[Digitalno poslovanje] Kuća se gradi od temelja, a digitalno poslovanje kroz mojDMS
Digitalno poslovanje? Na besplatnom predavanju možete naučiti kako pravilno potpisivati, likvidirati i odobravati digitalne dokumente kroz mojDMS.
Digitalna poslovanje i digitalna transformacija postala je pojam pod kojim podrazumijevamo bilo kakav oblik digitalizacije nekog procesa ili usluge. Iako to nije pogrešno razmišljanje, razlika je u onome što dobivamo kao korist iz tog procesa.
Uzmimo za primjer sve aktivniju primjenu eRačuna; zamijenili smo proces poštanskog slanja dokumenta, ručnog prepisivanje podataka kako bi se knjižio te likvidirao i ponovnog prepisivanja podatka u internetsko bankarstvo da bi se platio.
Kod eRačuna je razmjena dokumenta, knjiženje i plaćanje potpuno automatizirani proces pa možemo reći da se digitalna transformacija ne može ograničiti na jednostavnu zamjenu papirnatih procesa elektroničkima.
Digitalizirano poslovanje i digitalni proces nudi mnogobrojne prednosti koje nisu moguće u papirnatom svijetu i zato ih treba iskoristiti za uspješnije poslovanje.
Digitalno poslovanje i potpuno digitalna obrada dokumenata
U praksi još uvijek postoji određeni broj poslovnih subjekata koji zaprimaju i obrađuju eRačune kao da su papirnati ili zaprimljeni u PDF formatu.
Nakon zaprimanja ih ispisuju, ručno unose u računovodstveni program, a potom čuvaju u registrator.
Takva je praksa u suprotnosti s više zakonskih propisa – zakonima koji propisuju računovodstveno poslovanje i Zakonom o elektroničkoj ispravi.
No, poslovni subjekti ne moraju biti u prekršaju zbog obrade digitalnih dokumenata.
Na besplatnom predavanju koje smo pripremili mogu naučiti kako pravilno potpisivati, likvidirati i odobravati takve dokumente.
mojDMS za bespapirno poslovanje
Digitalno poslovanje imaju tvrtke koje su uvele eRačune, iskoristile digitalnu transformaciju da potpuno izbace papir i tako smanje troškove te ubrzaju procese.
mojDMS im je osigurao da jednostavnije razmjenjuju dokumente među odjelima te potpisuju i odobravaju „poslovne papire“ čak i kad su izvan ureda.
Riješio im je i ažurnost dostave dokumenata u računovodstvene servise, što iz prakse znamo da je i jednima i drugima oduzimalo puno vremena.
Digitalno poslovanje povezuje mojeRačun
Informacijski sustav mojDMS je integriran ili se može integrirati s više od 360 ERP i računovodstvenih programa koji su dio mojeRačun mreže.
To korisnicima pruža još jednostavnije povlačenje knjigovodstvenih isprava u radni proces.
Ako tvrtka zaprima sto eRačuna i isto toliko papirnatih dokumenata mjesečno, sve ih može uvesti u poslovni proces kroz mojDMS i to u digitalnom obliku.
Prednost je što se već prilikom zaprimanja dokumenta, ovisno o njegovoj vrsti, može pokrenuti unaprijed određeni hodogram postupanja tj. obrade.
Likvidatura digitalnih dokumenata
Kada govorimo o likvidaturi eRačuna, zakon propisuje da se mora provjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave tako da je se potpiše ili odobriti na način iz kojeg se jednoznačno može utvrditi identitet osobe koja je za to ovlaštena.
Sustav mojDMS osigurava sve zakonske uvjete za potpunu digitalnu obradu dokumenata. Od urudžbiranja, potpisivanja te likvidature koja ne mijenja oblik ni sadržaj dokumenta.
Svaki od nabrojanih procesa ostaje zabilježen na pratećem dokumentu koji za sve vrijeme postojanja „originala“ ostaje njegov neodvojiv prilog.
Suradnja s knjigovodstvom kroz mojDMS
mojDMS omogućuju centralizaciju svih dokumenata jer dokument u sustav ulazi samo jednom, na jednoj lokaciji, a dostupan je svima koji su za to ovlašteni.
Za poduzeće to znači da mojDMS osigurava bržu protočnost podataka između različitih odjela ili s vanjskim partnerom, a digitalni dokumenti se ne gube u radnom procesu.
Kroz mojDMS upravlja se svim poslovnim dokumentima; eRačunima i računima te drugim knjigovodstvenim ispravama koje se zakonski moraju obrađivati u digitalnom obliku.
To su eOtpremnica, eOdobrenje i eOdgovor, ePrimka te eNarudženica, ugovori sa zaposlenicima ili poslovnim partnerima te druga interna i eksterna poslovna dokumentacija.
Ako dokumente knjiži vanjsko knjigovodstvo, knjigovođa sa svojom lozinkom za mojDMS može pristupiti dokumentima bilo kojeg svog klijenta.
Računi i druge isprave se tako rješavaju odmah, a ne stoje na nečijem stolu do 19. u mjesecu. Čim se završi obrada, dokumenti se spremaju u elektronički arhiv.
mojDMS i mojeArhiv su povezani
Glavni atribut sustava mojDMS je protočnost jer se u sustavu nalaze isključivo dokumenti koji su trenutno u obradi.
Nakon završetka obrade svi digitalni dokumenti pohranjuju se u informacijski sustav mojeArhiv.
Tvrtke u svoje knjigovodstvo dostavljaju dokumente putem sustava mojDMS u digitalnom obliku pa se knjiženje može obaviti u trenutku nastanka poslovne promjene.
Dokumentacija se više ne mora skupljati i dostavljati jednokratno, najčešće svega nekoliko dana prije predaje PDV-a, što servisima predstavlja najčešći problem u radu s klijentima.
Nakon knjiženja, dokumenti se automatski pohranjuju u mojeArhiv i računovođa ih ne mora fizički čuvati jer su mu uvijek dostupni u cloudu.
Bespapirno poslovanje počinje sada
Zanima vas digitalno poslovanje? Za vas smo pripremili besplatno predavanje o prvim koracima digitalizacije poslovanja kroz mojDMS. Otkrijte kako možete izgraditi svoje poslovanje na čvrstim temeljima, smanjiti troškove i ubrzati poslovne procese.