Info centar

information-01

Korisnicima uskoro omogućujemo dvojno iskazivanje cijena u vizualizaciji eRačuna

 

Korisnicima koji šalju eRačune putem aplikacije Kreiraj, a žele dvojno iskazivati cijene, bit će omogućeno u PDF-u računa.

Korisnicima koji šalju eRačune putem aplikacije Kreiraj, a žele dvojno iskazivati cijene, mojeRačun će to omogućiti kod izbora vizualizacije računa.

Bit će moguće izabrati standardnu vizualizaciju, isključivo u kunskim vrijednostima ili proširenu, gdje su cijene iskazane i u eurima prema fiksnom tečaju.

Euro na eRačunima

U slučaju da korisnici aplikacije Kreiraj već izdaju eRačune u eurima, nisu u obvezi koristiti fiksni tečaj koji se odnosi na dvojno iskazivanje valuta, već upisuju srednji tečaj Hrvatske narodne banke na dan izdavanja računa.

Ako korisnik uobičajeno izdaje račune u kunama te se odluči za vizualni prikaz s dvojnim iskazivanjem cijena, obavezan je upisati, odnosno koristiti fiksni tečaj koji je definiran u Smjernicama za prilagodbu gospodarstva u procesu zamjene hrvatske kune eurom, a koji iznosi 7,53450.

Što je eRačun?

eRačun je račun izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku (XML) koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.

Kako poslati eRačun?

eRačun možete poslati direktno iz računovodstvenog programa/ERP softvera, ako je povezan sa servisom mojeRačun. Ako vaš računovodstveni softver/ERP nije integriran sa servisom ili ga ne koristite, eRačune možete slati putem besplatne aplikacije Kreiraj. Zatražite ponudu.

Koja je cijena slanja eRačuna?

Cijena usluge ovisi o paketu koji ćete izabrati. Kreirali smo posebne pakete ovisno o potrebama tvrtki i količini eRačuna koje planirate slati. Cjenik svih usluga servisa mojeRačun možete pogledati na sljedećoj poveznici.

Jesmo li obavezni slati eRačune?

Od 1. srpnja 2019. godine svi javni i sektorski naručitelji obavezni su slati i zaprimati račune u elektroničkom obliku. Ako ste javni ili sektorski naručitelj ili poslujete s obveznicima javne nabave, obavezni ste izdavati eRačun.

Što je eRačun mreža?

mojeRačun mreža sastoji se od 360+ partnera koji su međusobno povezani za slanje i zaprimanje eRačuna i koja vam omogućava da svoje eRačune i eDokumente razmjenjujete iz više od 350 različitih računovodstvenih programa naših partnera. Mreža je povezana s FINA e-Račun servisom za državu.

Što znače statusi eRačuna?

U pripremi - eRačun je upravo u izradi ili čeka na obradu servisa mojeRačun (certificiranje, potpisivanje itd). Računi u ovom statusu prosječno ostaju nekoliko sekundi, no u vrijeme ekstremno velikog prometa mogu ostati u statusu “U pripremi” i više sati.

Poslano - eRačun je uspješno obrađen i e-mail obavijest o primitku računa je poslana primatelju. Račun čeka na preuzimanje.

Potpisano – servis mojeRačun je obradio račun i čeka slanje u sustav drugog informacijskog posrednika. Računi u ovom statusu u prosjeku ostaju nekoliko sekundi, no prijenos može potrajati i do 24 sata u ekstremnim situacijama.

Dostavljeno - eRačun je uspješno zaprimljen i primatelj ga je preuzeo. Ako primatelj koristi usluge drugog informacijskog posrednika, status dostavljen podrazumijeva da je račun zaprimljen u sustav drugog posrednika i da je proslijeđen primatelju. Dodatne informacije prenosit će se kroz Procesne statuse (više o procesnim statusima niže).

Neuspjelo (crvena boja) – Ako je riječ o računu koji mora proći validaciju Centralne platforme, status neuspjelo znači da je nije prošao; ako je riječ o razmjeni računa među dva mojeRačun korisnika koji nisu obveznici JN, status neuspjelo znači da račun nije preuzet unutar 10 radnih dana.

Neuspjelo (siva boja) - eRačun je poslan, ali ga nije bilo moguće obraditi i proslijediti primatelju (neispravan XML, greška pri certificiranju i sl.) – preporučujemo vam da ponovo pošaljete ovakve račune. Ako i kod ponovljenog slanja račun ne bude obrađen, potrebno je detaljnije provjeriti XML.

Ispisan – pošiljatelj je opozvao eRačun i primatelj ga više ne može preuzeti. Račune za obveznike javne nabave standardno nije moguće opozvati jer se transfer na Centralnu platformu obavlja unutar nekoliko sekundi.

Može li održavatelj mog računovodstvenog programa provjeriti greške koje se javljaju na računu?

Svim našim partnerima (održavateljima ERP-ova) omogućen je pregled logova za njihove korisnike putem linka https://www.moj-eracun.hr/hr/PartnerPanel/ErrorLog .

 

Što je centralna platforma?

Centralna platforma je servis e-Račun za državu putem kojeg se odvija razmjena eRačuna i pratećih isprava između izdavatelja eRačuna i obveznika javne nabave (javnih i sektorskih naručitelja) sukladno Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/18).

Zašto moram upisivati OIB kod preuzimanja prvog eRačuna?

Riječ je o sigurnosnoj provjeri da eRačun zaprima osoba koja je ovlaštena za preuzimanje eRačuna u poslovnom subjektu.  Time štitimo primatelje eRačuna od neovlaštenog pristupa i preuzimanja eRačuna koji im nisu namijenjeni.

Koje vrste digitalnih dokumenata mogu slati putem servisa?

Osim eRačuna putem servisa mojeRačun možete slati i ostale eDokumente kao što su eOtpremnica, eNarudžbenica, ePonuda, eOdobrenje, ePrimka, eOdgovor, eTerećenje, eOpomena i eIOS.

Ako imate pitanja o određenoj vrsti dokumenta, obratite se našoj korisničkoj podršci.

Što je adresar na servisu moj-eRačun?

U adresar se upisuju e-mail adrese kupaca kojima ćete slati eRačune.  Naša aplikacija i neki ERP-ovi partnera koriste e-mail adrese iz adresara servisa, a ne iz adresara programa.

Javlja mi se greška kod slanja eRačuna?

Molimo vas da nam putem web forme dostavite podatke o kupcu kojemu ste htjeli poslati račun jer postoji mogućnost da njegovi podaci nisu upisani u bazu servisa mojeRačun.

Poslali smo upit za ponudu, ali je nismo zaprimili. Što napraviti?

Provjerite je li ponuda možda otišla u spam. Ako i dalje ne možete pronaći ponudu na svom e-mailu, zatražite novu ponudu na sljedećoj poveznici. Molimo, obratite pažnju jeste li dobro unijeli svoju e-mail adresu.

Račune izrađujemo u Wordu/Excelu, kako možemo slati eRačune?

Za slanje eRačuna dostupna vam je besplatna web aplikacija za slanje eRačuna Kreiraj.  Zatražite ponudu za korisnički račun kako biste je mogli koristiti.

Mogu li slati eRačune prema korisnicima drugih informacijskih posrednika?

Servis Moj-eRačun je upravitelj najveće eRačun mreže i povezan je sa sljedećim informacijskim posrednicima: FINA, Editel Adria, Hrvatski Telekom, Omnizon (Redok) i mStart. eRačuni poslani putem servisa mojeRačun isporučuju se svim poslovnim subjektima, neovisno o tome kojeg informacijskog korisnika je ugovorio primatelj eRačuna.

Može li korisnik servisa Moj-eRačun poslati eRačun javnom ili sektorskom naručitelju?

Servis mojeRačun je ovlašteni informacijski posrednik koji je povezan na Centralnu platformu za državu. Svi eRačuni koji su upućeni prema javnim/sektorskim naručiteljima bit će registrirani na Centralnoj platformi za državu te proslijeđeni u odgovarajuće pretince primatelja.

Kako mogu dodati novog partnera za razmjenu eRačuna?

Novog partnera možete dodati na tri načina:

  • ako nemate e-mail adresu partnera, javite se tehničkoj podršci s OIB-om subjekta kojem želite poslati eRačun
  • ako koristite računovodstveni program i imate e-mail adresu partnera kojeg želite uključiti u razmjenu, možete normalno fakturirati račun kao i bilo kojem drugom partneru

ako koristite našu aplikaciju i imate e-mail adresu partnera, postupak je sljedeći: www.moj-eracun.hr -> Prijava -> Tvrtke -> Upravljanje -> Adresar -> Dodaj novog -> Upis OIB-a i e-maila

Kako provjeriti poslane i primljene dokumente na servisu moj-eRačun?

Ulogirajte se na stranicu servisa pomoću svojih korisničkih podataka i lozinke. Poslani i primljeni dokumenti nalaze se u rubrici „Dokumenti“.  

Koji e-mail koristim za FINA korisnike ako koristim servis Moj-eRačun?

Svi FINA korisnici na servisu mojeRačun imaju zadani email fina@moj-eracun.hr.

Što su procesni statusi?

PROCESNI STATUSI (automatski)

Zaprimljen (siva boja) - dokument je u pretincu primatelja u sustavu informacijskog posrednika.

Potvrda zaprimanja (siva boja) - primatelj je otvorio dokument/preuzeo ga u programsko rješenje.

Dodatni procesni statusi (odabire ih sam primatelj računa).

Odobren (zelena boja) - primatelj je prihvatio račun i potvrđuje da je račun ispravan.

Odbijen (crvena boja) - primatelj je odbio račun i osporava ga iz određenog razloga.

Što napraviti ako nam je račun odbijen?

Ako su pošiljatelj i primatelj korisnici servisa mojeRačun, dovoljno je ispraviti račun i ponovno ga poslati. Ako je račun odbio FINA korisnik, potrebno je stornirati račun i izraditi novi te ga poslati kupcu. Pripazite da broj računa nije isti kao prethodni jer Centralna platforma ne prihvaća „duple račune“.  

Kako mogu osporiti eRačun?

Kako biste osporili eRačun, prvo ga trebate preuzeti. Nakon što ga pregledate, otvorite detalje računa gdje će vam se pokazati opcija osporavanja. Također, opcija osporavanja dostupna je i u e-mailu obavijesti o prispjelom računu. Napominjemo kako se računi koji nisu preuzeti ne mogu osporiti.  

Naplaćuje li se izmjena rola (razine prava) u servisu?

Ne, role se dodjeljuje temeljem Ugovora i podataka koje imamo o korisniku, odnosno na zahtjev korisnika.

Zašto dobivam obavijesti o odbijenim računima na administratorski e-mail, a ne na e-mail na koji zaprimamo obavijesti o računima?

Obavijesti o odbijenim ili neispravnim izlaznim računima automatski se šalju na onaj e-mail koji se veže uz administratorske podatke s kojih se šalju računi. Ako to želite izmijeniti, javite nam se za promjenu administratorskih podataka.

Kako mogu promjeniti e-mail adresu za već poslani račun?

Javite se našoj tehničkoj podršci – preusmjerit ćemo vaš račun na željenu adresu, ako je primatelj s time suglasan.

Koji e-mail koristi moj kupac za zaprimanje eRačuna?

E-mail korisnika možete saznati putem tražilice na servisu: www.moj-eracun.hr -> Prijava -> Tražilica. Na tražilici su dostupni samo javni (opći) mailovi. Ako na tražilici nema podataka o vašem kupcu, zatražite e-mail direktno od njih ili se javiti našoj tehničkoj podršci.

Gdje mogu vidjeti potvrdu da je e-račun odbijen?

