Kada smo definirali/unijeli sve potrebne informacije, pritisnemo tipku “Snimi”. Nakon toga možemo odmah vidjeti promjene koje smo napravili.

Hodogram

U slučaju kada je definiran hodogram koji je moguće pokrenutu za odabrani dokument, hodogram pokrećemo pritiskom na tipku “Pokreni hodogram” na vrhu prozora objavljenog Moj-DMS dokumenata.

Nakon pritiska tipke “Pokreni hodogram” otvara se niže prikazani prozor u kojem možemo napisati kratki komentar/napomenu koja se tiče pokretanja hodograma ili dokumenta za koji se hodogram pokreće. Nakon upisivanja napomene hodogram pokrećemo pritiskom na tipku “Pokreni”. Više o načinu rada hodograma moguće je pročitati u Administratorskom ovog djelu priručnika.

Povijest dokumenta

Sve promjene kao što su dodavanje oznaka se zapisuju u posebnom dokumentu “Povijest dokumenta”. Ta se datoteka nalazi u popisu datoteka koje smo pridružili ovom dokumentu. U njemu se nalazi popis svih promjena na tom dokumentu, tko je napravio te promjene te kada su te promjene napravljene. Tako uvijek možemo znati tko je npr. primijenio oznaku/potpis “Odobreno” ili “Likvidirano” na određeni Moj-DMS dokument te kada je ta oznaka primijenjena.

Dijelovi DMS sustava

Grupe

Grupe koristimo kako bi odredili određena prava pristupa/korištenja sustava za više korisnika bez da ih definiramo posebno za svakog korisnika. Sama grupa je samo oznaka tj. ne određuje prava korisnika već se ta prava određuju kod postavljanja prava za grupu nad pregledom mapa te u prozoru „Dozvole“ gdje se definiraju različite dozvole za sve definirane tipove dokumenata.

Jedan korisnik može, ali i ne mora, biti član više od jedne grupe što mu daje sva prava definirana u prozorima „Mape“ i „Dozvole“ za te grupe korisnika. Tako, ako su sve postavke dobro namještene, Korisnik1 može biti član grupe „Knjigovodstvo“ i vidjet će samo mape i dokumente vezane uz knjigovodstvo . Ali ako korisnika pridružimo i grupi „Prodaja“, taj će korisnik moći vidjeti mape i dokumente vezane uz knjigovodstvo i prodaju.

Mape

Mape u sustavu Moj-DMS sustavu funkcioniraju kao i mape na računalu. Razlika je u tome što mape u sustavu Moj-DMS mogu imati striktno definirana pravila pregleda za sve korisnike i grupe korisnika. Razliku nalazimo i u tome što se ta pravila mogu primijeniti na sve mape bez obzira na činjenicu da li je mapa definirana kao „glavna mapa“ ili „podmapa“. Iako su na slici vidljiva prava samo za mapu „IRA“ svaka od prikazanih mapa posjeduje na isti znači definirana ali različita prava. Na ovaj način definirano je da grupa „Nabava“ nema pristup mapi „IRA“ i „Knjigovodstvo“ ali zato ima pristup mapi „Nabava“. Administrator sustava uvijek ima omogućen pristup svim mapama u sustavu (iz tog razloga administrator mora paziti tijekom kreiranja mapa i podešavanja prava nad pristupom mapama kako bi osigurao da svi korisnici imaju omogućen pristup potrebnim mapama).

Glavna mapu (ladicu) kreiramo pritiskom na tipku „Kreiraj ladicu“ dok mape unutar ladice kreiramo odabirom ladice te pritiskom na tipku „Kreiraj“.

Oznake/Potpisi

Oznake/Potpisi u sustavu Moj-DMS se koriste kod kreiranja dokumenta ili kod njegova uređivanja kako bi se naznačilo njegovo trenutno stanje (npr. „Likvidirano“ ako je račun likvidiran) ili svojstvo dokumenta (npr. „Neispravan dokumenta“ čime bi se naznačilo da je dokument neispravan iz nekog razloga).

Oznake/Potpisi dolaze u nekoliko boja što nam daje mogućnost vizualnog prikazivanja statusa/stanja/odlika dokumenta. Kao primjer, moguće je stvoriti oznaku „Odbijeno“ ili „Neispravan dokument“ te kao boju oznake odabrati crvenu boju. Time se taj dokument automatski ističe te će mu se vjerojatnije prije posvetiti pozornost kako bi se otkrilo gdje se nalazi problem(ovo naravno ovisi o načinu na koji tvrtka odluči koristiti oznake/potpise).

U niže navedenoj slici možemo vidjeti prozor s popisom svih definiranih oznaka. Ovdje je moguće kreirati nove oznake pritiskom na tipku „Kreiraj“ ili prilagoditi svojstva postojećih oznaka.

