Statusi u FiskAplikaciji
Statusi u FiskAplikaciji daju nam uvid u to kako Sustav za fiskalizaciju obrađuje ulazne i izlazne eRačune te u kojoj se fazi dolazi do postupka fiskalizacije.
Nakon izdavanja eRačuna, informacije koje se pojavljuju u FiskAplikaciji služe kao potvrda ispravnosti procesa ili kao signal da je potrebna dodatna provjera određenih podataka.
S obzirom na to da smo u prethodnim blogovima već detaljno obradili upute za korištenje FiskAplikacije, u ovom se tekstu fokusiramo isključivo na objašnjenja statusa fiskalizacijskih poruka u FiskAplikaciji. Cilj nam je objasniti što znače pojedini statusi koje vidimo u FiskAplikaciji, kada je potrebno reagirati, a kada je riječ samo o informativnoj poruci koja ne zahtijeva dodatne radnje.
Bitni aspekti
Što je FiskAplikacija i gdje vidim statuse?
FiskAplikacija je službena aplikacija Porezne uprave namijenjena nadzoru i upravljanju podacima vezanima uz fiskalizaciju, uključujući fiskalizaciju eRačuna. Kao takva ne služi za izdavanje i primanje eRačuna, već kao kontrolno-informativni sustav u kojem korisnici mogu provjeriti kako su njihovi eRačuni zaprimljeni i obrađeni u sustavu fiskalizacije.
U kontekstu eRačuna, FiskAplikacija omogućuje uvid u statuse koji pokazuju u kojoj se fazi obrade nalazi pojedini račun. Upravo ti statusi korisnicima daju informaciju je li eRačun uspješno fiskaliziran, je li fiskalizacija u tijeku ili postoji određeno odstupanje ili neuspjeh koji zahtijeva dodatnu provjeru.
U FiskAplikaciji je moguće:
- pregledavati fiskalizirane eRačune
- pratiti statuse fiskalizacijskih poruka za eRačune (ulazne i izlazne)
- upravljati ovlaštenjima za fiskalizaciju
- provjeravati i postavljati adrese za zaprimanje eRačuna
- koristiti eIzvještavanje i ostale nadzorne funkcije
Važno je razumjeti da se statusi u FiskAplikaciji ne očitavaju kao izolirani tehnički podaci, već kao dio šireg procesa fiskalizacije, u kojem sudjeluju ERP sustavi, informacijski posrednici i sustav Porezne uprave.
Što su statusi u Fiskaplikaciji i zašto su važni?
Status u FiskAplikaciji je povratna poruka koja pruža informaciju o tijeku fiskalizacije eRačuna. On prikazuje što se s eRačunom dogodilo nakon slanja, tko je izvršio fiskalizaciju te jesu li podaci između izdavatelja i primatelja međusobno usklađeni.
Prikaz je organiziran kroz tri odvojena stupca: u stupcu „Status“ prikazuje se status fiskalizacijske poruke obveznika koji radi uvid, stupac „Status uparivanja“ pokazuje jesu li fiskalizacijsku poruku poslale obje strane i jesu li podaci međusobno usklađeni, dok stupac „Status para“ prikazuje status fiskalizacijske poruke druge strane u razmjeni.
U nastavku donosimo sažeto pojašnjenje najvažnijih statusa s kojima se najčešće susrećemo.
Status fiskalizacijske poruke
Status fiskalizacijske poruke prikazuje ishod fiskalizacijske poruke koju je poslala jedna od strana (izdavatelj ili primatelj), odnosno, pokazuje što se dogodilo s eRačunom.
Najčešći statusi su:
1. Zaprimljen - fiskalizacijska poruka je uspješno zaprimljena u sustavu Porezne uprave.
- Ako se status prikazuje u stupcu „Status“, odnosi se na obveznika koji trenutačno vrši uvid.
- Ako se prikazuje u stupcu „Status para“, odnosi se na drugu stranu koja je fiskalizirala eRačun.