Status dokumenta i razlog odbijanja dostupni su na vašem korisničkom portalu pod pojmom „Dokumenti“.

Zašto račun nije dostavljen/preuzet?

Dva su moguća razloga zašto dokument nije dostavljen/preuzet:

1) primatelj nije preuzeo dokument na svoje računalo

2) račun ima grešku zbog koje ne može biti dostavljen.

Zašto sam dobio vaš račun, a nisam korisnik servisa?

Ako niste naš korisnik, a primili ste račun, razlog je slanje eOdgovora prema korisniku koji vam je poslao eOdobrenje. Izjava o ispravku pretporeza naplaćuje se zbog troška obrade i dostave. Više ne morate  printati dokument, ručno kreirati izjavu i ispravljati pretporez pa poštom slati izjavu na odobrenje. Servis mojeRačun automatizirao je proces pa izjavu o ispravku pretporeza šaljete kao elektronički potpisan eOdgovor pošiljatelju eOdobrenja.

Kako se mogu registrirati na centralnu platformu?

Ako je vaš subjekt obveznik javne nabave, trebate ispuniti obrazac za prijavu i poslati ga u FINA-u. Obrazac je dostupan ovdje: https://www.fina.hr/e-racun-u-javnoj-nabavi -> Zaprimanje i izdavanje -> Zahtjev za registraciju ili izmjenu podataka na servisu eRačun za državu korisnika drugog informacijskog posrednika. Pod točku 2. treba upisati podatke naše tvrtke (Elektronički računi d.o.o., OIB 42889250808, matični broj 04151097). Ako niste obveznik javne nabave, vaš će subjekt biti automatski registriran za slanje računa prema obveznicima javne nabave. Za zaprimanje računa od FINA-inih korisnika možete se javiti našoj tehničkoj podršci ili direktno u FINA-u na e-racun@fina.hr

Zašto se ne mogu prijaviti na servis?

Razlog može biti nedovoljna razina prava, neaktivan korisnik ili kriva lozinka. Javite se našoj tehničkoj podršci kako bismo utvrdili u čemu je problem.

Zašto nam obavijesti o računima dolaze na različite e-mail adrese?

Ako e-mail adresa nije zadana u sustavu, obavijest o računu će doći na e-mail koji je pošiljatelj upisao. Preporučujemo otvaranje posebnog e-maila za primitak obavijesti o zaprimljenim eRačunima u formatu eracun@imetvrtke.hr i zadavanje tog e-maila za sve obavijesti o ulaznim dokumentima.

Kako možemo izmijeniti ime administratora na servisu?

Izmjene možete napraviti putem stranice mojeRačun. Prijavite se pomoću korisničkog imena i lozinke, kliknite na tvrtke -> Upravljanje -> Osnovni podaci ->Ažuriraj korisnika.

Koliko je potrebno za aktivaciju usluge?

Aktivacija usluge traje 24 do 72 sata od zaprimanja dokumentacije za registraciju. Ako se poslovni ugovor potpisuje naprednim elektroničkim potpisom, proces može trajati i puno kraće.

Mogu li poslati samo jedan račun preko servisa mojeRačun?

Korisnički paketi su kreirani prema različitim potrebama korisnika. Paket po mjeri vašeg poslovanja možete pronaći OVDJE.

Što je HIR?

HIR je dodatna funkcionalnost u procesu slanja eRačuna koja omogućuje prioritetnu dostavu. Namijenjena je pošiljateljima koji žele imati dodatnu potvrdu dostave s točnim vremenom preuzimanja poslanog računa.

Je li račun u PDF-u poslan e-mailom eRačun?

Sukladno zakonskim propisima eRačun je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku (XML) pogodan za automatsku strojnu obradu, usklađen s EU normom za eRačun. Račun u PDF-u prema tome nije eRačun.

Jesu li mi potrebni dodatni certifikati za slanje eRačuna i eDokumenata?

Nisu vam potrebni dodatni certifikati jer s našom uslugom imate sve što je potrebno za kreiranje i slanje eRačuna bez dodatnih troškova.

Mogu li povući račun iz Excela i poslati ga kao eRačun?

Ne možete povući račun iz Excela. Zakonski ispravan eRačun, usklađen s EU normom, možete izraditi u besplatnoj aplikaciji Kreiraj ili u ERP i računovodstvenim softverima više od 360 partnera iz mojeRačun mreže.  

Ako ugovorim uslugu, moram li svima slati eRačune ili samo obveznicima javne nabave?

Ako imate ugovorenu uslugu za slanje eRačuna, morate ih slati svim obveznicima javne nabave, ali ih možete slati i ostalim poslovnim subjektima koji zaprimaju eRačune.

Je li naplata obrade baze jednokratan trošak?

Da.

Možemo li povećati paket?

Možete povećati paket kad god želite i to bez naknade. Spuštanje na niži paket se naplaćuje 200 kn.

Zašto ne mogu račun samo poslati mailom?

Račun poslan e-mailom ne smatra se eRačunom sukladno Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, budući da zakon jasno propisuje kako je eRačun račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku pogodnom za automatsku i strojnu obradu (XML) format. 

Šaljete li račun za svoju uslugu poštom?

Ne, kao posrednici za eRačune račune šaljemo isključivo u elektroničkom obliku.

Imam knjigovodstveni servis – mogu li slati eRačune u ime svojih klijenata?

Knjigovodstveni servisi imaju mogućnost ugovaranja Business partner paketa po kojem ostvaruju pravo da šalju račune za svoje klijente. Kada želite dodati novog klijenta, javite svom prodajnom predstavniku.

Posjedujem FINA certifikat, vrijedi li mi i kod vas?

Ne, FINA certifikati ne vrijede na servisu mojeRačun. S našom uslugom dobivate sve potrebne certifikate za slanje eRačuna.

Mogu li se slati eRačuni van ugovorenog paketa?

Mogu, ali se svi eRačuni poslani izvan ugovorenog paketa naplaćuju po jediničnoj cijeni eRačuna.

Možemo li se raskinuti ugovor prije njegova isteka?

Da, ali napominjemo kako se za prekid suradnje prije isteka Ugovora naplaćuju penali u iznosu polovice vrijednosti ostatka ugovora.

Kako mogu dobiti korisničke podatke za servis?

Podatke za slanje eRačuna dobivate nakon potpisivanja Ugovora i dostave propisanih dokumenata. Ako želite samo zaprimati eDokumente, dovoljno je da korisničke podatke zatražite od naše tehničke podrške. Imate pravo pristupa servisu i preuzimanja dokumenata koji su vam poslani, bez naknade.

Mogu li vam poslati primjerak ugovora poštom?

Radi veće sigurnosti naših korisnika, poticanja digitalne transformacije gospodarstva i očuvanja okoliša, servis mojeRačun sve poslovne dokumente potpisuje naprednim elektroničkim potpisom. Ako još niste digitalno potpisivali Ugovore, obratite se našoj korisničkoj podršci kako bismo vam pomogli.

Moram li se javiti svojem održavatelju računovodstvenog programa kada dobijem korisničke podatke?

Održavatelju računovodstvenog programa/ERP-a proslijedite korisničke podatke koje ste zaprimili od nas, nakon čega će ih on unijeti u program i uputiti vas kako se šalju eRačuni.  

Trebaju li subjekti koji zaprimaju eRačun imati ugovorenu uslugu?

Ne, eRačun mogu zaprimiti svi pravni subjekti koji posjeduju pretinac elektroničke pošte.

Što je DMS?

mojDMS je informacijski sustav za upravljanje digitalnim dokumentima, povezan na servis Moj-eRačun. Kroz Moj-DMS možete digitalno obrađivati poslovne dokumente; potpisivati ih, likvidirati i odobravati te imati veći nadzor nad kolanjem poslovne dokumentacije i radnim procesima. Aktivacijom usluge mojDMS stvarate preduvjet za potpuno bespapirno poslovanje jer je kroz sustav moguće obrađivati i dokumente koji su u tvrtku ušli kao papirnati dokumenti.

Kako mogu prenijeti dokumente u mojDMS?

mojDMS je samostalna aplikacija koja omogućava integraciju vanjskih servisa. Budući da svi računi moraju biti pohranjeni i čuvani u propisima definiranom razdoblju, servis mojeRačun omogućava automatsko prenošenje svih dokumenata koji su zaprimljeni preko servisa u mojDMS aplikaciju. Također, Moj-DMS omogućava ručni unos dokumenta putem skeniranja papirnatog dokumenta.

Sukladno navedenom, postoje dva načina prijenosa dokumenata u mojDMS:

  • Povlačenjem dokumenata sa servisa mojeRačun
  • Lokalno s računala (skenirani dokumenti, dokumenti pristigli emailom)

 

Kako mogu organizirati obradu dokumenata unutar usluge mojDMS?

mojDMS omogućuje obradu eDokumenata na dva načina:

  • bez hodograma – koristi se za procese koji nisu uvijek isti. eDokumente se obrađuju tako da svakog sljedećeg zaposlenika i njegov zadatak određuje njegov prethodnik
  • korištenjem hodograma – koristi se za procese koji su jednoobrazni, uvijek s istim korisnicima/grupama korisnika i istim podprocesnim preddefiniranim koracima.
Mogu li knjigovodstveni servisi imati više klijenata na sustavu mojDMS?

Knjigovodstveni servisi mogu surađivati unutar sustava mojDMS s neograničenim brojem klijenata. Tvrtka korisnik postavlja knjigovodstvo u jedan od svojih hodograma postupanja unutar usluge mojDMS, a za svaki dokument na čekanju knjigovođa dobiva obavijest sustava.

Kako knjigovodstveni servis pristupima u naš mojDMS?

Neovisno o tome ima li mojDMS jedan ili 50 njegovih klijenata, knjigovodstvenom servisu dodjeljuje se korisničko ime i lozinka za autentifikaciju prema sustavu. Poveznicu na mojDMS sustav računovodstveni servis može imati sa svim klijentima.

Možemo li unutar usluge mojDMS ograničiti pristup određenim djelatnicima?

Ovisno o vrsti dokumenta, pokrećete unaprijed postavljeni hodogram koji obuhvaća isključivo za to ovlaštene osobe i to samo za područje poslovanja prema njihovim zaduženjima unutar organizacije.

Što je Moj-eArhiv?
mojeArhiv je informacijski sustav koji omogućuje sigurne i kontrolirane uvjete za pohranu svih poslovnih dokumenata u elektroničkom obliku; eRačuna, eOpomena,  eOdobrenja, eOtpremnica, eNarudžbenica  do ePrimki i ugovora ili bilo kojeg drugog dokumenta u elektroničkom obliku koji je važan za vaše poslovanje ili ste ga zbog zakona obavezni čuvati duži vremenski period.
Jesmo li obavezni koristiti mojeArhiv?

Ako zaprimate eRačune ili ih šaljete i zaprimate, obavezni ste imati elektronički arhiv sukladno Zakonu o elektroničkoj ispravi, Zakonu o elektroničkom izdavanju računa javnoj nabavi i Zakonu o računovodstvu. eRačun je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu (XML formatu), pogodan za automatsku i strojnu obradu, a s obzirom na njegovu strukturu jedini ispravan način za čuvanje i pohranu je izvorno u informacijskom sustavu ili na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja, odnosno eArhivu.

Koliko dugo se čuvaju dokumenti u eArhivu?

Prema  zakonskim propisima, svi knjigovodstveni eDokumenti i privitci pohranjeni su na period od 11 godina, ali se arhiva može ugovoriti i na dulji period.  

Jesu li računi poslani putem servisa pohranjeni u eArhivu?

