Čuvanje računa po zakonu
Pravilno knjiženje računa jedan je od temelja knjigovodstvenog poslovanja, ali ono gdje mnogi knjigovođe i dalje griješe je čuvanje računa po zakonu.
Papirnati računi su tradicionalni oblik najraširenije knjigovodstvene isprave na svijetu i malo je knjigovođa koji ne poznaju gotova sva pravila kako bi osigurali usklađenost s računovodstvenim i poreznim propisima u procesu knjiženja i čuvanja računa.
Barem jednom u svojoj karijeri knjigovođa će tražiti „original“ računa kako bi po istome mogao odbiti pretporez te ga pohraniti u registrator na period od 11 godina, što je zakonski propisan rok čuvanja računa.
Knjigovođe s dužim poslovnim iskustvom sjetit će se da je original računa nekoć bio onaj koji je sadržavao žig društva i potpis odgovorne osobe. Izmjenama Zakona o računovodstvu prije osam godina, žig i potpis otišli su u povijest, ali je ostala vječita potreba za original računom kao temeljem odbitka pretporeza.
Prema Zakonu o računovodstvu, poslovni subjekti su dužni čuvati knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i financijske izvještaje u propisanim rokovima.
Primjerice, isplatne liste i analitička evidencija o plaćama čuva se trajno, dok se isprave na temelju kojih su uneseni podaci u glavnu i pomoćne knjige čuvaju najmanje jedanaest godina.
Čuvanje računa
Za račune koji su stizali poštom, svaki je knjigovođa uspostavio svoj način knjiženja i pohrane dokumenata koji se uobičajeno sastojao od procesa likvidacije, unosa računa u knjigu ulaznih računa i plaćanja, zatvaranje potraživanja bankovnim izvodom i konačno pohrane računa u registrator.
Na računima bi se ručno, najčešće olovkom, upisivao broj internog ulaznog računa, odnosno broj računa pod kojim je dokument zaveden u računovodstvenom programu.
To je jedan od oblika kojim se pedantno provodilo vođenje ulaznih računa, što je trebalo poslužiti kako bi se konkretni račun mogao što lakše pronaći ako u nekom trenutku, tijekom 11 godina obaveznog roka čuvanja dokumenta, dođe porezni nadzor.
Čuvanje elektroničkih računa
Elektronički računi unijeli su malu pomutnju među poduzetnicima koji su knjigovođama naučili donositi original računa na papiru. Logično je bilo ispisati slikovni prikaz dokumenta i zajedno s papirnatim računima, predati ih knjigovođi u registratoru jednom mjesečno.
Nesvjesno su time prekršeni računovodstveni i porezni propisi, a deseci milijuna eura pretporeza je nezakonito odbijeno.
Elektronički računi su strukturirani dokument, usklađen s EU normom za eRačun i sukladno Zakonu o računovodstvu, članak 10., moraju se čuvati kao izvorni dokument, odnosno u izvornom obliku.
Iako su se neki porezni stručnjaci znali pozvati na članak 23. Pravilnika o provedbi Općeg poreznog zakona kako bi istaknuli da postoje iznimke kada možemo ispisati eRačun, u praksi su mnogi prečuli te uvjete.
Točno je da možemo ispisati slikovni prikaz (PDF) eRačuna, ali takva praksa nije preporučljiva jer ispisani račun gubi svojstvo originalnog elektroničkog dokumenta zato što se gubi digitalni potpis koji jamči vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja, a upravo je to uvjet da bismo dokument mogli smatrati originalom.
Original računa u e-obliku
Prema članku 80. Zakona o PDV-u, vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa moraju biti osigurani od trenutka izdavanja do kraja razdoblja čuvanja, što je kod eRačuna ostvareno elektroničkim potpisom i vremenskim žigom.
Ako bi poduzetnik ili njegov knjigovođa odlučio postupiti tako da eRačune čuva s ostalim papirnatim računima, a ne osigura kopiji tog računa vjerodostojnost podrijetla i čitljivost sadržaja, to bi se smatralo nepravilno vođenom dokumentacijom.
Takvo postupanje može rezultirati poreznim prekršajem i potencijalnim sankcijama. Prema Zakonu o računovodstvu, nepropisno čuvanje dokumentacije podliježe novčanim kaznama za pravne osobe i odgovorne osobe unutar tih pravnih subjekata.
U slučaju nepoštivanja ranije citiranog članka 10., odnosno ako se dokument ne čuva u izvornom obliku, propisana je novčana kazna u iznosu od 1.320,00 eura do 13.270,00 eura.
Pravo na odbitak pretporeza
Pravo na odbitak pretporeza temelji se na posjedovanju vjerodostojne knjigovodstvene isprave. Ako je eRačun ispisan i čuva se samo u papirnatom obliku, bez digitalnog zapisa, vjerodostojnost takve isprave se ne može potvrditi.
Posljedično, porezni obveznik gubi pravo na odbitak pretporeza po takvom računu, odnosno Porezna uprava može osporiti pretporeza zbog nedostatka vjerodostojne dokumentacije.