Pojednostavljeno, stupac „Status“ prikazuje status fiskalizacijske poruke obveznika koji je trenutačno prijavljen u FiskAplikaciju, dok stupac „Status para“ prikazuje status fiskalizacijske poruke druge strane u razmjeni eRačuna.
2. Naplaćen - izdavatelj je putem eIzvještavanja obavijestio Poreznu upravu o naplati eRačuna.
3. Odbijen - primatelj je Poreznu upravu izvijestio o odbijanju eRačuna.
Status uparivanja
Status uparivanja pokazuje jesu li fiskalizacijsku poruku poslale obje strane te podudaraju li se dostavljeni podaci, odnosno, pokazuje tko je fiskalizirao eRačun i jesu li podaci usklađeni.
1. Neuparen - fiskalizacijsku poruku poslala je samo jedna strana, izdavatelj ili primatelj.
2. Uparen - fiskalizacijsku poruku poslale su obje strane i podaci se u potpunosti podudaraju.
Ovdje je važno napomenuti da se fiskalizacija zaprimljenih eRačuna, kao i fiskalizacija u slučaju samoizdavanja eRačuna, može izvršiti u roku od 5 radnih dana, zbog čega je normalno da eRačun određeno vrijeme bude u statusu neuparen.
3. Odstupanje - fiskalizacijsku poruku poslale su obje strane, ali postoje razlike u dostavljenim podacima.
Status para
Status para odnosi se na podatke koje je u sustav dostavila suprotna strana (primatelj ili izdavatelj), odnosno, prikazuje status fiskalizacijske poruke druge strane.
Mogući statusi su:
1. Zaprimljen – fiskalizacijska poruka druge strane je uspješno zaprimljena.
2. Naplaćen – izdavatelj je prijavio naplatu eRačuna.
3. Odbijen – primatelj je prijavio odbijanje eRačuna.
Način čitanja statusa
Sljedeći statusi u FiskAplikaciji uvijek se čitaju u kombinaciji, prema sljedećem obrascu:
[Status fiskalizacijske poruke] + [status uparivanja]
Primjeri iz prakse:
1. Zaprimljen i neuparen
Fiskalizaciju je izvršila samo jedna strana, izdavatelj ili primatelj eRačuna.
2. Zaprimljen i odstupanje
Obje strane su fiskalizirale eRačun, ali postoje razlike u podacima.
3. Zaprimljen i uparen
Obje strane su fiskalizirale eRačun i svi fiskalizacijski podaci se u potpunosti podudaraju.
4. Naplaćen i uparen
Izdavatelj je izvijestio o naplati, obje strane su fiskalizirale eRačun i podaci su usklađeni.
5. Odbijen i odstupanje
Primatelj je izvijestio o odbijanju, obje strane su fiskalizirale eRačun, ali postoje razlike u dostavljenim podacima.
Što statusi znače za poslovne procese?
Statusi u FiskAplikaciji nisu formalnost, nego alat koji poduzetnicima i njihovim računovođama daje uvid u tijek fiskalizacije eRačuna. Oni omogućuju provjeru je li fiskalizacijska poruka zaprimljena, je li postupak proveden s obje strane te postoje li odstupanja u podacima.
U poslovanju, statusi služe za:
- kontrolu ispravnosti fiskalizacije eRačuna
- praćenje usklađenosti podataka između izdavatelja i primatelja
- prepoznavanje situacija koje zahtijevaju dodatnu provjeru ili ispravak
- smanjenje rizika od naknadnih neusklađenosti u poreznim evidencijama
Ne zahtijeva svaki od statusa trenutačnu reakciju. Primjerice, status neuparen često je privremen i proizlazi iz razlike u rokovima fiskalizacije između izdavatelja i primatelja. S druge strane, status odstupanje upućuje na razliku u dostavljenim podacima i zahtijeva analizu prije donošenja odluke o daljnjim koracima.
