Elektroničko upravljanje dokumentima u administraciji
Upravljanje dokumentima u digitalnom obliku temeljni je proces digitalne transformacije poslovanja.
Međutim, digitalna transformacija se ne može ograničiti isključivo na običnu zamjenu papirnatih procesa elektroničkima jer digitalizacija nudi brojne mogućnosti koje vam nisu dostupne u „papirnatom svijetu“.
Bespapirno poslovanje treba iskoristiti kako biste oplemenili procese i dostupnu tehnologiju postavili u službu ispunjavanja potreba u vašem posla i bolje upravljanje poslovnim dokumentima.
Primjena postojećih tehnologija u punom obujmu pruža vam brojne mogućnosti pa tako možete povezati zaprimanje eRačuna sa sustavom za upravljanje dokumentima mojDMS.
Ovaj sustav služi kako biste zakonski ispravno likvidirali i ovjerili primljeni dokument, a potom ga pohranili u elektronički arhiv koristeći ključne riječi (indeksiranje) za lakšu pretragu arhiva u budućnosti.
Usluga mojDMS, odnosno elektroničko upravljanje dokumentima u potpunosti osigurava bespapirno poslovanje u organizacijama jer služi za proces razmjene i elektroničke ovjere dokumenata, uspostavljanje jedinstvene pohrane dokumentacije, ali i rješava ažurnost dostave dokumentacije između poduzetnika i knjigovodstvenih servisa.
Svaki knjigovodstveni servis može imati pristup računima klijenta u trenutku nastanka poslovnog događaja, o čemu ćemo više pisati u nastavku ovog bloga.
Zašto koristiti mojDMS?
Unatoč dugogodišnjoj razmjeni eRačuna, pojedini poslovni subjekti još uvijek obrađuju eRačune kao papirnate ili kao dokumente zaprimljene u PDF formatu.
Nakon zaprimanja ih ispisuju, ručno unose u računovodstveni program, a potom pohranjuju u registrator.
Takva je praksa u suprotnosti s više zakonskih propisa, kako onima koji uređuju računovodstveno poslovanje, tako i u kontekstu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.
Zakon o računovodstvu (čl. 10) jasno propisuje da se knjigovodstvene isprave čuvaju kao izvorni pisani dokument na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Do kršenja ovog članka Zakona najčešće dolazi kako bi se ispoštovao članak 9. u kojem stoji da je poduzetnik ili osoba koju on odredi odgovorna za kontrolu vjerodostojnosti isprava pa mnogima nije jasno kako likvidirati strukturirani eRačun ili drugi digitalni dokument.
Rješenje za to nalazi se u jednoj od značajki usluge mojDMS koji omogućuje zakonski ispravnu likvidaturu koja se obavlja tako da se ni na koji način ne intervenira u sadržaj dokumenta, niti se mijenja njegov oblik.
Prijava u mojDMS
Registracija u sustav obavlja se na mrežnoj stranici tvrtke Elektronički računi, nakon čega korisnik zaprima upute za postavljanje zaporke kojom će u budućnosti pristupati u sučelje DMS-a.
Nakon prijave uz pomoć adrese elektroničke pošte i odabrane lozinke, otvara se korisničko sučelje s kontrolnom pločom koja sadrži podatke o poduzeću, ali i podatke o osobi koja je pristupila kontrolnoj ploči.
U sustav mojDMS mogu pristupiti isključivo za to određene osobe koje je korisnik odabrao za rad u sustavu prema unaprijed postavljenim ovlastima i zadacima.
Sustav za upravljanje dokumentima mojDMS osim što može povezati dislocirane urede, različite odjele unutar tvrtke, izvrsno je rješenje i za povezivanje i razmjenu dokumenata s vanjskim knjigovodstvom.
Unutar kontrolne ploče jasno je istaknut broj zadataka koji se nalaze na prijavljenom korisniku, broj korisnika, arhiviranih i izbrisanih dokumenata te statistički prikaz relevantnih podataka
Svaka tvrtka korisnik odabire administratora koji će u budućnosti upravljati značajkama DMS-a i ovlaštenjima osoba unutar sustava, odnosno ažurirati podatke o tvrtki.
