Zašto svjesno biramo trošak koji nam ne donosi napredak
Autor: Marko Emer
Prije dvadesetak godina odlazak na more za nas poduzetnike prethodno je zahtijevao detaljnu pripremu vezano za tekuće poslovanje tvrtke. Pazi da to nije u vrijeme isplate plaća, pazi da si potpisao sve poslovne dokumente i posebno se pobrini da ti žig nije ostao negdje u autu kojim si se zaputio prema jugu. Banaliziram, naravno, ali ovakvih je izazova zapravo bilo na stotine. Danas je situacija bitno drugačija, ponajviše zbog razvoja digitalnih usluga. Primjerice, internetsko bankarstvo omogućilo nam je da plaće možemo isplatiti gdje god se nalazili, doslovno na pametnom telefonu, što nas je spasilo nekadašnje potrage za dovoljno jakim internetom po dalmatinskom kršu.
Ne tako davno električne pisače strojeve zamijenila su računala, a postepeno s njima i papirnate dopise zamijenila je e-pošta. Prije 20 godina ranije spomenuto internetsko bankarstvo vjerojatno je bilo najlošije prodavana usluga u bankama, a danas čak i umirovljenici u Hrvatskoj obavljaju platni promet na pametnim telefonima. Zašto onda i dalje postoji određeni otpor potpune digitalizacije radnih procesa?
Često razgovaram s našim korisnicima koji su od prvih eRačuna, tamo 2014. godine, do danas potpuno promijenili mindset. Nekakav generalni zaključak je da nisu ni shvaćali koliko ih koštaju ustaljeni poslovni procesi koje je netko jednom davno postavio u tvrtki i svaki novi zaposlenik jednostavno ih je takvima prihvaćao i nanovo učio one koji su dolazili iza njega. Istovremeno, svi su pucali po šavovima od previše posla, previše papirologije i premalo prostora za pohranu svog tog silnog „rada“. Promjena tog mindseta, odnosno u hrvatskoj inačici načina razmišljanja, nije ništa drugo nego posljedica konzumacije lako dostupnih ideja/rješenja, jednostavnih za korištenje, koje su skratile ili čak eliminirale nekorisne radne procese, ostavljajući više vremena za korisni rad. Onaj rad od kojeg kompanija prosperira.
Koliko je besmisleno gomilati papire govori i činjenica da svaki dokument koji smo izradili ili zaprimili nastaje kao digitalni dokument. Ispisivanjem se degradira, prebacuje se iz forme koju smo rado usvojili u modernom svijetu, jer se sve što radimo radimo na našim računalima, tabletima i pametnim telefonima, u formu koja egzistira od 105. godine n.e.
Žalosno je koliko uništavamo okoliš sječom stabala i ispuštanjem metana koji proizvodi truljenje papira samo da bismo vlastoručno potpisali neke dokumente, iako ćemo potencijalno njihovu pravovaljanost biti prisiljeni sudski dokazivati ili demantirati. Svaki dokument može se potpisati elektronički, što mu pravno gledajući daje jednaku vrijednost, ali po pitanju sigurnosti ona je neusporedivo veća.
Često dajem za primjer kako većina tvrtki koje su brzo usvojile eRačun ne bježe od poslovnih inovacija, one žude za „alatima“ kojima će ubrzati poslovanje, posebice kada im takav sustav omogućuje da su svi dokumenti centralizirani i da im se može pristupiti putem pametnog telefona s bilo kojeg kraja svijeta. No, uvijek sam se pitao kako svi koji žele uspjeti na današnjem tržištu nemaju takav način razmišljanja. Ne vide li „rupu“ kroz koju curi kapital? Zašto svjesno biraju trošak koji ne donosi nikakvu korist, nikakav napredak?
Kako to obično biva, nužda nas nauči više nego idilična vremena, stoga me nije začudio veliki interes novih korisnika za digitalnim uslugama servisa Moj-eRačun. U konačnici, Moj-DMS i Moj-eArhiv riješili su problem dislociranog rada i povezali tvrtke s knjigovodstvima u periodu kad su bile na snazi najstrože epidemiološke mjere. Dokument koji je kroz informacijski sustav zaprimljen u tvrtku, istovremeno je bio dostupan svima koji su za njega odgovorni u nekom radnom procesu, ma kolika bila njihova fizička udaljenost. Slično je sada i sa mnom. Možda uživam s obitelji u hladu borova, ali moj ured je uvijek u mom džepu, dostupan sam za potpise, odobravanje plaćanja i godišnjih odmora jednako kao i kad sam u tvrtki. Tehnologija je čudo.