Svi računi razmijenjeni kroz servis mojeRačun se pohranjuju u mojeArhiv na 11 godina. Računi su vam uvijek dostupni preko portala do kraja travnja tekuće godine, kada je kraj fiskalne godine. Nakon toga se prebacuju u mojeArhiv.

Može li se račun preuzeti više puta?

Svi zaprimljeni računi se nalaze na našem servisu i moguće ih je preuzeti u tekućoj godini. Nakon toga se uvijek mogu preuzeti sa servisa mojeArhiv.

Možemo li sami arhivirati eDokumente?

Možete, ali pod uvjetom da eRačuni budu arhivirani kao što su i poslani, u digitalnom obliku. Također, morate garantirati nepromjenjivost podataka u zakonski propisanom roku.

Što mi zakonski jamči korištenje usluge moj-eArhiv?
  • Cjelovitost sadržaja
  • Vjerodostojnost pošiljatelja
  • Nepromjenjivost u vremenu
Zašto plaćam eArhiv ako šaljem račune svom knjigovodstvu koje ih čuva za mene?

Prema zakonskim propisima Republike Hrvatske, dokument se mora arhivirati u originalnom obliku. S obzirom na to da su eRačuni u digitalnom obliku, moraju se čuvati u digitalnoj arhivi. Čuvanje ispisanih računa je čuvanje kopija računa.

Koja je razlika između sustava moj-DMS i moj-eArhiv?

mojDMS je sustav za digitalni protok dokumenata i namijenjen je za digitalno poslovanje ureda. mojeArhiv služi isključivo za pohranu dokumenata, odnosno predstavlja krajnje odredište za digitalne dokumente.

Mogu li papirnati račun arhivirati u mojDMS?

Papirnati račun možete obraditi, likvidirati, odobriti i potpisati unutar sustava mojDMS, ali ga možete arhivirati isključivo u mojeArhiv.

Kada me sustav mojBI obavještava o blokadi kupca?

Podaci o blokadama kupaca se ažuriraju svakodnevno. Ako je kupac ušao u blokadu u periodu dok traje valuta plaćanja vašeg računa, dobit ćete o tome automatsku obavijest. Isto tako, sustav će vas o blokadama obavijestiti u trenutku slanja eRačuna prilikom unosa OIB-a  kupca.

Koje podatke mogu dobiti kroz mojBI?

Osim automatske obavijesti o blokadi kupaca, kroz mojBI dobivate relevantne podatke o prihodima, rashodima, dobiti, bonitetnoj ocjeni, broju zaposlenih i više od 60 ostalih financijskih i bonitetnih pokazatelja uspješnosti poslovnih subjekata.

Što možemo saznati iz polugodišnjeg izvještaja servisa mojBI?

Iz polugodišnjeg izvještaja dobivate detaljan pregled financijske stabilnosti vaših kupaca i dobavljača. Osim bonitetne ocjene komitenata, vidljiv vam je trenutni ili prethodni status blokada i prosječno vrijeme u kojem podmiruju svoje obaveze.

Možemo li kroz mojBI saznati kako posluje konkurencija?

Kroz mojBI možete zatražiti i posebno izvješće o financijskim i poslovnim pokazateljima za konkurenciju ili za tvrtke s kojima tek planirate surađivati.

Po čemu se mojBI razlikuje od sličnih servisa?

Sustav mojBI automatski vas obavještava kod svake promjene u statusu blokade vaših kupaca. To vam daje dodatnu sigurnost u postupku naplate potraživanja.

Postoji li adresar tvrtki unutar mojBI?

Korisnicima usluge mojBI na raspolaganju je najdetaljniji poslovni adresari s kontakt podacima poslovnih subjekata.

Postoje li različiti paketi za uslugu mojBI?

Postoje tri paketa za korištenje usluge mojBI, tako da možete izabrati najbolji paket za svoje poslovanje. Dostupni su vam Micro, Basic i Premium paket, ovisno o razini informacija koje su vam potrebne. Koji vam najbolje odgovara, pogledajte na poveznici.

Što je eOtpremnica?

eOtpremnica je elektronička inačica financijskog dokumenta otpremnice, ali u strukturiranom podatkovnom XML obliku koja se može slati i učitavati putem servisa Moj-eRačun.

Što je mOtpremnica i kome je namijenjena?

Mobilna aplikacija mOtpremnica namijenjena je korisnicima (dobavljačima) koji isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga distributera (kurirske službe), odnosno kombiniranjem obaju načina, uz upotrebu eOtpremnice koja se kreira u računovodstvenom programu.

Možemo li slati eOtpremnicu ako koristimo kurirsku službu?

Možete slati eOtpremnicu uz aktivaciju usluge mOtpremnica. Ova mobilna aplikacija namijenjena je korisnicima, dobavljačima, koji isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga distributera (kurirske službe), odnosno kombiniranjem obaju načina.

Postoji li račun-otpremnica po UBL standardu?

Sukladno UBL standardu kojim je definiran eRačun u Hrvatskoj ne postoji dvojni dokument kao što je račun-otpremnica u papirnatom poslovanju. No, uvođenjem eRačuna poslovni subjekti koji vode robno-materijalno knjigovodstvo stvorili su preduvjet za uvođenje eOtpremnice kroz aplikaciju mOtpremnica.

Tko upravlja aplikacijom mOtpremnica?

Aplikacijom upravlja administrator koji na svome sučelju bira rute za vozače, nadgleda proces dostave te verificira kupce i njihove poslovne jedinice kroz dodjelu NFC čipova.

Mogu li kroz mOtpremnicu mijenjati rute dostavljačima?

Administrator koji upravlja mOtpremnicom u svakom trenutku može promijeniti rute dostavljačima. Aplikacijom se izrađuju i uređuju rute za vozače/dostavljače te, opcionalno, dodjeljuju nova vozila na dostavu.

Može li se eOtpremnica učitati u ERP kao eRačun?

Kupci mogu automatski učitati strukturirani dokument eOtpremnicu u svoj računovodstveni program, što im značajno štedi vrijeme i uklanja eventualne greške kod prepisivanja.

Kako mogu znati da je roba preuzeta s eOtpremnicom?

Prilikom preuzimanja robe kupca se identificira NFC čipom, a preuzimanje robe potvrđuje se potpisom na mobilnom uređaju. Čitav proces ostaje zabilježen u aplikaciji mOtpremnica, zajedno s GPS zapisom mjesta preuzimanja robe.

Koliko traje proces integracije servisa Moj-eRačun u računovodstveni program/ERP/sustav za fakturiranje?

Duljina trajanja procesa integracije ovisi o nekolicini parametara poput:

  • koliko je računovodstveni program u startu kompatibilan sa servisom Moj-eRačun, govoreći o tehnologiji
  • ima li računovodstveni program mogućnost kreiranja XML datoteke
  • pruža li ERP program sve obavezne podatke za kreiranje XML-a itd.

Iz dosadašnje prakse, prosječno trajanje integracije je oko dva tjedna. Za detaljniju procjenu molimo vas da se obratite našem timu konzultanata putem e-maila integracije@moj-eracun.hr

Koji su daljnji koraci integracije nakon provjere XML strukture i testiranja na demo okolini?

Nakon što smo utvrdili da kreirate valjanu XML strukturu i da funkcionira slanje/zaprimanje eDokumenata, dodjeljujemo vam korisničko ime i lozinku za produkciju, kao i pripadajući SoftwareID. Putem SoftwareID podatka se jednoznačno i nedvosmisleno identificira ERP program iz kojeg se šalje elektronički dokument. Navedene podatke možete zatražiti nakon uspješne integracije putem e-maila integracije@moj-eracun.hr.

Koji su načini spajanja na servis Moj-eRačun?

API - REST api servis. Kreira se JSON datoteka koja sadrži parametre za autorizaciju korisnika te link s metodom koju želite koristiti. Više na stranicama za developere https://www.moj-eracun.hr/en/Manual/Stable/Api

Drivers - aplikacija rađena u .NET programskom jeziku. Pokreće se kroz CMD, u kojem se predaju parametri za autorizaciju korisnika te metodu koju želite koristiti. Za slanje računa putem ove aplikacije, XML datoteke eDokumenata moraju biti prethodno kreirane u programskom rješenju i dostupne aplikaciji za dohvat i slanje na web server. Više na stranicama https://www.moj-eracun.hr/en/Manual/Stable/Drivers

Zašto se status računa u programu razlikuje od onog u servisu?

Neki programi nemaju isti naziv statusa kao na servisu, ali većinom je riječ o tome da treba ažurirati status sa servisom. Molimo vas da se, vezano uz ovo pitanje, konzultirate s održavateljem vašeg programa.

Servis Moj-eRačun

Što je elektronički račun?

Elektronički račun (eRačun) je račun izdan i poslan elektroničkim putem. eRačun se sastoji od XML zapisa i PDF vizualizacije računa potpisanih digitalnim certifikatom i vremenskim žigom. Račun poslan u PDF formatu na email primatelja bez XML strukture i bez elektroničke validacije se ne smatra digitalnim računom.

Prednosti slanja eRačuna su sljedeće:

  • Proces slanja se odvija trenutno uz točnost dostave koja nadilazi tradicionalne metode slanja
  • Preuzimanje eRačuna je besplatno (kao i kod obične pošte, pošiljatelj plaća slanje)
  • eRačuni se ne trebaju ispisivati i kuvertirati (nemjerljiva ekološka korist jer osigurava uštedu u papiru, opremi i struji).
  • Cijena po jednom računu je manja od cijene bilo kojeg klasičnog poštanskog servisa.
  • Statusi slanja su zagarantirani te se svaki poslani eRačun smatra preporučenom pošiljkom.

Pravna pozadina

Pravna podloga eRačuna zasniva se na regulativama i standardima Europske unije koje su prenesene u hrvatski pravni sustav. Elektronički račun u hrvatskom zakonodavstvu je u potpunosti izjednačen s računom u papirnatom obliku.

U trenutku kada pošaljete eRačun, servis Moj-eRačun u njega automatski ugrađuje ugrađuje elektronički potpis s aplikativnim certifikatom i vremenski žig kako bi osigurao vjerodostojnost pošiljatelja i nepromjenjivost sadržaja Vašeg elektroničkog računa.

Također, po Zakonu o financijskom poslovanju i predstečajnoj nagodbi – NN 108/12, 144/12, 81/13, 112/13, 71/15, 78/15 – valuta plaćanja kreće od trenutka primitka računa. Po navedenoj odredbi eRačun je idealan oblik slanja računa jer se jedino eRačunom zna točno vrijeme primitka istog

Servis Moj-eRačun pravno je usklađen (reguliran) sa odredbama slijedećih dokumenata:

eRačun u javnoj nabavi

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi propisuje obvezu primanja i slanja eRačuna za sve obveznike Zakona o javnoj nabavi za sve vrste postupaka nabave, uključujući i tzv. bagatelne nabave, i to:

  • Od 1.12.2018. obveznici ZOJN su obvezni zaprimati elektroničke račune
  • Od 1.7.2019. dobavljači obveznika ZOJN su obvezni slati elektroničke račune

Svi javni i sektorski naručitelji (definicija iz Zakona o javnoj nabavi; pojednostavljeno: svi korisnici državnog/lokanog proračuna) su od 1.7.2019. godine obvezni zaprimati i slati isključivo eRačune (bez obzira na vrijednost posla) i to u formatu propisanom EU normom o standardizaciji e-računa
Za sve pravne subjekte koji izdaju račune Naručiteljima to znači:

  • da im nakon 1.12.2018. Naručitelji obveznici javne nabave ne smiju odbiti zaprimiti poslani eRačun
  • da su od 1.7.2019. prema Naručiteljima obveznicima javne nabave obvezni poslati isključivo eRačun (bez obzira na vrijednost posla)
  • Ukoliko poslije 1.7.2019. spomenutim kupcima pošalju papirnati račun oni ga neće smjeti zaprimiti pod prijetnjom kazne tj. pravni subjekt se neće moći naplatiti

Za javne naručitelje koji su korisnici državnog proračuna je obvezan informacijski posrednik FINA.
Jedinice lokalne i regionalne samouprave i sva povezana društva/tijela će moći samoinicijativno odabrati informacijskog posrednika, kao i Sektorski naručitelji.

