Primatelji eRačuna i njihova uloga
Primatelji eRačuna su do sada bili samo pasivni sudionici, subjekti koji isključivo zaprimaju račune putem informacijskog posrednika. S novim Zakonom o fiskalizaciji svi postaju i pošiljatelji elektroničkih računa.
Bitni aspekti
Primatelji eRačuna
Strukturirani elektronički dokument
Ušteda na slanju eRačuna
Informacijski posrednici za eRačune
Besplatna aplikacija za eRačune
Kada se govorilo o elektroničkim računima u prošlosti, često su se spominjali pojmovi pošiljatelji i primatelji eRačuna. Primatelji su bili poslovni subjekti koji su najčešće isključivo zaprimali eRačune, ali ih nisu slali jer ih na to nije obvezivao Zakon.
Primatelji su do sada bili samo pasivni sudionici, subjekti koji isključivo zaprimaju račune putem informacijskog posrednika, bez potrebe za nekom dodatnom aktivnošću osim preuzimanja dokumenta sa servisa.
Pokazalo se da je takva praksa možda bila medvjeđa usluga tim primateljima jer mnogi od njih nisu razumjeli obvezu čuvanja dokumenata u izvornom obliku u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu.
Zato sada tisuće poduzetnika imaju vrlo malo vremena popraviti situaciju i savladati pravila elektroničke razmjene i pohrane dokumenata do početka primjene novog zakona o fiskalizaciji.
Stupanjem na snagu Zakona o fiskalizaciji nema više onih subjekata koje trenutno zovemo samo „primatelji“.
Naime, iako obveza slanja i zaprimanja eRačuna od 1. siječnja 2026. godine započinje za obveznike PDV-a, prema novom zakonu ni paušalci neće smjeti zaprimati papirnate račune od toga datuma.
Od 1. siječnja 2027. godine uvodi se i za njih obveza slanja eRačuna, tako da do tog datuma će svi već morati imati odabranu pristupnu točku, odnosno informacijskog posrednika za razmjenu eRačuna i fiskalizaciju, a i prije toga uspostavljen siguran elektronički arhiv za pohranu strukturiranih eDokumenata.
Primatelji eRačuna
U dosadašnjem sustavu razmjene eRačuna proces se svodio na dvije jednostavne uloge, pošiljatelj šalje, a primatelj prima elektronički račun.
Iako će proces i nadalje biti gotovo isti, pasivna uloga primatelja nestaje jer on postaje i pošiljatelj pa klasična podjela na primatelja i pošiljatelja više nije primjenjiva.
Kada kažemo da je u ranijoj podjeli na primatelje i pošiljatelje ovim potonjima učinjena medvjeđa usluga, to se odnosi i na činjenicu da i dalje postoji značajno nerazumijevanje većeg dijela poduzetnika po pitanju računa u PDF obliku i „pravog“ eRačuna.
Strukturirani elektronički dokument
U javnosti se često raspravlja o tome zašto je za razmjenu eRačuna potreban informacijski posrednik, odnosno zašto se eRačuni moraju plaćati, ako poduzetnici mogu besplatno slati račune u PDF-u kao privitak emaila.
Takva interpretacija se uvriježila među brojnim poduzetnicima, čak i onima koji su do sada bili samo primatelji eRačuna iz razloga što su isključivo preuzimali slikovni prikaz zaprimljenih eRačuna, a ne izvorni, strukturirani dokument.
U Hrvatskoj već više od deset godina postoji praksa da se uz XML dokument, što je original eRačuna, šalje i njegov slikovni prikaz u PDF-u kako bi se primatelju olakšala provjera dokumenta.
Iako takav oblik dokumenta nije obvezan i samim time ne mora postojati, informacijski posrednici su bili svjesni da knjigovođe vole svojim očima pročitati sadržaj računa i zato je ostao i slikovni prikaz u primjeni.
Međutim, prema definiciji iz Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi i Zakona o fiskalizaciji, eRačun je račun koji je izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku i pogodan je za automatsku i elektroničku obradu.
To znači da je eRačun isključivo XML koji se automatski učitava u računovodstveni program, odnosno ne ispisuje se i ne prepisuje, usklađen je s EU normom za eRačun i čuva se u sigurnom i kontroliranom eArhivu.
