glavnih skupina: knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i računovodstvene evidencije, poreznu dokumentaciju te dokumentaciju o zaposlenicima i plaćama.
Knjigovodstvene isprave
Knjigovodstvene isprave su dokumenti na temelju kojih se poslovni događaji evidentiraju u poslovnim knjigama. One dokazuju da se određeni poslovni događaj zaista dogodio i da ga je moguće knjižiti.
Najčešći primjeri knjigovodstvenih isprava su ulazni i izlazni računi, ugovori, otpremnice, primke, putni nalozi, blagajničke uplatnice i isplatnice, bankovni izvodi, obračuni kamata, odobrenja, terećenja i druga dokumentacija koja potvrđuje promjene u imovini, obvezama, prihodima ili rashodima poduzetnika.
Primjerice, ulazni račun dobavljača nije samo dokument koji treba platiti. On je dokaz nabave, podloga za knjiženje troška, moguća osnova za odbitak pretporeza i dokument koji se mora moći pronaći ako knjigovodstvo, revizor ili Porezna uprava zatraže uvid.
Poslovne knjige i računovodstvene evidencije
Poslovne knjige i računovodstvene evidencije prikazuju kako su poslovni događaji evidentirani u računovodstvu. One povezuju pojedinačne dokumente s financijskom slikom poslovanja.
U ovu skupinu ulaze dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige, evidencije dugotrajne imovine, knjige ulaznih i izlaznih računa, evidencije blagajne, salda-konti kupaca i dobavljača te druge evidencije koje tvrtke vode ovisno o vrsti poslovanja i poreznom statusu.
Kod obrtnika i manjih poduzetnika dokumentacija može biti jednostavnija, ali svejdno mora biti uredna, povezana s pripadajućim dokumentima i dostupna kada je potrebna..
Porezna dokumentacija
Porezna dokumentacija obuhvaća dokumente i evidencije koje se odnose na obračun, prijavu i plaćanje poreznih obveza. Ona je važna jer se na temelju nje dokazuje ispravnost poreznih prijava, obračuna PDV-a, poreza na dobit, poreza na dohodak i drugih davanja.
U poreznu dokumentaciju ubrajaju se PDV prijave, evidencije za potrebe PDV-a, JOPPD obrasci, porezna rješenja, potvrde, obračuni, prijave, dokazi o plaćanju poreza i druga komunikacija s Poreznom upravom.
Kod poduzetnika u sustavu PDV-a posebno je važno da se porezna dokumentacija može povezati s računima i knjigovodstvenim evidencijama. Ako se, naprimjer, koristi pravo na odbitak pretporeza, poduzetnik mora moći dokazati na temelju kojeg računa i u kojem razdoblju je to pravo iskorišteno.
Dokumentacija o zaposlenicima i plaćama
Dokumentacija o zaposlenicima i plaćama odnosi se na sve dokumente koji dokazuju radni odnos, obračun plaće, isplatu primitaka i prava radnika. Ova dokumentacija ima i računovodstvenu i radno-pravnu važnost.
U ovu skupinu ulaze ugovori o radu, aneksi ugovora, evidencije radnog vremena, obračuni plaća, isplatne liste, JOPPD obrasci, odluke o godišnjem odmoru, bolovanja, evidencije naknada, putni nalozi zaposlenika i druga dokumentacija povezana s radom i primicima.
Za tvrtke je bitno da ova dokumentacija bude uredno organizirana jer se može tražiti u poreznom nadzoru, inspekcijskom postupku, radnom sporu ili kod dokazivanja prava zaposlenika.
Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije
Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije ovise o vrsti dokumenta, njegovoj poslovnoj svrsi i propisu koji uređuje njegovo čuvanje. Nije potrebno sve dokumente čuvati jednako dugo niti ih brisati čim se čini da više nisu potrebni.
VAŽNO!