Tehnička pozadina

Servis Moj-eRačun u razmjeni eRačuna u podatkovnom (XML) obliku podliježe standardu UBL 2.1.
Svi poslani i primljeni eRačuni pohranjuju se u eArhivi na vremenski rok od 11 godina. eRačuni se pohranjuju u XML obliku uz PDF vizualizaciju te priloge poslane uz eRačun.

Svi tehnički standardi usklađeni su s Pravilnikom o PDV-u i direktivama Europske unije.
Nakon izrade, eRačun se šalje putem servisa Moj-eRačun gdje se potpisuje aplikativnim certifikatom, izdanim od strane FINA-e, i na koji se ugrađuje kvalificirani vremenski žig. Tako ovjeren eRačun šalje se primatelju koji ne mora biti ugovorni korisnik servisa kako bi primio eRačun.

Primatelj automatski dobiva obavijest o primitku eRačuna. Ukoliko primatelj ne želi odmah preuzeti eRačun (radi neznanja, nezainteresiranost ili nečeg trećeg), agenti servisa Moj-eRačun u roku od dva dana od slanja obavijesti o eRačunu telefonski kontaktiraju primatelja i vode računa da se vaši eRačuni preuzmu.

Kako se registrirati?

Zatraži ponudu

Ponudu za uslugu možete zatražiti ovdje

Time ćete pokrenuti automatski proces aktivacije usluge. Nakon popunjavanja forme koja se nalazi na link-u ćete dobiti email obavijest s ugovorom i ponudom u privitku uz upute za daljnje korake.

Ukoliko niste dobili tu email obavijest ili se u privitku ne nalaze ponuda i ugovor možete nam se javiti putem forme na https://www.moj-eracun.hr/cms/prodajna-podrska/

Ako ste knjigovodstveni servis koji želi fakturirati za svoje klijente, molimo da popunite formu za prodajne upite na https://www.moj-eracun.hr/cms/prodajna-podrska/.

Kako aktivirati uslugu

Nakon prihvaćanja ponude i potpisivanja ugovora sustav Vas automatski preusmjerava na drugi korak registracije. Pozorno pročitajte upute na stranice te učitajte:

  • Izjavu
    Učitajte skeniranu, potpisanu i žigom ovjerenu izjavu u privitku emaila koji ste primili nakon prvog koraka registracije
  • Potpisani ugovor
    Sve stranice ugovora moraju biti skenirane i priložene kao jedna datoteka. Za spajanje više PDF datoteka u jednu možete koristiti sljedeći link: Merge PDF
  • Izvadak iz sudskog registra
    Korisni linkovi: Pravosuđe, Obrtni registar i Registar udruga. Izvatke preuzete s gornjih linkova morate potpisati i pečatirati.
  • Excel tablica kupaca
    Excel tablica komitenata u obliku: prvi stupac – OIB tvrtke, drugi stupac – naziv tvrtke

Ispod polja za učitavanje možete odabrati aktivaciju po ubrzanom postupku kojom se garantira aktivacija unutar 24 sata. Nakon što pritisnete gumb „Pošalji“ dokumentacija se učitava na našem servisu i prolazi postupak validacije. Nakon što je dokumentacija uspješno validirana na email će te dobiti korisničke podatke.

Korisnički podatci

Korisnički podatci su korisnički ID i lozinka koja Vam služi za pristup servisu, aplikaciji „Kreiraj“ i za aktiviranje usluge u računovodstvenom programu. Korisničke podatke dobivate nakon provjere i potvrđivanja učitanje dokumentacije. Ukoliko niste dobili korisničke podatke ili se ne možete prijaviti na servis, molimo da nas kontaktirate putem web forme za tehničke poteškoće na https://www.moj-eracun.hr/cms/tehnicka-podrska/

Slanje eRačuna

Ukoliko za slanje eRačuna koristite računovodstveni program koji je integriran s Moj-eRačun servisom, potrebno je javiti se distributeru tog ERP-a s korisničkim podacima dodijeljenima prilikom registracije. Održavatelji ERP-a pokazat će Vam slanje eRačuna iz njihovog programa i inicijalno namjestiti potrebne postavke.

Ukoliko nemate računovodstveni program ili Vaš računovodstveni program nije integriran s Moj-eRačun servisom, za slanje možete koristiti našu besplatnu web aplikaciju “Kreiraj”. Upute za korištenje aplikacije nalaze se niže. Za slanje eRačuna iz web aplikacije potrebno je imati unesenu e-mail adresu kupca u adresar, a upute za to se također nalaze niže u tekstu.

“Kreiraj” web aplikacija

Kratke video upute možete pogledati ovdje - https://www.youtube.com/watch?v=8YWLTZ7IUlQ&feature=youtu.be

Kreiraj_Moj_eRačun

Meni

2.2. Meni
  1. Ova tipka Vas vodi na stranicu servisa
  2. Ovdje možete pogledati sve spremljene nacrte
  3. Ovdje možete pregledati sve spremljene predloške
  4. Ova tipka vodi do pregleda povijesti poslanih dokumenata i točnog
    vremena prijave i odjave iz aplikacije
  5. Pritiskom na ime korisnika se otvara meni u kojem možete
    personalizirati račune koje šaljete logotipom svoje tvrtke i brojem
    decimala koji će se upisivati na račun u cijenu i kolićinu.

Ispod menija se nalazi forma za kreiranje eRačuna.

 

Kreiranje eRačuna

Na vrhu forme se nalazi osnovni podaci o računu.

2.3. Osnovni podatci

Izdavatelj
Ukoliko eRačune šaljete za više subjekata, u ovom polju možete promijeniti subjekt pošiljatelja.

Nadnevak
Datum računa

Isporuka
Datum isporuke robe ili obavljanja usluge

Dospijeva
Datum dospijeća

Primatelj
Primatelja računa pretražujete po OIB-u subjekta. Kada upišete OIB, ispod polja će se pokazati rezultati pretrage u kojima je potrebno označiti subjekt primatelj eRačuna.

Ukoliko šaljete račun na subjekt koji eRačune primaju na poslovne jedinice, potrebno je odabrati ispravnu poslovnu jedinicu.

Ako ne možete pronaći subjekt po OIB-u, potrebno je dodati taj subjekt u našu bazu primatelja. Molimo da se obratite tehničkoj podršci ukoliko naiđete na ovaj problem.

Poslovni proces
Ovo je obavezno polje u koje je potrebno unijeti oznaku poslovnog proces po kojoj se račun šalje. Automatski se popunjava oznaka P3 te ako je potrebno možete ju promijeniti.
Oznake poslovnih procesa su sljedeće:

P1: izdavanje računa za isporuke robe i usluga prema narudžbenicama, na temelju ugovora 
P2: izdavanje računa za isporuke robe i usluga na temelju ugovora 
P3: izdavanje računa za isporuku prema samostalnoj narudžbenici 
P4: plaćanje unaprijed 
P5: plaćanje na licu mjesta 
P6: plaćanje prije isporuke 
P7: računi s referencama na otpremnice 
P8: računi s referencama na otpremnicu i primku 
P9: odobrenja ili računi s negativnim iznosima, izdani zbog raznih razloga, uključujući i povrat prazne ambalaže 
P10: izdavanje korektivnog računa (storniranje/ispravak računa) 
P11: izdavanje djelomičnoga i konačnog računa 
P12: samoizdavanje računa.

Razrada stavaka

Razrada stavaka nova

U razradi stavaka moguće je promijeniti jediničnu mjeru (JM), kolićinu, cijenu, porezni razred i popust. Nova stavka se dodaje na plavi plus znak pored stavke. Ukoliko je potrebno upisati količinu koja nije cijeli broj, znamenke treba odvojiti s točkom, primjerice 1.5 kom.

Ukoliko se za porezni razred odabere „Ne podliježe PDV-u“, „Oslobođeno PDV-a“ ili PPO (prijenos porezne obveze), otvoriti će se novo polje (Razlog za izuzeće od PDV-a/neoporezivanje) ispod razrada stavke. U to polje je potrebno upisati na koje članke i stavke zakona se odnosi oslobođenje od poreza.

Novo polje razlog izuzeća od PDV-a

roškove i popuste možete dodati preko plavog plusa pored naziva.

Troškovi

Tri su predefinirana troška:

  • Povratna naknada
  • Porez na potrošnju u ugostiteljstvu
  • Posebni porez na motorna vozila

Putem ta tri troška na ispravan način možete u eRačunu prikazati PPMV, porez na potrošnju i povratnu naknadu. Potrebno je upisati iznos tih troškova te u polje za razlog neoporezivanje upišite ime troška. Više na blogu.

Popust

Dodavanjem ovog polja dodajete popust na razini dokumenta za razliku od popusta koje definirate na stavci.

Primljeni avans

Ako šaljete račun po avansnom računu upišete koliki je bio avans. Izbjegava se storniranje avansnih računa no bitno je naglasiti u neobvezne informacije na koji se avansni račun referencira.

 

Neobavezni podatci

2.5. neobavezni podatci

U ovom djelu forme možete upisati ostale informacije o računu, popratnim dokumentima ili subjektu.

Meni za slanje

S desne strane se nalazi meni za odabir dokumenta koji želite poslati (Račun, Odobrenje ili Avansni račun) i novčana valuta računa.

2.6. Meni za slanje

Kada se odabere strana valuta (USD ili EUR) tečaj se mora namjestiti ručno

2.7. Novčana valuta računa

Tipka „Pošalji eRačun“ je zasivljena i ne može se pritisnuti dok sve obavezna polja nisu popunjena. Provjerite unesene podatke ukoliko ne možete pritisnuti tipku „Pošalji eRačun“

2.8. Meni za slanje računa

Pritiskom na „Pošalji eRačun“ nakon što su svi podatci popunjeni otvorit će se ovaj prozor. U njemu možete definirati želite li koristiti vlastitu PDF vizualizaciju računa ili koristiti automatski generiranu servisa.

Ukoliko odaberete „Koristi svoju vizualizaciju“ pojaviti će se nova tipka preko koje možete učitati svoju vizualizaciju.

2.9. Odabir vizualizacije

Uz račune možete poslati i privitke. Preporučamo da šaljete maksimalno 2 privitka u pdf i xlsx formatu kako bi predaja računa na server bila što brža.

Nacrti i predlošci

U nacrte se upisuje nedovršeni račun koji zatim možete dovršiti kasnije.

U predloške se zapisuje predložak računa koji se zatim može slati više puta odnosno dok se ne izbriše iz predložaka. Predloške je najbolje koristiti ukoliko imate račune koje uz manje promjene šaljete na redovnoj mjesečnoj bazi.

Matematika aplikacije Kreiraj

Kod izračuna PDV-a gdje cifra ispada na 3 decimale, naša aplikacija koristi standard “round up” zaokruživanja. Što znači da će se iznos 1,385 biti zaokružen na 1,39.