Ispravno tumačenje statusa omogućuje poslovnim subjektima da reagiraju ciljano i pravovremeno, bez nepotrebnog ponavljanja slanja eRačuna ili pogrešnih postupanja. Time statusi postaju dio redovnog financijskog nadzora, a ne izvor dodatnog administrativnog opterećenja.
Što znači odstupanje u FiskAplikaciji?
Status Odstupanje u FiskAplikaciji uveden je kako bi obje strane koje su uključene u proces razmjene eRačuna mogle uočiti eventualne razlike u fiskalizacijskim podacima te na vrijeme provjeriti njihovu ispravnost. Njegova je svrha omogućiti transparentnost podataka i osigurati buduće usklađivanje, kao i provjeru ispravnosti rada programskih rješenja koja koriste.
Fiskalizacijske poruke osnovni su element digitalizacije poslovanja jer omogućuju ukidanje papirnatih obrazaca, zbog čega je pravilno izdvajanje podataka u fiskalizacijsku poruku od iznimne važnosti. U praksi, fiskalizaciju provodi velik broj poreznih obveznika samostalno ili putem računovodstvenih ureda i programa, često bez uključenog informacijskog posrednika, što dodatno naglašava potrebu poštivanja propisanih pravila izdvajanja podataka u svim slučajevima.
Porezna uprava navodi da se očekuje kako će se s vremenom broj statusa Odstupanje značajno smanjivati, a prikaz odstupanja dodatno prilagoditi tako da se odnosi isključivo na porezno bitne podatke. Trenutačno do pojave statusa Odstupanje može doći iz različitih, često tehničkih razloga, primjerice kada jedna strana u fiskalizacijskoj poruci dostavi vrijednost „0“, dok druga strana isti podatak evidentira kao prazno polje („null“).
Važno je naglasiti da status Odstupanje ne predstavlja razlog za odbijanje eRačuna, ne zahtijeva dodatne korekcije niti ponovno slanje eRačuna ili fiskalizacijskih poruka. Provjera valjanosti računa i razlozi eventualnog odbijanja utvrđuju se u postupku likvidature, a ne na temelju samog statusa Odstupanje u FiskAplikaciji.
Zašto dolazi do toga da se eRačun ne fiskalizira?
Ako je druga strana u razmjeni eRačuna odradila fiskalizaciju, a vi niste, takav eRačun u FiskAplikaciji će se prikazivati u pregledu nefiskaliziranih eRačuna. To ne znači nužno da je došlo do pogreške, već da fiskalizacijska poruka s vaše strane još nije poslana.
Do takve situacije najčešće dolazi iz sljedećih razloga:
1. Ovlaštenja za fiskalizaciju nisu unesena ili nisu ispravno postavljena u FiskAplikaciji
Bez pravilno dodijeljenih ovlaštenja sustav ne može poslati fiskalizacijsku poruku u ime poreznog obveznika.
2. eRačun nije zaprimljen, pa fiskalizacija nije mogla biti odrađena
Ako eRačun nije vidljiv u vašem sustavu, potrebno je provjeriti s informacijskim posrednikom je li eRačun zaprimljen ili eventualno odbijen, jer bez zaprimljenog eRačuna nije moguće provesti fiskalizaciju.
3. Fiskalizaciju ne provodi osoba ili sustav koji za to ima ovlaštenje
Potrebno je provjeriti tko je ovlašten za fiskalizaciju izdavanja i zaprimanja eRačuna te je li ugovorena usluga fiskalizacije izlaznih i/ili ulaznih eRačuna u korištenom rješenju.
Ako se naknadno utvrdi da ovlaštenje nije bilo ispravno postavljeno, a eRačun je već izdan, nije potrebno retroaktivno fiskalizirati već izdani eRačun. Porezna uprava je svjesna potrebe prilagodbe poduzetnika novim pravilima fiskalizacije te u tom razdoblju primjenjuje fleksibilan i razuman pristup.