Kod stvaranja nove oznake prvo je potrebno odrediti ime oznake. Nakon toga, ako je potrebno, moguće je staviti kratki opis kojim bi naznačili za što ili kada bi se oznaka trebala koristiti.

Pod opcijom „Izgled“ mijenja se boja oznake. Sama boja nije vezana uz određenu funkciju oznake tako da je moguće staviti svaku boju na svaku vrstu oznake.

Opcija „Višestruk“ daje mogućnost postavljanja ograničenja u smislu koliko se puta oznaka može primijeniti na istom dokumentu.

Opcija „Potpis“ daje mogućnost odabira hoće li se kod primijenjene oznake prikazivati ime i prezime korisnika koji ju je primijenio na dokument te hoće li oznaku biti moguće obrisati nakon primjene.

Opcija „Grupe“ daje mogućnost odabira grupa korisnika koje će moći koristiti oznaku.

Opcija „Tipovi Dokumenata“ daje mogućnost odabira tipova dokumenata na koje će se oznaka moći primijeniti.

Dodatna polja

Dodatna polja su mjesta u DMS dokumentu gdje upisujemo sve važne informacije o samom dokumentu (ili koje dokument sadrži) a trebale bi biti programski čitljive/pretražive. Za svaki tip dokumenta moguće je definirati različita polja za unos podataka te se za svako polje mogu definirati određena svojstva.

U danom primjeru dodatno polje se kreira za tip dokumenta „Ulazni račun“.

Kod kreiranja dodatnog polja za tip dokumenta, potrebno je odabrati na kojoj strani će to dodatno polje biti prikazano(dodatna polja se nalaze u dva stupca) te pritisnuti tipku „Kreiraj“ na odabranoj strani.

Nakon što smo pritisnuli tipku „Kreiraj“ u prozoru s desne strane trebamo definirati naziv i kratki opis polja. Sljedeće što trebamo definirati su modifikatori za to polje:

1. „Obavezno“ - definira dodatno polje kao obavezno tj. da to polje mora biti popunjeno kod stvaranja dokumenta.
2. „Indeksiran“ - definira polje kao indeksirano tj. daje mogućnost pretrage dokumenata s tim poljem prema podacima koju su upisani u to polje (na slici je definirano polje „oib“ za tip dokumenta „Ulazni račun te će se kasnije ulazni računi moći pretraživati upisivanjem OIB-a tvrtke u tražilicu u popisu dokumenata)
3. „Sakrij u listama“ - ako je polje važno za pretragu ali nije važno da je vidljivo u popisu dokumenta tada ga možemo sakriti isključivanjem ove opcije
4. „Jedinstveno“ - uključivanjem ove opcije aktiviramo funkciju provjere jedinstvenosti podatka koji se unosi u to polje tijekom kreiranja/uređivanja dokumenta (npr. kada kreiramo dokument tipa „Ulazni račun“ te u polje „oib“ upišemo OIB tvrtke imat ćemo mogućnost provjere da li već postoji dokument s tim OIB-om (ako postoji sustav neće dopustiti objavu dokumenta)
5. „Aktivan“ - definira da li je polje aktivno ili ne

Tipovi dokumenata

Tip Moj-DMS dokumenta u sustavu Moj-DMS zapravo ne predstavlja pravi tip dokumenta u klasičnom smislu. Tip Moj-DMS dokumenta se može gledati kao grupa kojoj umjesto korisnika pridružujemo datoteke i različita svojstva(dodatna polja, oznake/potpisi).

Moguće je stvoriti tip Moj-DMS dokumenta koji ne predstavlja nijednu vrstu stvarnog dokumenta te mu pridružiti bilo koje datoteke za koje smatramo da bi trebale biti objedinjene pod tom vrstom Moj-DMS dokumenta.

Dozvole

U ovom odjeljku sustava administrator može definirati prava nad svakim tipom dokumenta za svaku grupu korisnika. U kombinaciji s pravima grupa nad određenim mapama, sustav nudi visoku razinu prilagodbe pristupa Moj-DMS dokumentima te odrađivanju određenih akcija nad tim dokumentima.

Hodogram

Što je hodogram?