Podrška

Korisnička podrška Servisa Moj-eRačun dostupna je putem web formi dostupnih ovdje:

  • Prodajna podrška (za sva pitanja vezana uz registraciju, ponude, pakete, cijene i ugovore):

https://www.moj-eracun.hr/cms/prodajna-podrska/

  • Tehnička podrška (za tehničke poteškoće pri slanju i zaprimanju eDokumenata, integraciju računovodstvenog programa sa servisom, tehnička pitanja oko eArhiva i DMS-a, …):

https://www.moj-eracun.hr/cms/tehnicka-podrska/

Podsjećamo svoje korisnike da pri ispunjavanju formi budu što precizniji kako bi obrada zahtjeva bila što preciznija i brža. Na temelju dostavljenih podataka, Vaš će slučaj biti dodijeljen nadležnom agentu i bit ćete kontaktirani u najkraćem mogućem roku. Molimo Vas da prije slanja forme provjerite ispravnost kontakt podataka.

Servis

Servis Moj eRačun služi za administraciju podataka subjekata pošiljatelja eRačuna te pregled poslanih i primljenih eRačuna. Sve informacije o statusu računa i obavljanje preuzimanja možete odraditi na servisu.

Osnovni pojmovi servisa:

  • Korisnik - Korisnik je definiran putem email adrese i jedinstvenog korisničkog ID-a. Korisnici mogu biti povezani sa više subjekata i po subjektima imati definirane role koje definiraju razinu prava.
  • Subjekt – Subjekt je definiran preko OIB-a. U jednom subjektu je moguće imati više korisnika sa različitom razinom prava.

Moj eRačun servis

Pristupa se pute putem stranice www.moj-eracun.com pritiskom na tipku "Prijava".

3.1.1. Prijava sa početne stranice
3.1.2. Meni za prijavu u servis

Na stranici za prijavu je potrebno upisati korisničke podatke i stisnuti gumb “Prijavi se”. Ukoliko zaboravite ili izgubite zaporku, proces izmjene možete pokrenuti proces za zamjenu lozinke.

Pregled dokumenata

Statusi

  • U pripremi
    • Račun je upravo u izradi ili čeka na obradu Servisa Moj-eRačun (certificiranje, potpisivanje itd). Računi u ovom statusu prosječno ostaju nekoliko sekundi, no u vrijeme ekstremno velikog prometa mogu ostati u statusu “U pripremi” i više sati.
  • Poslano
    • Račun je uspješno obrađen i e-mail obavijest o primitku računa poslana je primatelju. Račun čeka na preuzimanje.
  • Potpisano
    • Račun je obrađen od strane MeR i čeka na slanje u sustav drugog informacijskog posrednika. Računi u ovom statusu u prosjeku ostaju nekoliko sekundi, no prijenos može potrajati i do 24 sata u ekstremnim situacijama.
  • Dostavljeno
    • Račun je uspješno zaprimljen i preuzet od strane primatelja. Ukoliko primatelj koristi usluge drugog informacijskog posrednika, status dostavljen podrazumijeva da je račun zaprimljen u sustav drugog posrednika i da je proslijeđen primatelju. Dodatne informacije prenosit će se kroz Procesne statuse (više o procesnim statusima niže).
  • Neuspjelo (crvena boja)
    • Ukoliko se radi o računu koji mora proći validaciju Centralne platforme, status neuspjelo znači da ju nije prošao; ako se radi o razmjeni računa među dva Moj-eRačun korisnika koji nisu obveznici JN, status neuspjelo znači da račun nije preuzet unutar 5-10 radnih dana.*
  • Neuspjelo (siva boja)
    • Račun je poslan, no nije ga bilo moguće obraditi i proslijediti primatelju (neispravan XML, greška pri certificiranju i sl.) - ovakve računa preporučamo ponovo poslati, a ako i pri ponovljenom slanju ne budu obrađeni, potrebno je detaljnije provjeriti XML.
  • Opozvan
    • Račun je opozvan od strane pošiljatelja i time više nije dostupan za preuzimanje primatelju. Račune za obveznike javne nabave standardno nije moguće opozvati jer se transfer na Centralnu platformu vrši unutar nekoliko sekundi.

*dodatne informacije o statusu Neuspjelo i razlozima za isti potražite niže u paragrafu “Greške prilikom slanja”
Procesni statusi (automatski)

  • Zaprimljen (siva boja)
    • dokument je uspješno zaprimljen na centralnu platformu i proslijeđen informacijskom posredniku primatelja. Informacijski posrednik zaprima dokument u svoju mrežu i prosljeđuje ga primatelju
  • Potvrda zaprimanja (siva boja)
    • primatelj je preuzeo dokument (ekvivalent statusa dostavljeno u MeR mreži)

Dodatni procesni statusi (odabire ih sam primatelj računa)

  • Odobren (zelena boja)
    • primatelj je prihvatio dokument – slaže se s njegovim sadržajem i neće ga odbiti
  • Odbijen (crvena boja)
    • primatelj je odbio dokument te bi trebao upisati razlog odbijanja
  • 2/3 (Djelomično) plaćen (zelene boje)
    • primatelj je platio račun u potpunosti ili djelomično

Greške prilikom slanja

Najčešće pogreške prilikom slanja :

  • Račun pod tim brojem već postoji u pretincu primatelja
    • Molimo da provjerite jeste li račun s istim brojem računa već poslali
  • Ne postoji pretinac za naručitelja
    • Primatelj nije omogućio dostavu eRačuna (još uvijek se nije registrirao na Centralnu platformu)
    • Molimo da primatelja hitno obavijestite da se registrira na Centralnu platformu kako bi mu mogli poslati račun
    • Popis subjekata registriranih na CP možete provjeriti na linku https://servisi.fina.hr/e-racun-javna-trazilica/
  • Račun nije izdan na ispravnu poslovnu jedinicu
    • Ukoliko primatelj računa na CP ima registrirano više poslovnih jedinica, a upisali ste pogrešnu poslovnu jedinicu u e-računu ili niste upisali niti jednu, takav račun se ne može poslati na Centralnu platformu
    • Molimo da klikom na link https://www.moj-eracun.hr/hr/Subjekt/FindPJ pregledate registrirane poslovne jedinice
    • Ako je problem bio zbog neispravne poslovne jedinice, unesite ispravnu I ponovite slanje eRačuna
    • Ukoliko je račun pod tim brojem već dostavljen na neispravnu poslovnu jedinicu, potrebno je izmijeniti broj računa
  • Format ili broj privitaka nije podržan
    • Svi privitci moraju biti u .xlsx ili .pdf format
    • Ukoliko trebate poslati privitak koji je u .xls (excel), .docx (word) ili nekom drugom formatu, morate ga konvertirati u .pdf
  • Oznaka porezne kategorije nije u skladu s propisanim ili postoje matematičke pogreške u rekapitulaciji poreza
    • Molimo javite se distributeru svog računovodstvenog programa kako bi provjerili ispravnost poreznih oznaka poreznih kategorija
  • Kodne oznake (npr. mjernih jedinica) nisu u skladu s propisanima
    • Molimo javite se distributeru svog računovodstvenog programa kako bi provjerili jesu li kodne oznake ispravne
  • Primatelj nije poslovni subjekt ispravnog tipa
    • Račun je poslan B2G kanalom, a subjekt je registriran kao gospodarstvenik/račun je poslan B2B kanalom, a subjekt je registriran kao obveznik javne nabave
    • Potrebno je provjeriti ispravnost registracije primatelja - mogući uzroci su: neispravno ispunjavanje obrasca za registraciju na CP, neispravna obrada obrasca, greška u prikazu subjekta na registru, greška u definiciji subjekta unutar našeg sustava
    • Registar je dostupan ovdje: https://servisi.fina.hr/e-racun-javna-trazilica/
    • Ukoliko je potrebna intervencija naše tehničke podrške, dostupni smo putem web forme: https://www.moj-eracun.hr/cms/tehnicka-podrska/

Nakon javljanja održavatelju računovodstvenog programa i ispravljanja XML strukture ponovite fakturiranje neuspjelih računa. Ukoliko iz bilo kojeg razloga niste u mogućnosti ponoviti slanje iz svog ERP-a, možete ga poslati iz naše web aplikacije (https://kreiraj.moj-eracun.hr/)

Dodatno:

Svim našim partnerima (održavateljima ERP-ova) omogućen je pregled logova za njihove korisnike putem linka https://www.moj-eracun.hr/hr/PartnerPanel/ErrorLog.

Poslani dokumenti

Pregled poslanih dokumenata imaju svi korisnici s rolom Pošiljatelj ili Administrator. Osim pregleda statusa, broja dokumenata te vremena slanja i zaprimanja u ovom sučelju postoje funkcijske tipke za manevriranje dokumentima.

  1. Detalji o dokumentu – otvara novi tab odakle je moguće pregledati kreirani PDF, ponoviti e-mail obavijest o računu, dodati privitak i sl.
  2. Preuzimanje PDF-a
  3. Osporavanje računa
3.1.3. Funkcijske tipke na pregledu računa

Pretraživanje poslanih dokumenata

Prilikom pretraživanja poslanih dokumenata moguće je kombinirati više parametara označenih brojevima 1 – 11 na prikazu niže.

Parametri 8 i 9 odnose se na datume slanja eDokumenata, a parametri 10 i 11 na datume preuzimanja eDokumenata.
Klikom na “CSV za neuspjele” (12) dobivate excel tablicu s popisom neuspjelih računa.
Klikom na “Broj dokumenata” (13) otvara se pop-up s brojem poslanih dokumenata u tekućem mjesecu.
Klikom na “Izvezi” kreira Excel tablica na temelju odabranih parametara pretraživanja i preuzima na Vaše računalo za lakše manevriranje dokumentima ili dodatne analize.

Poslani dokumenti tumač

Administriranje tvrtke

Klikom na gumb „Tvrtke“ otvara se popis tvrtki u kojima je Vaš korisnik stavljen na neku rolu. Odaberite tvrtku koju želite administrirati klikom na gumb „Upravljanje“.

3.1.5. Upravljanje tvrtkom

U pregledu tvrtke možete vidjeti 8 tab-ova koji služe za administraciju Vašeg subjekta.

Osnovni podatci

U ovom tab-u možete izmijeniti osnovne podatke o Vašoj tvrtci. Molimo Vas da ne mijenjate OIB, adresu ili naziv tvrtke bez prethodnog obavještavanja tehničke podrške.

3.1.6. Osnovni podatci

Nakon popunjavanja forme pritisnite „Spremi“ te će se korisnik kreirati. Napominjemo da je u lozinci poželjno koristiti više od 8 znakova sa barem jednim velikim slovom, brojkom i znakom. Ukoliko dodajete novog korisnika koji će slati eDokumente potrebno je za njega kreirati izjavu.

Role korisnika

Razine prava na servisu:

  • Administrator tvrtke - najviša rola, jedina ima ovlasti mijenjati podatke o tvrtki te brisati i dodavati korisnike, mijenjati adresar i slično
  • Potpisnik - rola koja omogućava vlastoručno potpisivanje dokumenata. Servis podržava i vlastoručno potpisivanje dokumenata (zasad samo pdf) iako se to rijetko koristi
  • Pošiljatelj - rola koja dozvoljava slanje eDokumenta kao i pregled svih poslanih eDokumenata
  • Primatelj - rola koja omogućava preuzimanje računa sa Servisa ili automatski import računa u ERP, ali ne i slanje
  • Pristupnik - rola koja se dodjeljuje primatelju koji nije registriran u sustav, ali mu je poslan eRačun. Ima ovlasti pogledati i preuzeti samo onaj račun koji je njemu poslan direktno na njegovu e-mail adresu. Nema pristup Servisu i račune može preuzimati samo s e-mail obavijesti.

Bitno je napomenuti kako mijenjanje lozinke dovodi do nemogućnosti slanja iz računovodstvenih programa u koje su upisani stari podaci. Korisnik treba sam promijeniti podatke ili se javiti održavatelju programa da to učini za njih.