Treba li odbijati, ispravljati ili ponavljati slanje eRačuna zbog neusklađenosti podataka u FiskAplikaciji?
Ne. Nije potrebno automatski odbijati, ispravljati niti ponavljati slanje eRačuna zbog neusklađenosti podataka u FiskAplikaciji. FiskAplikacija je informativni sustav za praćenje fiskalizacijskih poruka, dok se provjera ispravnosti eRačuna provodi u postupku likvidature kod primatelja eRačuna.
U postupku likvidature primatelj eRačuna provjerava sadržaj računa te na temelju te provjere donosi odluku o prihvaćanju ili odbijanju računa. Ako dođe do odbijanja eRačuna, porezni obveznik je obvezan putem eIzvještavanja dostaviti podatak o odbijanju u Sustav fiskalizacije. Time se osigurava pravilno evidentiranje stanja fiskalizacije, bez potrebe za dodatnim ručnim korekcijama ili ponovnim slanjem eRačuna.
Statusi prikazani u FiskAplikaciji služe kao uvid u usporedne fiskalizacijske podatke, čime se omogućuje postupno usklađivanje i korekcija podataka na razini sustava.
U slučajevima kada se utvrde odstupanja koja zahtijevaju dodatno pojašnjenje, Porezna uprava može zatražiti objašnjenje od poduzetnika. Pritom se primjenjuje partnerski pristup, pri čemu suradnja s Poreznom upravom omogućuje ispravak ili obrazloženje bez pokretanja prekršajnih postupaka, osim u slučajevima namjernih nepravilnosti.
Kome se obratiti u slučaju problema – ERP provideru, informacijskom posredniku ili Poreznoj upravi?
FiskAplikacija prikazuje uvid u fiskalizirane podatke koji predstavljaju sliku fiskalizacije izdavatelja i primatelja eRačuna. Riječ je o podacima koji bi poreznim obveznicima i njihovim računovodstvenim uredima već trebali biti poznati kroz interne sustave i poslovne procese. Statusi i podaci prikazani u FiskAplikaciji služe kao indikator da je, po potrebi, potrebno dodatno prilagoditi programska rješenja ili provjeriti tijek fiskalizacije.
Ako u pregledu nefiskaliziranih eRačuna uočite fiskalizacijsku poruku, to znači da je druga strana odradila fiskalizaciju, dok vaša strana još nije. U tom slučaju trebate:
- provjeriti s osobom ovlaštenom za fiskalizaciju postoji li zaprimljen eRačun za koji je potrebno odraditi fiskalizaciju
- ako je druga strana fiskalizirala izlazni račun koji je vaš ulazni, provjeriti je li vaša strana fiskalizirala ulazni eRačun
- ako je druga strana fiskalizirala ulazni račun temeljen na vašem izlaznom, provjeriti je li fiskaliziran izlazni eRačun
Važno je imati na umu da je, prema Zakonu, rok za fiskalizaciju ulaznog eRačuna 5 dana, zbog čega može doći do kratkotrajnog vremenskog odstupanja koje ne predstavlja problem.
S druge strane, ako u pregledu fiskaliziranih podataka uočite odstupanja u detaljima fiskalizacijske poruke, bilo bi dobro:
- prvo kontaktirati ERP providera, kako bi se provjerilo koje je podatke sustav izdvojio i poslao u eRačunu prema informacijskom posredniku
- ako su podaci eRačuna ispravni, obratiti se ovlaštenoj osobi za fiskalizaciju radi dodatne provjere procesa
Ovisno o prirodi problema, komunikacija će biti usmjerena prema ERP provideru ili informacijskom posredniku, dok se Porezna uprava uključuje u slučajevima kada je potrebno dodatno pojašnjenje porezno relevantnih podataka.
Ovakav pristup osigurava pravilnu fiskalizaciju i dugoročnu ispravnost podataka u sustavu.