Učitavanje eRačuna 1 klikom računovodstveni program
Učitavanje eRačuna i automatizacija knjiženja imaju brojne prednosti: brža obrada većeg broja dokumenata i manje pogrešaka.
Elektronički računi su knjigovodstvene isprave koje su najviše transformirale administrativno poslovanje, pružajući ekološki prihvatljivu i ekonomičnu alternativu papirnatim računima.
Kao strukturirani elektronički dokument (XML), eRačun se šalje i preuzima direktno iz računala u računalo. Primatelj eRačuna može 1 klikom preuzeti neograničen broj računa u svoj računovodstveni program. Zato se često govori da je prednost razmjene eRačuna na strani primatelja.
Prednosti učitavanja eRačuna i automatizacije u obradi:
1. Brzina i efikasnost: struktura dokumenta i automatizirani računovodstveni sustavi omogućuju da obradite veliki broj eRačuna u kratkom vremenskom periodu, smanjujući potrebu za ručnim unosom podataka;
2. Smanjenje pogrešaka: ljudska pogreška je značajno smanjena zahvaljujući strojnom čitanju podataka s računa;
3. Bolja usklađenost: automatizacija osigurava dosljednost u obradi eRačuna, što je ključno za regulativnu usklađenost;
4. Poboljšana analitika: brza i točna obrada podataka omogućuje bolju analitiku i informirano donošenje odluka.
U digitalnom dobu, učinkovitost i brzina su ključni za uspjeh poslovanja. Elektronički računi i automatizacija kod obrade dokumenata predstavljaju temelje modernog poslovanja, omogućavajući veću operativnost i bolje upravljanje podacima.
Učitavanje eRačuna i knjiženje
Proces koji zovemo učitavanje eRačuna podrazumijeva strojno slanje, primanje, obradu i pohranu računa, čime se značajno smanjuje potreba za ručnim unosom podataka i povećava preciznost financijskog izvještavanja.
Učitavanje eRačuna ne samo da ubrzava obradu dokumenata, već i minimizira greške, osiguravajući točnost i dosljednost podataka, što je ključno za informirano donošenje odluka.
Naspram prepisivanja podataka s računa oslobađa zaposlenike repetitivnog, manualnog rada, omogućujući im da se usmjere na složenije i kreativnije zadatke.
Zaključno, učitavanje eRačuna ne samo da poboljšava točnost poslovnih procesa, već i doprinosi većem zadovoljstvu zaposlenika, potičući inovacije i rast tvrtke.
Slanje eRačuna i ušteda vremena
Jednim klikom u računovodstveni program može se učitati neograničen broj računa, što značajno štedi vrijeme zaposlenika.
Ako za ručni unos jednog računa treba 5 minuta, za 250 računa mjesečno zaposlenici troše oko 1250 minuta, odnosno približno 20.83 sata. Ovo predstavlja značajan gubitak vremena i resursa za tvrtku svaki mjesec, koji se može izbjeći automatizacijom.
Ako tvrtka može uštedjeti između 7 i 20 eura na svakom eRačunu zahvaljujući automatizaciji, učinak na financijsku efikasnost postaje još očitiji. Za 250 eRačuna mjesečno, potencijalna ušteda iznosi između 1,750 eura (7 eura po računu) i 5,000 eura (20 eura po računu). Izračun troška po papirnatom računu procijenila je Europska unija i u njega su uvršteni svi troškovi o kojima često ne razmišljamo.
Trošak papira i tonera većina je zamijenila slanjem računa u PDF obliku putem e-maila, no i koštanje tako poslanog dokumenta ta većina ne računa vrijednost rada.
Informacijski posrednici za eRačune
Pravi elektronički račun je strukturirani dokument koji je strojno čitljiv i od pošiljatelja do primatelja stiže putem informacijskog posrednika. Informacijski posrednik nije poštar, nego jamstvo sigurnosti da je eRačun nepromijenjen došao od stvarnog dobavljača do stvarnog kupca.
Informacijski posrednici su ključni za sigurnu razmjenu eRačuna, osiguravajući da se ovi vitalni financijski dokumenti ne šalju putem nesigurnih e-mail kanala, čime se štiti povjerljivost i integritet poslovnih transakcija.
Obavijest o zaprimljenom računu
Servis mojeRačun korisnike obavještava o primljenim eRačunima putem e-maila, no sami dokumenti preuzimaju se unutar sigurnih uvjeta platforme.
Time se osigurava da su svi procesi, od primanja do učitavanja eRačuna u računovodstvene programe, izvedeni s maksimalnom sigurnošću i efikasnošću.
Ovaj pristup eliminira potrebu za ručnim prepisivanjem podataka s računa, što rezultira značajnim uštedama u vremenu i resursima zaposlenika, smanjuje rizik od grešaka i povećava sigurnost podataka.
PDF račun nije eRačun
Važno je istaknuti da PDF dokumenti poslani e-mailom nisu pravi eRačuni; pravi eRačuni sadrže aplikativni certifikat i vremenski žig te su strojno čitljivi i usklađeni s EU normama za eRačun, što ih čini idealnima za automatsku obradu.
Značajno smanjenje troškova demonstrira koliko automatizacija može poboljšati profitabilnost i operativnu efikasnost tvrtke, smanjujući troškove i oslobađajući resurse za druge strateške inicijative.
Automatizacija obrade dokumenata
Digitalna transformacija koja počinje s eRačunima i automatizacijom obrade dokumenata ne samo da unapređuje poslovne operacije, već i omogućava organizacijama da ostanu konkurentne u modernom poslovnom okruženju.
Ulaganje u digitalnu tranziciju i bespapirno poslovanje predstavlja stratešku odluku koja vodi prema većoj efikasnosti, transparentnosti i uspjehu u digitalnom dobu.