Hrvatski jezični portal ga definira kao:

1. razrađeni plan, slijed radnji nekog organiziranog procesa
2. redoslijed radnji svakoga tko sudjeluje u nekom procesu rada ili organizaciji

Korištenje hodograma

Hodogram, prema definiciji u rječniku, predstavlja redoslijed radnji svakoga tko sudjeluje u nekom procesu rada ili organizaciji. Ispod je dan primjer hodograma ulaznog računa:

Cijeli ovaj proces uključuje najmanje tri osobe. Svaka osoba ima određenu funkciju koju bi trebala odraditi tj. obaviti nad dokumentom u pitanju. Iako same radnje nad dokumentom ne traju dugo (upisivanje u knjigu pristiglih dokumenata, likvidiranje te samo plaćanje ako je u pitanju račun) većina vremena se bespotrebno gubi na stvari kao što su traženje dokumenta u hrpi drugih dokumenta ili arhivi, prijenos dokumenta od osobe do osobe (često fizički) te se može dogoditi da dokument ostane i zaboravljen ako nije riješen odmah u trenutku primitka.

Sustav Moj-DMS nudi rješenje za sve te probleme uvođenjem automatiziranog hodograma Moj-DMS dokumenata.

Hodogrami u sustavu Moj-DMS se pokreću za pojedinačne Moj-DMS dokumente. Za svaki Moj-DMS dokument za koji je potrebno odraditi neke akcije u prethodno zadanom redoslijedu, žele se automatizirati neke akcije kao što su dodjeljivanje Moj-DMS dokumenta u određene mape ili primjenjivanje oznaka/potpisa na Moj-DMS dokument moguće je definirati hodogram koji ima tu funkciju. Broj hodograma koji je moguće definirati je neograničen te je moguće definirati hodogram za svaku moguću automatizaciju koja je potrebna tvrtki sve dok se uzima u obzir način rada samog hodograma.Kada se za Moj-DMS dokument pokrene hodogram, korisniku koji može odobriti korak u hodogramu se pojavljuje broj takvih hodograma na vrhu stranice.

Korisnik prikazane korake hodograma može odobriti u prozoru gdje se prikazuje popis koraka hodograma koji čekaju odobrenje odabirom kućica (checkbox-a) koje se nalaze s lijeve strane svakog koraka hodograma te pritiskom na tipku pokreni ili ulaskom u svaki dokument te pritiskom na tipku „Odobri“

U slučaju kada korisnik uđe u Moj-DMS dokument koji postoji u odjeljku „Hodogrami“, korisnik ga može pregledati, staviti oznaku s napomenom, urediti dodatna polja DMS dokumenta, pregledati, dodati i obrisati datoteke vezane uz DMS dokument te ručno promijeniti u kojim je mapama Moj-DMS dokument dostupan (ove mogućnosti ovise o dodijeljenim dozvolama za tog korisnika). Kad korisnik završi te ako je sve u redu što se tiče ispravnosti DMS dokumenta i priključenih datoteka, korisnik može pritisnuti tipku „Odobri“ čime potvrđuje korak hodograma te s time hodogram prelazi na sljedeći korak.

Neovisno o akcijama koje korisnik odradi nad Moj-DMS dokumentom za koji je pokrenut hodogram, sve akcije koje su određene u hodogramu će se i dalje primijeniti kada se korak hodograma odobri. Ako korisnik prije odobrenja koraka smjesti DMS dokument u mapu D a u koraku hodograma je definirano da će DMS dokument biti dostupan samo u mapama B i C tada će DMS dokument biti dostupan samo tim dvjema mapama. Isto pravilo vrijedi i za sva druga svojstva koja se mogu odrediti na DMS dokumentu.

U svakom koraku hodograma moguće je pritisnuti tipku „Odbij“ čime se hodogram vraća jedan korak unatrag. Razlog tome može biti nedostatak ili neispravnost podataka. Ako korisnik odbije prvi korak u hodogramu, hodogram se prekida u potpunosti.

Kreiranje hodograma

Hodogram stvaramo u izborniku „Admin“ pod opcijom „Hodogrami“. Kreiranje hodograma započinjemo pritiskom na tipku „Kreiraj“.

Nakon toga unesemo naziv hodograma i njegov opis ako ga želimo podobnije definirati te stisnemo tipku „Snimi“ za nastavak. U padajućem izborniku „Tip dokumenta“ odaberemo tip dokumenta ako bi se hodogram koji kreiramo trebao koristiti samo nad određenim tipom dokumenta (npr. hodogram „Ulazni račun“ za knjižene , likvidiranje i arhiviranje ulaznog računa bi se trebao moći koristi samo na tipu dokumenta „Ulazni račun“).

U sljedećem koraku vidimo prvi korak hodograma. U tom koraku hodograma definiramo tko pokreće hodogram I na koji korak (korisnika) ga šalje.

Za svaki korak potrebno je odrediti ime i opis koraka. Sljedeća stvar koju moramo odrediti su same akcije koje će se odviti u tom koraku. Kao opcije imamo dodavanje i brisanje mapa, dodavanje i brisanje grupa korisnika koji će moći potvrditi korak hodograma i dodavanje i brisanje oznaka.