 

Adresar

Adresaru pristupate preko tab-a adresar u pregledu tvrtke.

adresar1

Kako biste unijeli novog kupca u svoju bazu primatelja, potrebno je dodati novi unos u adresar. Vaš adresar se nalazi u pregledu tvrtke. Pritiskom na gumb “Novi unos” se otvara forma u kojoj je potrebno pronaći tvrtku koju želite unijeti po OIB-u i staviti njihovu e-mail adresu za zaprimanje eRačuna.

adresar2

Dokumenti

U tab-u „dokumenti možete preuzeti izjavu za nove korisnike pošiljatelje u Vašoj tvrtci. Kada pritisnete „Preuzmi izjavu“ otvoriti će se forma za kreiranje nove izjave. Popunjenu izjavu preuzmite i potpišite te pošaljete na našu adresu – Elektronički računi d.o.o., Ilica 412a, 10000 Zagreb.

3.2.2. Preuzimanje izjave

Ugovori/Dodatne usluge/Moji kupci

Ovo su polja u kojima će se pojaviti značajke koje su još uvijek u razvoju. Ta polja za sada možete zanemariti.

 

Poslovne jedinice

Neki subjekti imaju registrirane poslovne jedinice te se za slanje računa tim subjektima, uz OIB, treba definirati poslovna jedinica. Računi poslani samo na OIB tih tvrtki neće biti ispravno dostavljeni. Ukoliko koristite knjigovodstveni program koji je integriran sa servisom, molimo vas da se javite održavatelju istog kako bi dobili informaciju gdje morate upisati šifru poslovne jedinice.

Ukoliko šaljete preko aplikacije „Kreiraj“, kada pretražite subjekt prema OIB-u, izlistat će se sve poslovne jedinice subjekta kojeg pretražujete.

Šifru poslovne jedinice možete pronaći na javnom registru FINA-e na linku –> https://servisi.fina.hr/e-racun-javna-trazilica/.

Također, poslovne jedinice subjekata možete pretražiti u servisu putem OIB-a. Kada se upiše OIB pritisnete na drop-down polje koje prikazuje traženi subjekt te će se u tablici niže pojaviti sve registrirane poslovne jedinice te pripadajuće FINA šifre.

 

Pregled poslovnih jedinica

eOdobrenja

Preuzimanje eOdobrenja

Kada zaprimite obavijest o pristiglom eOdobrenju u Ulazni pretinac (Inbox), otvorite mail obavijesti i kliknite na poveznicu na dokument koja se nalazi u zelenom kvadratu. Klikom na poveznicu otvara se web stranica Servisa Moj-eRačun.

  1. Otvaranje poveznice iz pristigle obavijesti.
  2. Prijava na servis – Ukoliko prvi puta preuzimate eOdobrenje i nemate pristupne podatke s najmanjom razinom prava Pošiljatelj, sustav će Vas upozoriti da kontaktirate tehničku podršku Servisa Moj-eRačun putem web forme.

Nakon što ste zaprimili korisničke podatke za pristupu Servisu Moj-eRačun, trebate odabrati Prijava te upisati Korisnički ID i Lozinku.

  1. Sučelje potpisivanja eOdobrenja – Nakon uspješne prijave, prikazati će Vam se dokument koji trebate ispraviti, elektronički potpisati i poslati eOdgovor

S desne strane ekrana nalazi se forma za kreiranje izjave unutar koje treba popuniti tri tražena polja.
Prvo polje Vas traži da unesete broj dokumenta (automatski je popunjen), nakon kojega trebate upisati iznos pretporeza koji ispravljate (iznos koji se nalazi sa lijeve strane ,na dokumentu) te vremensko razdoblje (trebate staviti datum unutar poreznog razdoblja u kojemu će se dokument knjižiti).

Kad su traženi podaci uneseni, kliknite na gumb „Potpiši izjavu i preuzmi eOdobrenje“.

Moj-DMS

DMS je sustav za upravljanje dokumentima (eng. Document Management System). Možete organizirati dokumente, obrađivati, razvrstavati, pretraživati, odobravati, likvidirati te ih potpisivati s naprednim elektroničkim potpisom. Možete također postavljati odobrenja za korisnike, kreirati hodograme za dokumente, te slati dokumente iz DMS-a klijentima ili ih arhivirati u eArhiv.

Uvoz dokumenata u sustav Moj-DMS

DMS1

Dokumente možemo uvesti u sustav moj-DMS na 3 načina. Web upload (uvoz datoteka s lokalnog sustava, računalo, pametni telefon), uvoz dokumenta iz servisa Moj-eRačun te korištenjem Moj-eRačun Scanner aplikacije.

Web upload

Korištenjem opcije “Web upload” dokumente unosimo u sustav Moj-DMS direktno s računala ili nekog drugog pametnog uređaja.

Za pokretanje učitavanja datoteka datoteke je potrebno označiti za prijenos. To ćemo napraviti pritiskom na tipku “Odabir datoteke” te zatim odabirom željenih datoteka (datoteke također možemo “odvući” u polje s nazivom “Spusti datoteke“)

DMS2

Prijenos datoteka je moguće pokrenuti individualno za svaku datoteku koju smo odabrali za unos u sustav ili možemo kliknuti na tipku “Prenesi sve” što će pokrenuti prijenos svih odabranih datoteka u sustav. Datoteke možemo ukloniti prije samog pokretanja prijenosa ali možemo i prekinuti prijenos ako smo tijekom prijenosa odlučili da ih ne želimo uvesti u sustav.

Moj eRačun

Prilikom registracije određeni korisnici mogu povezati svoj profil na servisu Moj-eRačun s profilom u sustavu Moj-DMS. Za korisnike koji su prošli taj proces pod opcijom “Moj eRačun” će biti prikazani svi dokumenti koji su poslani i zaprimljeni preko servisa Moj-eRačun za tvrtku čiji je korisnik trenutačno član. Kao i u servisu Moj-eRačun, dokumente možemo pretraživati i filtrirati kako bi došli do dokumenata koji nas zanimaju. Nakon što se dokument prenese u Moj-DMS sustav na ovaj način, status dokumenta se mijenja u “Dostavljeno” u sustavu Moj-DMS i servisu Moj-eRačun te nisu potrebna dodatna preuzimanja dokumenta kako bi se status dokumenta promijenio i time dao na znanje pošiljatelju da je dokument uspješno zaprimljen.

DMS3

Pritiskom na “import invoice” na desnoj strani pokraj statusa dokumenta pokrećemo uvoz tog dokumenta u sustav te se otvara novi prozor u kojem možemo pregledati novo kreirani Moj-DMS dokument.

Tijekom stvaranja dokumenta u sustavu na ovaj način, sustav automatski prepoznaje tip dokumenta te popunjava određene podatke pomoću informacija dostupnih u servisu Moj-eRačun. Tako ostvarujemo uštedu vremena koje bi inače proveli pretipkavajući te informacije u sustav. Ako pretpostavimo da nam za unos ovih podataka treba oko 25 sekundi a dnevno obradimo 100 računa na ovaj način, uspješno smo uštedjeli 42 minute bespotrebnog rada. Ako u to uračunamo i ostale procese koje bi trebali izvršiti nad tim dokumentima možemo lako doći i do uštede od sat vremena dnevno.

DMS4

U slučaju kada je potrebno izmijeniti ili nadopuniti automatsko generirane podatke korisnik koji posjeduje adekvatna prava to može napraviti pritiskom na tipku “Uredi”.

Scanner aplikacija

Moj-eRačun Scanner je aplikacija za Android uređaje koja je posebno razvijena za potrebe sustava Moj-DMS. Aplikacija radi kao “mobilni skener” tj. koristi se za slikanje dokumenta te prilagođavanje granica dokumenta.

Prednost korištenja skener aplikacije u odnosu na fizički skener je njezina brzina i fleksibilnost. Dodatno, ako korisnik trenutačno nije blizu fizičkog skenera a određeni dokument je potreban nekome na drugoj lokaciji u što skorije vrijeme, korisnik sada može skenirati dokument i poslati ga na dalje na obradu unutar DMS sustava. Aplikacija je dostupna na Google PlayStore-u te je besplatna za preuzimanje.

Postupak unosa fizičkog dokumenta u sustav Moj-DMS pomoću aplikacije je sljedeći:

  1. Odabir dokumenta kojeg je potrebno unijeti u sustav Moj-DMS
  2. Dokument je potrebno staviti na ravnu površinu kako bi osigurali što bolju preglednost dokumenta
  3. S pokrenutom aplikacijom skeniraju se svi dokumenti za unos u sustav
  4. Nakon skeniranja dokumenta na pametnom telefonu je moguće odabrati granice dokumenta kako bi se riješili nepotrebnih dijelova slike rotirati sliku ili dodati još slika za prijenos
  5. Nakon skeniranja svih dokumenata koje je potrebno prenijeti u sustav, dokumentima je moguće dodijeliti oznake te neki kratki opis npr. za koga je dokument namijenjen te koji je sadržaj/tip dokumenta
  6. Kada su skenirani dokumenti učitani u Moj-DMS sustav, korisnika s odgovarajućom razinom prava posjeduje mogućnost kreiranja DMS dokumenata s prenesenim datotekama.

Rad s dokumentima

Stvaranje dokumenta

DMS5

Ovisno o načinu prijenosa datoteka u Moj-DMS sustav proces stvaranja DMS dokumenta se razlikuje u inicijalnom koraku. U slučaju da smo datoteku ili više datoteka prenijeli pomoću opcije “Web upload” ili “Moj-eRačun Scanner” aplikacije, za stvaranje DMS dokumenta potrebno je odabrati opciju “Kreiraj” u izborniku s lijeve. Nakon toga ćemo biti preusmjereni u prozor gdje možemo vidjeti sve datoteke koji su prenesene u sustav Moj-DMS. U ovom prozoru također možemo i obrisati datoteke (sve ili samo određene) ako smo zaključili da nam ne trebaju ili su greškom prenesene u sustav.

Koristeći opciju “Kreiraj dokument” DMS dokument je moguće stvoriti pomoću jedne ili više datoteka. Odabir datoteka koje želimo iskoristiti za stvaranje DMS dokumenta odrađujemo označavanjem kućica (checkbox-a ) koje postoje s desne strane svake datoteke. Nakon odabira datoteka u padajućem izborniku je potrebno definirati tip dokumenta koji želimo stvoriti te kada smo definirati tip dokumenta, pritisnemo tipku “Snimi”. Tada ulazimo u prozor u kojem definiramo svojstva (podatke) DMS dokumenta kojeg smo upravo stvorili.

U slučaju kada je popis prenesenih datoteka prevelik za ručno pronalaženje datoteke koja nam je potrebna, datoteke je moguće pretraživati preko tražilice koja je locirana iznad popisa datoteka. Nakon svakog unosa znaka (slovo, broj itd.) u polje za pretragu sustav automatski traži podudaranja u popisu datoteka te nije potrebna potvrda unosa.

Screenshot

Ako dokument kreiramo pomoću opcije “Moj eRačun”, tada se preskače prethodno opisani postupak i ulazi se direktno u prozor u kojem se pregledavaju pojedinosti stvorenog DMS dokumenta. Sustav će automatski uključiti sve datoteke koje su vezane uz taj eDokument u Moj-DMS dokument te će tip Moj-DMS dokumenta biti isti kao i tip eDokumenta u Moj-eRačun servisu.

Oznake/Potpisi

Kako bi dodali oznaku/potpis Moj-DMS dokumentu, prvo moramo ući u prozor za uređivanje Moj-DMS dokumenta. To možemo napraviti kada smo otvorili već kreirani dokument pritiskom na tipku “Uredi” koje se nalazi na vrhu prozora. U slučaju da se radi o tek kreiranom DMS dokumentu, DMS dokument još nije objavljen te je moguće odmah dodijeliti oznaku/potpis ili više oznaka/potpisa.

