Dislocirani rad jednostavan je uz kvalitetne digitalne alate

Autor: Saša Stanković

Još smo proljetos govorili o teškoj jeseni, naravno misleći prvenstveno na gospodarsku situaciju i to koliko će poslova opstati u neizvjesnim vremenima. Imali smo lock-down i desetke zaraženih Covidom-19 dnevno, a posljednjih dana svjedoci smo neslavnih rekorda s brojkama koje premašuju dvije tisuće. Teška jesen je stigla, u svakom smislu.

U onom, takozvanom prvom valu pandemije, naš tim je obogatila Anđelka, chatbot u koji smo ugradili više stotina najčešće postavljanih pitanja prema servisu. Ideja je bila biti dostupan i nakon  16 sati, vikendom i blagdanom jer u ludim vremenima, kad su mnogi roditelji radili noću jer nisu imali kamo s djecom zbog zatvorenih vrtića i škola, pitanje „zašto ne mogu preuzeti račun“ nije moglo čekati do sutra. Tko, uostalom, zna što je to sutra nosilo.

Sjećam se da smo razmišljali kako prezentirati tog novog člana našeg tima, kako opravdati mogućnost da nismo obuhvatili sve izvanredne situacije, a kad ste izvan radnog okruženja i najmanja poteškoća može se činiti nerješivom, a da opet korisnici znaju da mogu imati povjerenja u Anđelkine kompetencije. Tada smo napisali kako možda još ne zna sve, ali da može riješit probleme krivo numeriranih računa, netočnih e-mail adresa primatelja i neke druge situacije za čije rješavanje  nemate koga pitati u 3 ujutro. Anđelka je stvarno preuzela dobar dio posla. Samo u prvih mjesec dana zaprimila je više od šest i pol tisuća poruka od kojih je uspješno riješila 92 posto njih. Izvrsna je to brojka za bilo koju asistenticu, a kamoli onu virtualnu koja je daleko od toga da je se može smatrati umjetnom inteligencijom, ali definitivno ju se može opisati kao intuitivnu jer korisnike „ne tjera“ da kroz šumu informacija dođu do jednostavnog odgovora o vrstama paketa ili usluga koje nudimo.

Elektronički arhiv kao rješenje

Sudeći po nemilim brojkama i preporukama Vlade Republike Hrvatske da, tko može, organizira rad od kuće, Anđelka će opet raditi noćne smjene, vikende i blagdane, no uz tu razliku što danas ipak zna malo više nego kad je postala članicom našeg tima. Naime, osobno smatram kako je naša komparativna prednost to što svoje usluge kreiramo kao odgovor na potrebe naših korisnika ma koliko njihovo poslovanje bilo specifično. Anđelka je danas, primjerice, stručnjak za Moj-eArhiv jer je upravo pitanje elektroničkog arhiviranja bilo jedno od najčešće postavljanih pitanja proljetos. To ni ne čudi jer je Moj-eArhiv informacijski sustav koji je omogućavao ono što epidemiološka slika tada nije – pohranu važnih poslovnih dokumenata na informacijski sustav kojem se može pristupiti gdje god se nalazili dok god postoji internetska veza. Svaki dokument, bilo da je do nas došao informacijskim posredništvom, emailom ili poštom, nakon ulaska u Moj-eArhiv se indeksira i pohranjuje u posebne foldere koje poslije možemo pretraživati pomoću, primjerice, ključnih riječi, brojeva ili neke druge informacije koju smo unaprijed odredili. Može mu se pristupiti s mobitela, računala, iz Zagreba ili kućice na osami u Lici, ako je administrator to tako odredio.

Anđelka to sve zna, kao što zna i koji je najlakši način za aktivaciju usluge Moj-DMS, još jednu od perjanica dislociranog rada, ali i općenito iznimno korisnog sustava za upravljanje poslovnim dokumentima. Navodim ga kao perjanicu iz doba pandemije jer je, nažalost, tek situacija gdje smo fizički izdvojeni iz ureda pomogla shvatiti koliko, nepotrebno, ovisimo o papirima i nekorisnim poslovnim procesima zbog kojih gubimo vrijeme, a vrijeme je, kako stara izreka kaže, najskuplja valuta.

Efikasniji radni procesi

Za postavljanje usluge Moj-DMS i dalje će vam, naravno, biti potrebna pomoć naše korisničke službe, ali Anđelka suvereno vlada informacijama o vrstama paketa, licencama i prostoru pohrane za svaku od njih. Može vam pojasniti pojmove hodograma i hodograma po narudžbi klijenta ili odgovoriti na pitanje koliko je vaš ERP softver usklađen s prijenosom dokumenata u sustav.

Anđelka, naravno, nikada neće moći zamijeniti niti jednog člana našeg tima iz korisničke podrške, niti interakciju koja je temelj našeg dobrog odnosa s korisnicima, ali kad se osvrnemo na ovih nestvarnih sedam mjeseci iza nas, možemo reći da je ispunila svoju svrhu – osigurala je preduvjet za ubrzavanje radnih procesa zbog kojih smo, vjerujem, svi bili efikasniji.