Rok čuvanja se najčešće ne promatra samo od datuma nastanka dokumenta, nego od isteka poslovne godine na koju se dokument odnosi. Na primjer, ako je račun izdan u 2026. godini, on je dio dokumentacije za poslovnu godinu 2026., pa se rok čuvanja računa računa u odnosu na završetak te poslovne godine.
Ako se na isti dokument može primijeniti više različitih rokova, u pravilu je sigurnije držati se duljegi roka čuvanja. To je primijenjivo kod dokumenata koji istovremeno imaju računovodstvenu, poreznu i dokaznu funkciju. Na primjer, ulazni račun može biti knjigovodstvena isprava, osnova za knjiženje troška i dokument na temelju kojeg se koristi pravo na odbitak pretporeza. Zbog toga takav dokument treba promatrati kao dio šire poslovne i porezne evidencije.
Uredni rokovi čuvanja važni su iz tri razloga:
- poduzetnik mora moći dokazati poslovne događaje ako to zatraži Porezna uprava, revizor ili drugo nadležno tijelo
- dokumentacija mora biti dostupna ako se naknadno provjerava knjiženje, plaćanje ili porezni obračun
- pravilno čuvanje dokumentacije smanjuje operativni rizik jer se dokumenti ne traže ručno po e-mailovima, mapama i registratorima
Tablični pregled rokova čuvanja dokumentacije
Čuvanje knjigovodstvene i računovodstvene dokumentacije prema zakonu
Čuvanje knjigovodstvene i računovodstvene dokumentacije je i zakonska obveza. Prema Zakonu o računovodstvu, poduzetnik mora organizirati prikupljanje i sastavljanje knjigovodstvenih isprava, vođenje poslovnih knjiga i sastavljanje financijskih izvještaja tako da je moguće provjeriti poslovne događaje, financijski položaj i uspješnost poslovanja.
Zakon o računovodstvu dodatno propisuje da računovodstvena dokumentacija mora biti točna, potpuna, provjerljiva, razumljiva i zaštićena od oštećenja i promjena. Ako je dokumentacija nečitka ili se ne može prenijeti u čitljiv format, ne smatra se računovodstvenom dokumentacijom.
Račun, ugovor, izvod ili druga knjigovodstvena isprava moraju biti spremljeni tako da ih je moguće pronaći, pročitati i povezati s poslovnim događajem. Nije dovoljno imati dokument bez jasne strukture, bez povezanosti s knjiženjem ili bez mogućnosti pretrage.
Knjigovodstvena isprava može biti izvorni pisani dokument, elektronički zapis ili dokument pretvoren u elektronički oblik, ali se pritom ne smije umanjiti njezina vjerodostojnost. Zato je kod elektroničkog čuvanja dokumentacije važno osigurati čitljivost, dostupnost, zaštitu od izmjena i mogućnost dostave dokumentacije nadležnim tijelima.
Ako se dokumentacija čuva elektronički, poduzetnik mora omogućiti pristup, preuzimanje i korištenje knjigovodstvenih isprava ili poslovnih knjiga kada to zatraži tijelo koje provodi nadzor. Elektroničko čuvanje nije samo spremanje datoteka nego mora omogućiti dokazivost, preglednost i kontrolu dokumentacije.
Tko je odgovoran za čuvanje poslovne dokumentacije?
Za čuvanje poslovne dokumentacije odgovoran je poduzetnik. Zakon o računovodstvu jasno propisuje da poduzetnik, čak i kada povjeri računovodstvene poslove drugoj pravnoj ili fizičkoj osobi, ostaje odgovoran za povjerene poslove i za nesmetano obavljanje nadzora.
Mnogi mali poduzetnici pretpostavljaju da je dokumentacija “riješena” čim je poslana knjigovođi. No, slanje dokumenta knjigovodstvenom servisu ne znači automatski da je dokument pravilno arhiviran, evidentiran i dostupan za kasniju pretragu.