DMS7

Oznaku/Potpis dodajemo pritiskom na tipku “Dodaj oznaku” na desnoj strani ekrana.

DMS8

U prozoru koji se prikaže nakon toga odaberemo vrstu oznake/potpisa te, ako želimo, možemo napisati kratku napomenu ili komentar uz oznaku.

DMS9

Kada smo gotovi, pritisnemo tipku “Snimi”. Nakon toga možemo odmah vidjeti promjene koje smo napravili.

DMS10

Potrebno je imati na umu da sve oznake/potpisi neće biti primjenjive na sve tipove dokumenata već samo na one koji su definirani u Moj-DMS sustavu. U slučaju nedostupnosti određene oznake potrebno je kontaktirati administratora sustava kako bi se podesila pravila primjene oznaka/potpisa.

Korištenje mapa

U slučaju kada nije potreban veliki broj akcija nad Moj-DMS dokumentom već samo želimo omogućiti ograničeni pristup dokumentu ili ga je potrebno staviti u određene mape koje odražavaju postojeću strukturu tvrtke, svaki Moj-DMS dokument je moguće ručno dodijeliti u mape koje su vidljive na desnoj strani ekrana u prozoru za uređivanje svakog Moj-DMS dokumenta. Kao primjer možemo uzeti povjerljive ugovore koje bi samo članovi uprave trebali vidjeti. Tada bi, u prozoru za uređivanje novostvorenog Moj-DMS dokumenta tipa “Povjerljivi ugovor”, administrator ili član uprave odabrao mapu “UPRAVA”. Tako je osigurana privatnost i sigurnost informacija ako je definirano da samo članovi grupe “Uprava” posjeduju pristup toj mapi te nisu definirane posebne dozvole drugim korisnicima nad tim Moj-DMS dokumentom ili tim tipom Moj-DMS dokumenta.

DMS11

Dodjeljivanje dokumenata korisnicima

Ako određeni dokument zahtjeva poseban pristup tj. određeni korisnici trebaju posjedovati mogućnost pregleda/uređivanja tog dokumenta ali su ti korisnici u različitim odjelima s različitim pravima pregleda dokumenta, pristup dokumentu se može omogućiti pomoću “Dodjeli” tipke. Tipka “Dodijeli” se nalazi na vrhu prozora objavljenog DMS dokumenta.

DMS12

Pritiskom tipke “Dodjeli” prikazat će se niže navedeni prozor. U tom prozoru moramo definirati korisnika ili grupu korisnika koji bi trebali imati pristup tom dokumentu. Nakon odabira korisnika možemo upisati i kratku napomenu u kojem dajemo razlog pristupa tom dokumentu ili važnu informaciju o samom dokumentu.

 

DMS13

Kada smo definirali/unijeli sve potrebne informacije, pritisnemo tipku “Snimi”. Nakon toga možemo odmah vidjeti promjene koje smo napravili.

Screenshot

Hodogram

U slučaju kada je definiran hodogram koji je moguće pokrenutu za odabrani dokument, hodogram pokrećemo pritiskom na tipku “Pokreni hodogram” na vrhu prozora objavljenog Moj-DMS dokumenata.

 

Screenshot

Nakon pritiska tipke “Pokreni hodogram” otvara se niže prikazani prozor u kojem možemo napisati kratki komentar/napomenu koja se tiče pokretanja hodograma ili dokumenta za koji se hodogram pokreće. Nakon upisivanja napomene hodogram pokrećemo pritiskom na tipku “Pokreni”. Više o načinu rada hodograma moguće je pročitati u Administratorskom ovog djelu priručnika.

Povijest dokumenta

Sve promjene kao što su dodavanje oznaka se zapisuju u posebnom dokumentu “Povijest dokumenta”. Ta se datoteka nalazi u popisu datoteka koje smo pridružili ovom dokumentu. U njemu se nalazi popis svih promjena na tom dokumentu, tko je napravio te promjene te kada su te promjene napravljene. Tako uvijek možemo znati tko je npr. primijenio oznaku/potpis “Odobreno” ili “Likvidirano” na određeni Moj-DMS dokument te kada je ta oznaka primijenjena.

Dijelovi DMS sustava

Grupe

Grupe koristimo kako bi odredili određena prava pristupa/korištenja sustava za više korisnika bez da ih definiramo posebno za svakog korisnika. Sama grupa je samo oznaka tj. ne određuje prava korisnika već se ta prava određuju kod postavljanja prava za grupu nad pregledom mapa te u prozoru „Dozvole“ gdje se definiraju različite dozvole za sve definirane tipove dokumenata.

Jedan korisnik može, ali i ne mora, biti član više od jedne grupe što mu daje sva prava definirana u prozorima „Mape“ i „Dozvole“ za te grupe korisnika. Tako, ako su sve postavke dobro namještene, Korisnik1 može biti član grupe „Knjigovodstvo“ i vidjet će samo mape i dokumente vezane uz knjigovodstvo . Ali ako korisnika pridružimo i grupi „Prodaja“, taj će korisnik moći vidjeti mape i dokumente vezane uz knjigovodstvo i prodaju.

Mape

Mape u sustavu Moj-DMS sustavu funkcioniraju kao i mape na računalu. Razlika je u tome što mape u sustavu Moj-DMS mogu imati striktno definirana pravila pregleda za sve korisnike i grupe korisnika. Razliku nalazimo i u tome što se ta pravila mogu primijeniti na sve mape bez obzira na činjenicu da li je mapa definirana kao „glavna mapa“ ili „podmapa“. Iako su na slici vidljiva prava samo za mapu „IRA“ svaka od prikazanih mapa posjeduje na isti znači definirana ali različita prava. Na ovaj način definirano je da grupa „Nabava“ nema pristup mapi „IRA“ i „Knjigovodstvo“ ali zato ima pristup mapi „Nabava“. Administrator sustava uvijek ima omogućen pristup svim mapama u sustavu (iz tog razloga administrator mora paziti tijekom kreiranja mapa i podešavanja prava nad pristupom mapama kako bi osigurao da svi korisnici imaju omogućen pristup potrebnim mapama).

Glavna mapu (ladicu) kreiramo pritiskom na tipku „Kreiraj ladicu“ dok mape unutar ladice kreiramo odabirom ladice te pritiskom na tipku „Kreiraj“.

Screenshot

Oznake/Potpisi

Oznake/Potpisi u sustavu Moj-DMS se koriste kod kreiranja dokumenta ili kod njegova uređivanja kako bi se naznačilo njegovo trenutno stanje (npr. „Likvidirano“ ako je račun likvidiran) ili svojstvo dokumenta (npr. „Neispravan dokumenta“ čime bi se naznačilo da je dokument neispravan iz nekog razloga).

Oznake/Potpisi dolaze u nekoliko boja što nam daje mogućnost vizualnog prikazivanja statusa/stanja/odlika dokumenta. Kao primjer, moguće je stvoriti oznaku „Odbijeno“ ili „Neispravan dokument“ te kao boju oznake odabrati crvenu boju. Time se taj dokument automatski ističe te će mu se vjerojatnije prije posvetiti pozornost kako bi se otkrilo gdje se nalazi problem(ovo naravno ovisi o načinu na koji tvrtka odluči koristiti oznake/potpise).

U niže navedenoj slici možemo vidjeti prozor s popisom svih definiranih oznaka. Ovdje je moguće kreirati nove oznake pritiskom na tipku „Kreiraj“ ili prilagoditi svojstva postojećih oznaka.

Kod stvaranja nove oznake prvo je potrebno odrediti ime oznake. Nakon toga, ako je potrebno, moguće je staviti kratki opis kojim bi naznačili za što ili kada bi se oznaka trebala koristiti.

Screenshot

Pod opcijom „Izgled“ mijenja se boja oznake. Sama boja nije vezana uz određenu funkciju oznake tako da je moguće staviti svaku boju na svaku vrstu oznake.

Opcija „Višestruk“ daje mogućnost postavljanja ograničenja u smislu koliko se puta oznaka može primijeniti na istom dokumentu.

Opcija „Potpis“ daje mogućnost odabira hoće li se kod primijenjene oznake prikazivati ime i prezime korisnika koji ju je primijenio na dokument te hoće li oznaku biti moguće obrisati nakon primjene.

Opcija „Grupe“ daje mogućnost odabira grupa korisnika koje će moći koristiti oznaku.

Opcija „Tipovi Dokumenata“ daje mogućnost odabira tipova dokumenata na koje će se oznaka moći primijeniti.

Dodatna polja

Dodatna polja su mjesta u DMS dokumentu gdje upisujemo sve važne informacije o samom dokumentu (ili koje dokument sadrži) a trebale bi biti programski čitljive/pretražive. Za svaki tip dokumenta moguće je definirati različita polja za unos podataka te se za svako polje mogu definirati određena svojstva.

U danom primjeru dodatno polje se kreira za tip dokumenta „Ulazni račun“.

Screenshot

Kod kreiranja dodatnog polja za tip dokumenta, potrebno je odabrati na kojoj strani će to dodatno polje biti prikazano(dodatna polja se nalaze u dva stupca) te pritisnuti tipku „Kreiraj“ na odabranoj strani.

Nakon što smo pritisnuli tipku „Kreiraj“ u prozoru s desne strane trebamo definirati naziv i kratki opis polja. Sljedeće što trebamo definirati su modifikatori za to polje:

  1. „Obavezno“ - definira dodatno polje kao obavezno tj. da to polje mora biti popunjeno kod stvaranja dokumenta.
  2. „Indeksiran“ - definira polje kao indeksirano tj. daje mogućnost pretrage dokumenata s tim poljem prema podacima koju su upisani u to polje (na slici je definirano polje „oib“ za tip dokumenta „Ulazni račun te će se kasnije ulazni računi moći pretraživati upisivanjem OIB-a tvrtke u tražilicu u popisu dokumenata)
  3. „Sakrij u listama“ - ako je polje važno za pretragu ali nije važno da je vidljivo u popisu dokumenta tada ga možemo sakriti isključivanjem ove opcije
  4. „Jedinstveno“ - uključivanjem ove opcije aktiviramo funkciju provjere jedinstvenosti podatka koji se unosi u to polje tijekom kreiranja/uređivanja dokumenta (npr. kada kreiramo dokument tipa „Ulazni račun“ te u polje „oib“ upišemo OIB tvrtke imat ćemo mogućnost provjere da li već postoji dokument s tim OIB-om (ako postoji sustav neće dopustiti objavu dokumenta)
  5. „Aktivan“ - definira da li je polje aktivno ili ne

Tipovi dokumenata

Tip Moj-DMS dokumenta u sustavu Moj-DMS zapravo ne predstavlja pravi tip dokumenta u klasičnom smislu. Tip Moj-DMS dokumenta se može gledati kao grupa kojoj umjesto korisnika pridružujemo datoteke i različita svojstva(dodatna polja, oznake/potpisi).

Moguće je stvoriti tip Moj-DMS dokumenta koji ne predstavlja nijednu vrstu stvarnog dokumenta te mu pridružiti bilo koje datoteke za koje smatramo da bi trebale biti objedinjene pod tom vrstom Moj-DMS dokumenta.

Dozvole

U ovom odjeljku sustava administrator može definirati prava nad svakim tipom dokumenta za svaku grupu korisnika. U kombinaciji s pravima grupa nad određenim mapama, sustav nudi visoku razinu prilagodbe pristupa Moj-DMS dokumentima te odrađivanju određenih akcija nad tim dokumentima.

Screenshot

Hodogram

Što je hodogram?

