Razlike između papirnatih i digitalnih dokumenata nisu samo u formatu

Papir je toliko duboko ukorijenjen u naše radne procese da niti ne vidimo koliko nas usporava i koliko nepotrebnih resursa trošimo na njegovu obradu.

Jeste li znali da se prosječni dokument koji uđe u tvrtku kopira čak 19 puta? Podatak je to do kojeg je došao PricewaterhouseCoopers (PwC) u jednom od svojih istraživanja o korištenju papira u modernim kompanijama. Ako tu nepotrebnu naviku primijenimo na više desetaka ili stotina dokumenata koji ulaze prosječnu malu u tvrtku mjesečno, trošak samo na papiru i toneru nije zanemariv. Kada mu pridodamo i trošak rada i potragu za davno pohranjenim ili izgubljenim papirnatim dokumentima, onda već govorimo o ozbiljnoj cifri koju smo nepovratno izgubili.

Usporedimo neke od svakodnevnih procesa u papirnatom i digitalnom obliku, kako bismo istaknuli njihovu razliku.

Preuzimanje/pronalazak dokumenata

Otkako su se e-mailovi uvriježili kao glavni kanal poslovne komunikacije, nemamo problem pronaći informacije čak i otprije nekoliko godina. U tražilicu e-maila upišemo ključne riječi i u nekoliko trenutaka dođemo do rezultata. No, kod papirnate dokumentacije to prvo znači locirati potencijalni registrator i prelistavati stotine dokumenata dok ne dođemo do traženog, ako se u međuvremenu nije zagubio.

Gubljenje dokumenata

Od ukupnog broja dokumenata koji uđu u neku tvrtku, izgubi ih se oko 7,5%, od čega se 3% nikad ne pronađe. Osim što generiraju trošak nekorisnog rada, izgubljeni dokumenti mogu stvoriti i pravne posljedice. Digitalni dokumenti zaprimljeni u sustave za upravljanje takvom vrstom dokumenata, kao što je Moj-DMS i pohranjeni u kontrolirani i sigurni elektronički arhiv, Moj-eArhiv, pronalaze se putem ključnih riječi i nemoguće ih je izgubiti ili obrisati, osim ako za brisanje imate posebno ovlaštenje.

Prostor za pohranu

U klasični poslovni ladičar možemo pohraniti oko 10.000 dokumenata, za što će nam trebati otprilike kvadrat prostora. Ako se sjetimo zakonski određenog perioda za čuvanje poslovnih dokumenata pa tome pridodamo godine poslovanja, jasno je kako ćemo se kroz godine morati širiti, možda ne poslovanjem, ali svakako prostorom – za pohranu dokumenata. Kada su svi dokumenti digitalni, pohranjuju se na cloud i zauzimaju vrlo malo prostora (jedan crno bijeli dokument je oko 50 kb), što bi značilo da, otprilike, možemo pohraniti oko 20.000 dokumenata na svega 1 GB prostora nekog eArhiva.

Sigurnost dokumenata

Ne moramo govoriti o elementarnim nepogodama ili požarima koji mogu uništiti papirnatu arhivu, dovoljno je da se podsjetimo da smo barem jednom u životu svi prosuli kavu, ili neki drugi napitak, po važnim poslovnim dokumentima. Dokumenti koji se čuvaju u sustavu Moj-eArhiv imaju višestruki nivo zaštite za pristup dokumentima. Osim što im se pristupa uz posebnu lozinku, radnje koje se mogu provoditi unutar sustava određene su unaprijed zadanim ovlaštenjima po zaposleniku.

Jeste li već uočili gdje u vašoj tvrtki papir generira najveći trošak?