Automatsko odobravanje koraka možemo uključiti za one korake koji ne zahtijevaju korisničku interakciju već služe samo za uvid u trenutačno dokumenta određenom korisniku ili grupi korisnika. Nakon aktiviranja opcije trebamo definirati i vrijeme nakon kojeg će korak biti automatski (od strane sustava) odobren.

Dodavanje i brisanje oznaka se može staviti kao dio koraka hodograma što uklanja potrebu za ručnim dodjeljivanjem oznaka u svakom koraku. Ovu funkciju je moguće koristiti uz ručno dodjeljivanje oznaka kao način označavanja različitih stanja dokumenata dok ručno dodane oznake koristimo za napomene i komunikaciju s drugim korisnicima u različitim koracima hodograma.

Dodavanje i brisanje mapa ne dodaje i briše mape, već dodaje ili miče dokument iz definiranih mapa.

Npr. ako se odabere „Dodaj mapu“ i kao mapu se odabere „KNJIGOVODSTVO“ tada će dokument potvrdom tog koraka postati dostupan u mapi KNJIGOVODSTVO. Isto tako ako se kao akciju odabere „Obriši mapu“ tada će s potvrdom tog koraka dokument postati nedostupan u toj mapi.

Ako ja aktivirana opcija „Arhiviraj“ tada će se dokument potvrdom koraka u kojem je definirana ta akcija arhivirati u definiranu elektroničku arhivu.

Ako ja aktivirana opcija „Obavezan urudžbeni broj“ tada korak hodograma neće moći odobriti dok u dokumentu nije upisan urudžbeni broj.

Notifikacije za neispunjene korake služe za obavještavanje odgovornih osoba (direktora, voditelja odjela, menadžera) o zastojima u radu prilikom korištena hodograma u Moj-DMS sustavu. Primjer korištenja je uključivanje ove opcije za hodogram „Ulazni račun“ kako bi odgovorne osobe znale da ako se ulazni računi ne upisuju, likvidiraju, knjiže ili plaćaju.

Svaki korak i svaku akciju potrebno je nakon stvaranja aktivirati te na kraju i sam hodogram kada su stvoreni svi potrebni koraci.

Zauzet prostor

U ovom odjeljku sustava moguće je vidjeti koliko prostora trenutačno zauzimaju svi DMS dokumenti i datoteke koje su učitane u sustav. Kako se dodatni iskorišteni prostor izvan već plaćenog prostora dodatno naplaćuje, preporučljivo je praćenje trenutačno zauzetog prostora te redovito arhiviranje ili uklanjanje nepotrebnih datoteka i Moj-DMS dokumenata.

Partneri

Kako bi osim za eRačune smanjili potrebu za upisivanjem informacija i za druge tipove Moj-DMS dokumenta, u prozoru „Partneri“ administrator sustava može učitati podatke o partnerima (kupci i dobavljači). Administrator to može napraviti na dva načina:

1. Putem popunjavanja polja u tom prozoru
   
2. Putem učitavanja Excel datoteke koja sadrži sve potrebne informacije tj. informacije koje sustav traži i prilikom prethodnog načina učitavanja informacija o partneru redoslijed informacija također mora biti isti).

Pregled dokumenata

Dokumenti

Svi dokumenti za koje korisnik ima ovlasti pregleda mogu se vidjeti u odjeljku „Dokumenti“. Ovdje korisnik može pretraživati i filtrirati dokumente prema mapama u kojima se nalaze, tipu dokumenta, oznakama te na kraju po svim indeksiranim poljima u samom dokumentu.

Moji dokumenti

Odjeljak „Moji dokumenti„ služi za prikazivanje svih dokumenata koje je korisnik počeo uređivati. Nakon što korisnik stvori Moj-DMS dokument bez da ga objavi ili odabere uređivanje objavljenog Moj-DMS dokumenta, tada se taj dokument prikaže u tom odjeljku. Važno je napomenuti da kada korisnik odabere uređivanje već objavljenog Moj-DMS dokumenta, u popisu se kreira kopija tog Moj-DMS dokumenta. Nakon objave izmijenjenog dokumenta, sve promjene napravljene na dokumentu će se primijeniti i na trenutačno objavljenu verziju dokumenta na tu verziju dokumenta.

Kanta za otpatke

U ovom odjeljku moguće je vidjeti sve Moj-DMS dokumente koje je korisnik obrisao pritiskom na tipku „Obriši“ u pregledu Moj-DMS dokumenata te ih zauvijek izbrisati pritiskom na tipku „Isprazni kantu za otpatke“.

Arhiva

U ovom odjeljku moguće je vidjeti sve Moj-DMS dokumente koje je korisnik arhivirao pritiskom na tipku „Arhiviraj“ u pregledu Moj-DMS dokumenta.