Hrvatski jezični portal ga definira kao:

  1. razrađeni plan, slijed radnji nekog organiziranog procesa
  2. redoslijed radnji svakoga tko sudjeluje u nekom procesu rada ili organizaciji

Korištenje hodograma

Hodogram, prema definiciji u rječniku, predstavlja redoslijed radnji svakoga tko sudjeluje u nekom procesu rada ili organizaciji. Ispod je dan primjer hodograma ulaznog računa:

Screenshot

Cijeli ovaj proces uključuje najmanje tri osobe. Svaka osoba ima određenu funkciju koju bi trebala odraditi tj. obaviti nad dokumentom u pitanju. Iako same radnje nad dokumentom ne traju dugo (upisivanje u knjigu pristiglih dokumenata, likvidiranje te samo plaćanje ako je u pitanju račun) većina vremena se bespotrebno gubi na stvari kao što su traženje dokumenta u hrpi drugih dokumenta ili arhivi, prijenos dokumenta od osobe do osobe (često fizički) te se može dogoditi da dokument ostane i zaboravljen ako nije riješen odmah u trenutku primitka.

Sustav Moj-DMS nudi rješenje za sve te probleme uvođenjem automatiziranog hodograma Moj-DMS dokumenata.

Hodogrami u sustavu Moj-DMS se pokreću za pojedinačne Moj-DMS dokumente. Za svaki Moj-DMS dokument za koji je potrebno odraditi neke akcije u prethodno zadanom redoslijedu, žele se automatizirati neke akcije kao što su dodjeljivanje Moj-DMS dokumenta u određene mape ili primjenjivanje oznaka/potpisa na Moj-DMS dokument moguće je definirati hodogram koji ima tu funkciju. Broj hodograma koji je moguće definirati je neograničen te je moguće definirati hodogram za svaku moguću automatizaciju koja je potrebna tvrtki sve dok se uzima u obzir način rada samog hodograma.Kada se za Moj-DMS dokument pokrene hodogram, korisniku koji može odobriti korak u hodogramu se pojavljuje broj takvih hodograma na vrhu stranice.

Screenshot

Korisnik prikazane korake hodograma može odobriti u prozoru gdje se prikazuje popis koraka hodograma koji čekaju odobrenje odabirom kućica (checkbox-a) koje se nalaze s lijeve strane svakog koraka hodograma te pritiskom na tipku pokreni ili ulaskom u svaki dokument te pritiskom na tipku „Odobri“

U slučaju kada korisnik uđe u Moj-DMS dokument koji postoji u odjeljku „Hodogrami“, korisnik ga može pregledati, staviti oznaku s napomenom, urediti dodatna polja DMS dokumenta, pregledati, dodati i obrisati datoteke vezane uz DMS dokument te ručno promijeniti u kojim je mapama Moj-DMS dokument dostupan (ove mogućnosti ovise o dodijeljenim dozvolama za tog korisnika). Kad korisnik završi te ako je sve u redu što se tiče ispravnosti DMS dokumenta i priključenih datoteka, korisnik može pritisnuti tipku „Odobri“ čime potvrđuje korak hodograma te s time hodogram prelazi na sljedeći korak.

Screenshot

Neovisno o akcijama koje korisnik odradi nad Moj-DMS dokumentom za koji je pokrenut hodogram, sve akcije koje su određene u hodogramu će se i dalje primijeniti kada se korak hodograma odobri. Ako korisnik prije odobrenja koraka smjesti DMS dokument u mapu D a u koraku hodograma je definirano da će DMS dokument biti dostupan samo u mapama B i C tada će DMS dokument biti dostupan samo tim dvjema mapama. Isto pravilo vrijedi i za sva druga svojstva koja se mogu odrediti na DMS dokumentu.

U svakom koraku hodograma moguće je pritisnuti tipku „Odbij“ čime se hodogram vraća jedan korak unatrag. Razlog tome može biti nedostatak ili neispravnost podataka. Ako korisnik odbije prvi korak u hodogramu, hodogram se prekida u potpunosti.

Kreiranje hodograma

Hodogram stvaramo u izborniku „Admin“ pod opcijom „Hodogrami“. Kreiranje hodograma započinjemo pritiskom na tipku „Kreiraj“.

Screenshot

Nakon toga unesemo naziv hodograma i njegov opis ako ga želimo podobnije definirati te stisnemo tipku „Snimi“ za nastavak. U padajućem izborniku „Tip dokumenta“ odaberemo tip dokumenta ako bi se hodogram koji kreiramo trebao koristiti samo nad određenim tipom dokumenta (npr. hodogram „Ulazni račun“ za knjižene , likvidiranje i arhiviranje ulaznog računa bi se trebao moći koristi samo na tipu dokumenta „Ulazni račun“).

Screenshot

U sljedećem koraku vidimo prvi korak hodograma. U tom koraku hodograma definiramo tko pokreće hodogram I na koji korak (korisnika) ga šalje.

Screenshot

Za svaki korak potrebno je odrediti ime i opis koraka. Sljedeća stvar koju moramo odrediti su same akcije koje će se odviti u tom koraku. Kao opcije imamo dodavanje i brisanje mapa, dodavanje i brisanje grupa korisnika koji će moći potvrditi korak hodograma i dodavanje i brisanje oznaka.

Automatsko odobravanje koraka možemo uključiti za one korake koji ne zahtijevaju korisničku interakciju već služe samo za uvid u trenutačno dokumenta određenom korisniku ili grupi korisnika. Nakon aktiviranja opcije trebamo definirati i vrijeme nakon kojeg će korak biti automatski (od strane sustava) odobren.

Dodavanje i brisanje oznaka se može staviti kao dio koraka hodograma što uklanja potrebu za ručnim dodjeljivanjem oznaka u svakom koraku. Ovu funkciju je moguće koristiti uz ručno dodjeljivanje oznaka kao način označavanja različitih stanja dokumenata dok ručno dodane oznake koristimo za napomene i komunikaciju s drugim korisnicima u različitim koracima hodograma.

Dodavanje i brisanje mapa ne dodaje i briše mape, već dodaje ili miče dokument iz definiranih mapa.

Npr. ako se odabere „Dodaj mapu“ i kao mapu se odabere „KNJIGOVODSTVO“ tada će dokument potvrdom tog koraka postati dostupan u mapi KNJIGOVODSTVO. Isto tako ako se kao akciju odabere „Obriši mapu“ tada će s potvrdom tog koraka dokument postati nedostupan u toj mapi.

Ako ja aktivirana opcija „Arhiviraj“ tada će se dokument potvrdom koraka u kojem je definirana ta akcija arhivirati u definiranu elektroničku arhivu.

Ako ja aktivirana opcija „Obavezan urudžbeni broj“ tada korak hodograma neće moći odobriti dok u dokumentu nije upisan urudžbeni broj.

Notifikacije za neispunjene korake služe za obavještavanje odgovornih osoba (direktora, voditelja odjela, menadžera) o zastojima u radu prilikom korištena hodograma u Moj-DMS sustavu. Primjer korištenja je uključivanje ove opcije za hodogram „Ulazni račun“ kako bi odgovorne osobe znale da ako se ulazni računi ne upisuju, likvidiraju, knjiže ili plaćaju.

Svaki korak i svaku akciju potrebno je nakon stvaranja aktivirati te na kraju i sam hodogram kada su stvoreni svi potrebni koraci.

Zauzet prostor

U ovom odjeljku sustava moguće je vidjeti koliko prostora trenutačno zauzimaju svi DMS dokumenti i datoteke koje su učitane u sustav. Kako se dodatni iskorišteni prostor izvan već plaćenog prostora dodatno naplaćuje, preporučljivo je praćenje trenutačno zauzetog prostora te redovito arhiviranje ili uklanjanje nepotrebnih datoteka i Moj-DMS dokumenata.

Screenshot

Partneri

Kako bi osim za eRačune smanjili potrebu za upisivanjem informacija i za druge tipove Moj-DMS dokumenta, u prozoru „Partneri“ administrator sustava može učitati podatke o partnerima (kupci i dobavljači). Administrator to može napraviti na dva načina:

  1. Putem popunjavanja polja u tom prozoru
    Screenshot
  2. Putem učitavanja Excel datoteke koja sadrži sve potrebne informacije tj. informacije koje sustav traži i prilikom prethodnog načina učitavanja informacija o partneru redoslijed informacija također mora biti isti).

Pregled dokumenata

Dokumenti

Svi dokumenti za koje korisnik ima ovlasti pregleda mogu se vidjeti u odjeljku „Dokumenti“. Ovdje korisnik može pretraživati i filtrirati dokumente prema mapama u kojima se nalaze, tipu dokumenta, oznakama te na kraju po svim indeksiranim poljima u samom dokumentu.

Moji dokumenti

Odjeljak „Moji dokumenti„ služi za prikazivanje svih dokumenata koje je korisnik počeo uređivati. Nakon što korisnik stvori Moj-DMS dokument bez da ga objavi ili odabere uređivanje objavljenog Moj-DMS dokumenta, tada se taj dokument prikaže u tom odjeljku. Važno je napomenuti da kada korisnik odabere uređivanje već objavljenog Moj-DMS dokumenta, u popisu se kreira kopija tog Moj-DMS dokumenta. Nakon objave izmijenjenog dokumenta, sve promjene napravljene na dokumentu će se primijeniti i na trenutačno objavljenu verziju dokumenta na tu verziju dokumenta.

Kanta za otpatke

U ovom odjeljku moguće je vidjeti sve Moj-DMS dokumente koje je korisnik obrisao pritiskom na tipku „Obriši“ u pregledu Moj-DMS dokumenata te ih zauvijek izbrisati pritiskom na tipku „Isprazni kantu za otpatke“.

Screenshot

Arhiva

U ovom odjeljku moguće je vidjeti sve Moj-DMS dokumente koje je korisnik arhivirao pritiskom na tipku „Arhiviraj“ u pregledu Moj-DMS dokumenta.

Moj-eArhiv

Sustav za arhiviranje vaših e-dokumenata

Kao korisnik sustava Moj-eRačun i sustava Moj-eArhiv imate puni pristup eArhivi, gdje imate na jednom mjestu sve vaše eRačune. Svi vaši eRačuni pohranjeni su na sustavu Moj-eArhiv, sada u ovom trenu!

  • Brzina pretrage - Sve eRačune (i druge eDokumente) pretražujete prema: Broju dokumenta identifikacijskom broju ili nekom drugom parametru koji želite postaviti i koristiti.
  • Spremanje u mape - Spremajte vaše račune kao u registratore u digitalne mape.
  • Centralizacija dokumenta - Svi dokumenti su uvijek dostupni vašim kolegama unutar odjela (kojima su dodjeljeni pristupni podaci).
  • Auto arhiviranje - eDokumenti koje ste zaprimili preko servisa Moj-eRačun arhiviraju se automatski nakon registracije na Moj-eArhiv i sve što trebate napraviti je pričekati nekoliko minuta dok se dokumenti sa servisa Moj-eRačun ne sinkroniziraju sa vašim eArhivom.

Kako pristupiti eArhivi?

Registrirajte se s korisničkim podacima koje ste dobili za korištenje servisa preko poveznice niže.
https://arhiva2.moj-eracun.hr

Screenshot

Nakon registracije, u servis se prijavljujete pomoću administrativne e-mail adrese koja je vezana za Vaš Moj-eRačun korisnički profil te pomoću iste lozinke koju te koristili tijekom registracije.

Pretraga eArhiva

Sve što trebate je upisati jedan od parametara u tražilicu iznad popisa dokumenta. Tipka za potvrdu unosa ne postoji budući da sustav pretražuje sve dokumente sa svakim unosom (ili brisanjem) slova unutar polja tražilice.

Screenshot