Poduzetnik i dalje mora znati gdje se dokumentacija nalazi, tko ima pristup, kako je povezana s poslovnim događajima i može li se dostaviti ako to zatraži Porezna uprava, revizor, inspekcija ili drugo nadležno tijelo.
Svaki poslovni subjekt trebao bi imati jasna pravila o tome tko zaprima dokumente, tko ih odobrava, tko ih šalje na knjiženje, gdje se dokumenti spremaju i koliko dugo se čuvaju. Kod manjih tvrtki ta pravila mogu biti jednostavnija, ali opet jasna i provediva.
Kada se zna gdje je dokument, tko ga je obradio i kako ga pronaći, poslovanje je urednije, suradnja s knjigovodstvom je učinkovitija, a priprema za nadzor ili reviziju puno jednostavnija.
Čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku
Čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku znači da se poslovni dokumenti pohranjuju, organiziraju i čuvaju kao elektronički zapisi. To mogu biti izvorno elektronički dokumenti, poput eRačuna, ili papirnati dokumenti koji su pretvoreni u elektronički oblik skeniranjem ili digitalizacijom.
VAŽNO!
Elektroničko čuvanje dokumentacije nije isto što i nasumično spremanje PDF-ova u mape na računalu. Ako se dokumentacija čuva elektronički, mora biti organizirana tako da se dokument može pronaći, otvoriti, pročitati i povezati s poslovnim događajem na koji se odnosi.
Primjera radi, dokument ne bi trebao biti spremljen samo pod nazivom “račun1.pdf” ili “scan_2026.pdf”, bez jasnih podataka o dobavljaču, datumu, iznosu, broju računa ili poslovnoj godini. Takav dokument možda postoji, ali ga je kasnije teško pronaći i dokazati njegovu povezanost s određenim knjiženjem ili plaćanjem.
Kod elektroničkog čuvanja dokumentacije, važni su i metapodaci. To su podaci koji opisuju dokument i omogućuju njegovu bržu pretragu. Na primjer, za ulazni račun to mogu biti naziv dobavljača, OIB, datum računa, broj računa, iznos, valuta, datum zaprimanja, status obrade i veza s knjiženjem.
Metapodaci zapravo pretvaraju dokument iz “datoteke u folderu” u pretraživ poslovni zapis. Kada su dokumenti pravilno označeni, poduzetnik ih može pronaći prema partneru, datumu, iznosu, OIB-u ili vrsti dokumenta, umjesto da ručno pretražuje e-mailove, preuzete datoteke i lokalne mape.
Elektroničko čuvanje dokumentacije također mora osigurati zaštitu od gubitka i neovlaštenih izmjena. To uključuje kontrolu pristupa, sigurnosne kopije, jasna korisnička prava i mogućnost praćenja tko je dokument pregledao, obradio ili promijenio njegov status.
Način na koji se dokumenti spremaju izravno utječe na brzinu obrade računa, dostupnost informacija, suradnju s knjigovodstvom i sigurnost poslovnih podataka. Ako se dokumenti nalaze na više mjesta (u e-mailovima, lokalnim mapama, osobnim računalima ili fizičkim registratorima), tvrtka formalno ima dokumentaciju, ali nema jasnu evidenciju. Problem nastaje kada treba pronaći stari račun, provjeriti plaćanje, pripremiti dokumentaciju za nadzor, riješiti reklamaciju ili povezati dokument s knjiženjem.
Zato je svrha e-arhiva omogućiti da su važni poslovni dokumenti spremljeni na jednom mjestu, jasno označeni, pretraživi i dostupni ovlaštenim osobama tijekom cijelog propisanog roka čuvanja.
Moglo bi vas zanimati...
Rok čuvanja ovisi o vrsti dokumentacije. Većina knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i računovodstvenih evidencija čuva se najmanje 11 godina, dok se pojedina dokumentacija, poput analitičkih evidencija o plaćama, čuva trajno. Ako se na dokument primjenjuje više rokova, sigurnije držati se duljeg roka.