Vjerodostojnost i cjelovitost sadržaja eRačuna koji je pretvoren u papirnati dokument je prilično složeno ostvariti. Jedan od načina je da društvo propiše interne procedure po kojima će, primjerice, izabrano verifikacijsko tijelo društva ovjeriti svaki zaprimljeni račun.
To tijelo društva koje, primjerice, čine tri člana svojim će potpisom potvrditi da je kopija računa istovjetna originalnom eRačunu, međutim ni tu u potpunosti nije zadovoljen uvjet vjerodostojnosti pošiljatelja i cjelovitosti sadržaja.
Informacijski posrednik u procesu posredovanja eRačuna, koji digitalnim potpisom na elektroničkom dokumentu jamči vjerodostojnost, cjelovitost i nepromjenjivost sadržaja, ujedno služi i kao identifikator pošiljatelja eRačuna.
Pojednostavljeno, informacijski posrednik potvrđuje da je društvo A pošiljatelj računa, što znači da ovo imaginarno verifikacijsko tijelo mora tražiti potvrdu informacijskog posrednika da je tvrtka A uistinu pošiljatelj, kako bi zadovoljila uvjete vjerodostojnosti pošiljatelja i cjelovitosti sadržaja. Tek tada poduzetnik (ili njegov knjigovođa) može pristupiti odbijanju pretporeza, a da zbog toga nije u prekršaju.
Elektronički arhiv
U trenutku donošenja Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi na snazi je bio Zakon o elektroničkoj ispravi koji je propisivao da se elektroničke isprave moraju se čuvati u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene, bez materijalne promjene informacije ili sadržaja isprave.
Taj Zakon je danas zamijenjen Uredbom (EU) br. 910/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014., poznatom kao Uredba eIDAS, ali je upravljanje elektroničkim dokumentima još detaljnije propisano.
Ova uredba je uspostavila pravni okvir za elektroničku identifikaciju i usluge povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu Europske unije.
Danas se izravno primjenjuje u svim državama članicama EU, uključujući Hrvatsku, te ima prednost pred nacionalnim zakonodavstvom.
Prema Uredbi eIDAS, elektronički dokumenti imaju istu pravnu snagu kao i papirnati dokumenti, pod uvjetom da su ispunjeni određeni tehnički i sigurnosni zahtjevi. To uključuje uporabu kvalificiranog elektroničkog potpisa ili pečata koji jamče autentičnost i cjelovitost dokumenta.
Iz navedenoga također proizlazi da je važno i jedino zakonski ispravno čuvati eRačune u njihovom izvornom elektroničkom obliku kako bi se očuvala njihova pravna valjanost i vjerodostojnost i kako bi se izbjegli porezni prekršaji i novčane kazne.
Preporuka za čuvanje eRačuna
Kako bi se osigurala usklađenost čuvanja elektroničkih računa s propisima i izbjegle potencijalne sankcije, preporučuje se nekoliko ključnih aktivnosti:
čuvanje eRačuna u izvornom obliku
korištenje sigurnih informacijskih sustava ili sustava za pohranu službenih informacijskih posrednika
redovito ažuriranje arhiva sa svim zaprimljenim elektroničkim dokumentima
Čuvanje eRačuna u izvornom obliku
Kao primatelj eRačuna, dužni ste čuvati dokument kao original, odnosno u njegovom izvornom elektroničkom obliku.
Ispisivanje eRačuna i njegovo čuvanje u papirnatom obliku nije u skladu sa zakonskim propisima jer se time gubi vjerodostojnost pošiljatelja i cjelovitost dokumenta.
Informacijski sustavi za arhivu
Poslovni subjekti ne moraju ulagati u vlastite informacijske sustave kako bi osigurali siguran i kontroliran elektronički arhiv.
Informacijski posrednici, kao što je servis mojeRačun, imaju aplikativno rješenje koje je sukladno zakonskim propisima za čuvanje eRačuna.
Kao jedan od prvih, a danas zasigurno najveći informacijski posrednik, servis mojeRačun je uskladio sustav mojeArhiv sa svim uvjetima za sigurnu i kontroliranu pohranu eRačuna i pratećih isprava kako je propisano u Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, kao i drugim uredbama i zakonima kojima se propisuje čuvanje eDokumenata.
Pohrana svih eRačuna
Kako biste izbjegli neželjene posljedice poreznog nadzora ako se utvrdi da čuvate papirnate, nevjerodostojne kopije eRačuna, zatražite od svog informacijskog posrednika da vam aktivira pristup elektroničkoj arhivi primljenih i poslanih eRačuna.
Iako oni nisu dužni čuvati dokumente koje su posredovali, a za koje nije ugovoren elektronički arhiv, informacijski posrednici kao servis mojeRačun pohranjuju dokumente na određeni period i to kao podršku korisnicima za uspostavljanje eArhiva i sprječavanje neželjenih posljedica poreznog nadzora.
Ako ste korisnik servis mojeRačun, odnosno zaprimate elektroničke račune putem tog informacijskog posrednika, zatražite aktivaciju usluge mojeArhiv kako biste izbjegli novčane sankcije i osigurali pravo na odbitak pretporeza u skladu sa svim zakonskim propisima.