Skeniranje dokumenata
Unutar korisničkog sučelja nalazi se alatna traka koja korisniku omogućuje da odabere način na koji učitava dokumente u mojDMS.
U sustav se, osim dokumenata pristiglih putem servisa mojeRačun, mogu učitavati i skenirani dokumenti koji su prethodno stigli putem pošte.
U tom slučaju postupak učitavanja dokumenta započinje s urudžbiranjem na način da se upisuje naziv dokumenta koji će učitati pa ako je riječ o računu, može se unijeti interni broj računa.
Potom korisnik odabire vrstu dokumenta u padajućem izborniku gdje je naveden popis dokumenata raspoloživih za obradu.
Proces upravljanja poslovnim dokumentima potom se nastavlja odabirom poslovnog partnera kojeg korisnik može upisati ručno ili odabrati pretragom partnera po nazivu.
Sljedeći korak je učitavanje datoteke (dokumenta) iz računala, zajedno s pripadajućim prilozima ako je primjenjivo.
Unutar sučelja „svi dokumenti“ dostupan je pregled svih dokumenata koji su u tom trenutku dostupni za obradu. Administrator ima mogućnost vidjeti i dokumente drugih korisnika jer mu je dostupna opcija nadzora nad svim zadacima, međutim ostali korisnici vide isključivo dokumente koji su dodijeljeni njima na obradu.
U navedenom sučelju dokumenti se mogu pretraživati putem tražilice na način da se koriste relevantne ključne riječi ili drugi podaci kojima su dokumenti indeksirani, što korisnik sam određuje putem značajke „detalji dokumenta“ unutar korisničkog sučelja.
Određivanjem vrste dokumenta i drugih relevantnih podataka, sukladno utvrđenom aktivira se hodogram obrade digitalnog dokumenta koji završava arhiviranjem.
Prijenos dokumenata sa servisa mojeRačun
Korisnici usluge mojeRačun jednostavno povlače svoje primljene dokumente u sustav mojDMS.
Unutar korisničkog sučelja dostupan je gumb uvezi, a povlačenjem dokumenta iz servisa automatski se povlače i podaci kao što su: broj dokumenta, pošiljatelj i OIB pošiljatelja, status dokumenta i drugi relevantni podaci.
Prije učitavanja dokumenta korisnik može ažurirati naziv ako mu to olakšava upravljanje dokumentima.
Isto tako, uz svaki elektronički dokument moguće je povući i pripadajući prilog, o čemu sustav obavještava korisnika vizualnim prikazom u obliku plavog plusa.
I u slučaju povlačenja elektroničkih dokumenata sa servisa mojeRačun administrator će odrediti vrstu hodograma koja se pokreće kako bi započela obrada. Administrator u svakom trenutku ima mogućnost dodavati i blokirati korisnike iz svoje tvrtke, odnosno mijenjati njihove ovlast.
Jedino administrator ima neograničene ovlasti i vidi sve dokumente unutar sustava, a korisnik isključivo dokumente koji su mu dodijeljeni za obradu.
Primjerice, osoba u hodogramu odnosno procesu obrade može biti zaposlenik odjela proizvodnje koji će unutar sustava mojDMS svojim digitalnim potpisom na računu potvrditi da je navedeni odjel naručio 1500 komada vijaka, nakon čega se hodogram nastavlja prema odjelu računovodstva koji će knjižiti navedeni trošak.
Međutim, ako je račun za usluge oglašavanja, nema potrebe da račun odobrava ili uopće vidi odjel proizvodnje, već će hodogram obuhvatiti primjerice odjel marketinga, računovodstva i uprave.
Alokacije po mjestu troška određuju se kroz kontrolnu ploču i za to je odgovoran administrator.
Likvidatura knjigovodstvenih isprava
Sustav za upravljanje poslovnim dokumentima mojDMS omogućuje sve zakonske uvjete za potpunu digitalnu likvidaturu dokumenata svakoj organizaciji koja ga koristi, neovisno o samoj veličini organizacije ili vrsti subjekta.
