Ispisivanjem eRačuna poslovni subjekti su u direktnom prekršaju

Autor: Marko Emer

Zakonodavac za eRačun u javnoj nabavi, Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja, jasno je propisao kako se eRačun čuva u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu.

U više od 20 godine bavljenja poduzetništvom malo toga nisam vidio i doživio. Moja je generacija rođena i odrasla u socijalizmu pa u onim, nekim formativnim godinama svjedočila pretvorbi i privatizaciji u samostalnoj državi Hrvatskoj čiji će danak plaćati vjerojatno još i naši praunuci. Iako bih o tome mogao napisati desetke poglavlja knjige, a kamoli blogova, priča je, recimo, irelevantna za ono što danas sve više primjećujem u biznisu.

Čitam članak o tome kako su Talijani doskočili zakonu koji im propisuje zatvaranje lokala u ponoć, što je uvedeno kao i kod nas kao mjera zaustavljanja širenja koronavirusa, tako što ih zatvore u propisano vrijeme i nanovo otvore pet ili petnaest minuta kasnije. Autor konstatira kako je to u skladu s talijanskom izrekom „čim se zakon donese, odmah se smisli i prevara“ jer je zakonodavac, naivno, u spomenutom zakonu zaboravio propisati u koliko se sati lokali smiju otvoriti.

Talijanski mentalitet, čini se, jednako nam je blizak kao i njihova hrana jer, budimo realni, i Hrvati su majstori „hvatanja krivina“. Dok ovdje vidim korist talijanskih ugostitelja u lovu u mutnom jer je dozvoljeno sve ono što nije zabranjeno, a svakom poduzetniku je jedan od ciljeva, naravno ne i jedini, stjecanja profita, u ponašanju domaćih poslovnih subjekata vidim nepotreban rizik koji neće generirati trošak kad i ako ih ulove, nego to čini svakodnevno.

Kako pohranjujemo eRačune

Dat ću jednostavan primjer koji se direktno odnosi na više od 150.000 poslovnih subjekata u Hrvatskoj, primatelja i pošiljatelja eRačuna. Zakonodavac za eRačun u javnoj nabavi, Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja, jasno je propisao kako se eRačun čuva u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu. Primjeri iz prakse su poražavajući, iako je za eRačun, kao elektroničku ispravu, vrlo detaljno propisano kako se pohranjuje i čuva  i člankom 20. Zakona o elektroničkoj ispravi.

S obzirom na broj eRačuna koji se svakodnevno razmjenjuju u Hrvatskoj, a dobar dio čini i promet u B2B sektoru, bio sam uvjeren kako smo na pragu digitalne transformacije koju nam je Europska komisija postavila kao imperativ, ako mislimo uživati blagodati članstva u zajednici. Kažem, bio sam u to uvjeren sve dok u nekoliko navrata nisam svjedočio ispisanom slikovnom prikazu eRačuna, podsjećam da je pravi eRačun u XML formatu, ručno potpisan u svrhu likvidature, a onda pohranjen u registrator.

Osjećao sam, moram priznati, osobnu odgovornost. Je li moguće da u više stotina edukacija pred nekoliko tisuća polaznika nisam dovoljno jasno komunicirao da se eRačun isključivo i jedino, sukladno zakonu, mora čuvati u izvornom obliku u informacijskom sustavu ili na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja?! U slučaju eRačuna, to je 11 godina tijekom kojih je obavezno sačuvati vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost tijekom vremena. A ispisivanjem i potpisivanjem već je u prvih pet minuta učinjen prekršaj.

Zašto mora biti eArhiv

Malo toga u životu i biznisu prepuštam slučajnosti, mogu reći da sam štreber i da ne okrećem glavu od izazova. Educirati poslovne subjekte da koriste alate koji imaju, a koji će ojačati gospodarstvo tako što će ojačati svaki SME u Hrvatskoj, smatram osobnim izazovom i odgovornošću svakog od mojih zaposlenika. Dali smo eRačun i druge eKnjigovodstvene dokumente. Razvili smo sustav za upravljanje digitalnim dokumentima Moj-DMS, ali smo, možda, nedovoljno jasno komunicirali da je jedino mjesto za pohranu takvih dokumenata elektronički arhiv. To može biti elektronički arhiv informacijskog posrednika ili vlastito cloud rješenje, no mora osigurati da su dokumenti jednostavni za pretragu, osigurani od pokušaja manipulacije i zaštićeni od vanjskih utjecaja.

Hoće li servis Moj-eRačun imati profit od toga da poslovni subjekti koriste Moj-eArhiv? Očekujem da hoće, ali neusporedivo više će profitirati poduzeća kad im poslovanje ne bude vezano za prašnjave papire koji iz godine u godinu zahtijevaju sve više prostora.

Prednosti elektroničke pohrane dokumenata

Elektronički arhiv omogućuje jednostavan i neposredan pristup eDokumentima jer su oni on-line, brže i pouzdanije pretraživanje jer ne morate prekopavati police pune registratora, već do traženih dokumenata dolazite ukucavanjem ključnih riječi u tražilici, daje mogućnost praćenja eDokumenta tijekom cijelog životnog ciklusa (točno znate gdje se dokument nalazi i koliko ga još dugo morate čuvati), pristup poslovnoj dokumentaciji ima veći broj korisnika bilo kad i bilo gdje (sukladno ovlastima koje ste im dodijelili), dok se sortiranje dokumenata se obavlja automatski što skraćuje vrijeme pohrane.

Upotrebom eArhiva dobiva se brži tijek rada i manje opterećenje ljudskih resursa (zaposlenik ne mora izgubiti dane kako bi pronašao račun iz 2011. u podrumu), kao i smanjenje troškova rada (zaposlenik rješava važnije zadatke), a u konačnici i smanjenje troškova prostora  jer nema potrebe za dodatnim prostorom radi novih polica s prašnjavim registratorima.

Tu ne vrijedi talijanski model hvatanja krivina, odmah da napomenem. To što je Zakon o elektroničkom izdavanju računu u javnoj nabavi propisao elektronički arhiv, ne znači da se to ne odnosi i na B2B sektor. Nisam bez razloga citirao Zakon o elektroničkoj ispravi. Pročitajte ga i prestanite (nesvjesno) činiti prekršaje.