Račun u PDF-u koji se šalje kao privitak emailu je običan digitalni dokument koji se mora prepisivati da bi se knjižio i koji tako generira trošak od 7 do 20 EUR po dokumentu.
Ušteda na slanju eRačuna
Europska unija je procijenila tu cijenu, uračunavši u nju troškove potrošnog materijala, ljudskog rada i prostora te zaključila da elektronički račun izrađen po zajedničkim standardima može uštedjeti stotine milijardi eura godišnje poduzećima unutar EU.
Zato zemlje članice uvode obvezan eRačun u gospodarstvo kako bi se ojačalo zajedničko europsko tržište, stalo na kraj sivoj ekonomiji i oslobodila se sredstva za nova ulaganja te jačanje konkurentnosti na globalnoj razini.
Informacijski posrednici za eRačune
Mnogi se pitaju zašto nam za razmjenu eRačuna trebaju informacijski posrednici, a odgovor se krije upravo u pitanju sigurnosti, točnosti i usklađenosti elektroničkih računa s odredbama koje je donijela Europska unija.
U novom Zakonu o fiskalizaciji informacijski posrednici ponovno imaju središnju ulogu u procesu razmjene zakonski usklađenih eRačuna.
Njihov posao je omogućiti identifikaciju primatelja i pošiljatelja, razmjenu eRačuna po najvišim sigurnosnim standardima, validaciju i arhiviranje računa u skladu s računovodstvenim i poreznim propisima.
Nekadašnji primatelji, a sada i pošiljatelji za slanje i primanje eRačuna ne moraju razvijati vlastita tehnička rješenja, već samo odabrati pouzdanog informacijskog posrednika koji će u njihovo ime obavljati sve potrebne korake razmjene i pohrane dokumenata.
Preporučuje se da poduzetnici već sada ugovore uslugu s informacijskim posrednikom kako bi testirali integraciju i osigurali kontinuitet poslovanja nakon stupanja na snagu zakona. Porezna uprava izvijestila je da će cjelokupan sustav biti dostupan za testiranje već od 1. rujna 2025. godine.
Besplatna aplikacija za eRačune
Od pasivnoga, primatelj je sada postao aktivni sudionik i mnogi ne znaju koju uslugu na tržištu odabrati, koja je realna cijena usluge i što sve u nju ulazi.
Također, mnoge muči mali broj računa koje šalju ili ih obveza slanja eRačuna čeka tek od 2027. godine pa smatraju da im nije potreban informacijski posrednik.
Takvo razmišljanje može biti vrlo opasno jer ne postoji poslovni subjekt koji se neće morati uskladiti sa novim Zakonom o fiskalizaciji već od rujna.
Do tada bi svi trebali odabrati svoje pristupne točke, odnosno informacijske posrednike koji će za njih obavljati poslove razmjene, čuvanja, fiskalizacije i izvještavanja. Nitko neće smjeti odbiti eRačun, čak i ako je oslobođen obveze slanja do 2027. godine.
Ignoriranje novih pravila koje je donio Zakon o fiskalizaciji, može dovesti do ozbiljnih problema u poslovanju pa tako prihvaćanje računa koji nije prošao kroz sustav može rezultirati nepriznavanjem troška ili poreznih odbitaka.
Kašnjenje u obradi i plaćanju računa mogu narušiti odnose s dobavljačima, a osim toga su propisane visoke kazne ako se inspekcijskim nadzorom utvrdi da se poslovni subjekt ne pridržava zakonskih obveza.
Elektronički računi razvili su besplatnu aplikaciju za slanje eRačuna Kreiraj koja je izvrstan alat za sve one mikro subjekte koji nemaju svoj računovodstveni program, ali i za one koji su trenutno u grupi koju obveza slanja eRačuna čeka od 1. siječnja 2027. godine.
Naime, osim strukturiranog elektroničkog računa, u besplatnoj aplikaciji Kreiraj korisnici mogu izrađivati i račune u PDF-u koje šalju direktno iz programa.
U besplatnoj aplikaciji za eRačune, Kreiraj, korisnici mogu pregledavati sve poslane i primljene eRačune jer je dostupna i aktivacija eArhiva kao jedinog zakonski ispravnog načina pohrane eRačuna.