Ako dokument za koji je pokrenut hodogram zahtjeva likvidaturu, unutar sustava se jednostavno određuje tko je likvidator, odnosno osoba koja je ovlaštena za postupak likvidacije.
Kada joj pristigne dokument za likvidaturu, ovlaštena osoba dobit će obavijest, a unutar korisničkog portala stajat će broj dokumenata koji čekaju likvidaciju.
Ono što je ključno, dokument koji se likvidira unutar DMS-a ostaje nepromijenjen, a podaci o vremenu likvidature i identitetu osobe koja je potvrdila vjerodostojnost dokumenta sadržani su u takozvanom verifikacijskom dokumentu koji se „original računu“ pridružuju za čitav period čuvanja.
Pojednostavljeno, u trenutku kada likvidator obavi kontrolu knjigovodstvene isprave i potvrdi je klikom na tipku Likvidirano, kreirat će se verifikacijski dokument koji se trajno veže uz knjigovodstvenu ispravu.
Suradnja s knjigovodstvom
Sustav mojDMS osigurava bržu protočnost podataka između različitih odjela, a digitalni dokumenti se ne gube u radnom procesu, budući da je iz unaprijed utvrđenog hodograma jasno tko je sljedeći u nizu za obradu dokumenta.
Tako tvrtka smanjuje troškove i povećava operativnost jer upravljanje elektroničkim dokumentima u svim njegovim fazama uklanja troškove potencijalnog gubitka dokumenta, stajanje obrade zbog preopterećenosti djelatnika i potrebu za većim prostorom radi čuvanja dokumenata.
Osim toga, isključivo sustavi za upravljanje dokumentima kao što je DMS omogućuju knjigovodstvenim servisima da dobiju račune i druge dokumente u trenutku kad je nastao poslovni događaj.
Uzmimo za primjer trošak putnog naloga uz koji se veže račun za cestarinu. Poduzetnik može odmah fotografirati račun i učitati ga u DMS te pokrenuti hodogram tako da je dokument odmah dostupan vanjskom knjigovođi za knjiženje i arhiviranje.
Knjigovodstveni servis može tako pristupati poslovnim dokumentima svih svojih klijenata jer ima vlastite pristupne lozinke za pojedinog klijenta.
Tako može riješiti problem kašnjenja kod dostave poslovnih dokumenata ili gubljenja dokumenata kao što je ranije spomenut račun za cestarinu koji vrlo često i izblijedi prije nego dođe knjigovođi u ruke.
Nakon što je hodogram pokrenut, knjigovođa će dobiti obavijest da ga čeka dokument za obradu, a sukladno vrsti dokumenta znat će i što je njegov sljedeći zadatak: poslati dokument na plaćanje, daljnju ovjeru ili arhivirati u elektronički arhiv.
Arhiviranje dokumenata
Korisnici različitih informacijskih sustava koji služe za upravljanje poslovnim dokumentima nerijetko miješaju „ulogu“ DMS-a i elektroničkog arhiva u poslovanju.
Zato je dobro ponoviti da je mojDMS sustav kroz koji korisnici mogu elektronički potpisivati, likvidirati ili odobravati sve svoje poslovne dokumente i to s bilo koje lokacije.
Glavna značajka DMS-a prema tome je protočnost jer su u sustavu nalaze isključivo dokumenti koje je potrebno trenutno obraditi, a obrađeni dokumenti automatski se „šalju“ u siguran i kontroliran elektronički arhiv.
Elektronički arhiv omogućuje jednostavan i neposredan pristup elektroničkim dokumentima jer su pohranjeni u oblaku, a brže i pouzdanije pretraživanje dokumenata putem tražilice omogućeno je dobrim indeksiranjem već kod urudžbiranja u DMS.
Iz svega navedenoga jasno je kako informacijski sustav za upravljanje poslovnim dokumentima (DMS) ubrzava sve administrativne procese te pruža veći nadzor nad poslovanjem.