eRačun ne smijemo printati ni čuvati u PDF-u na računalu
Autor: Josip Kovačec
Prije nekoliko tjedana objavili smo blog o elektroničkom arhivu i zašto je taj kontrolirani i sigurni informacijski sustav jedino, zakonski ispravno, mjesto za pohranu elektroničkih računa i pratećih digitalnih isprava. Čak smo, razmišljajući o temi, išli za pretpostavkom kako su to opće poznate informacije koje svi pošiljatelji i primatelji eRačuna znaju, no komentari na društvenim mrežama pokazali su kako smo bili potpuno u krivu.
Mnogima je još uvijek nejasna razlika između eRačuna, što je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku (isključivo XML format) i njegovog slikovnog prikaza koji dolazi u PDF-u. U kombinaciju, barem spomenutih komentatora, ušli su i obični računi u PDF-u ili JPEG-u koji po ničemu nisu eRačuni niti sadrže obavezne elemente te elektroničke isprave. eRačun je upravo to – elektronička isprava, usklađena s EU normom, koju čita isključivo stroj – računalo. Kada bi se ispisao taj original, kako ga vole zvati svi koji u poslovanju barataju originalima i kopijama, bio bi to skup brojki i slova koji bi više podsjećali na hijeroglife, nego na ono što smo naučili zvati računom. Zato su neki primatelji eRačuna doskočili problemu, printajući njegov slikovni prikaz koji se zakonski ne mora slati, čitajte nije obavezan, ali je kod nas to još uvijek uvriježena praksa. Forma je zadovoljena, eRačuni se razmjenjuju sukladno zakonu putem informacijskih posrednika i centralne platforme, ali u praksi se love krivine, a tragove nepoštivanja zakona o elektroničkoj ispravi pokriva debeli sloj prašine na registratorima.
„Objasnite poreznicima zašto se ne eRačuni ne printaju, onda ću ih prestati printati“, bio je jedan od komentara. „Gdje to piše da se ne smije eRačun čuvati na papiru“, glasio je drugi. Stotine tekstova napisano je na ovu temu, štoviše stručni časopisi izdvojili su sve zakone, njihove članke i stavke, između ostalih Zakon o elektroničkoj ispravi, Zakon o računovodstvu, Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, koji propisuju eRačun i eArhiv i svi donose isti zaključak – nije ispravno pohraniti slikovni prikaz eRačuna (PDF) u mapu na računalu ili taj slikovni prikaz ispisati i pohraniti u analognu (papirnatu) arhivu. To nije eRačun, eRačun je XML.
Znate li trošak onog dokumenta koji ne možete pronaći?
No, čak i da zakon ostavlja tu mogućnost ispisivanja slike, a ne ostavlja ju, ima li smisla tratiti resurse na zastarjele poslovne procese i nekorisni rad? Najuspješnije svjetske, ali i domaće tvrtke gotovo su u potpunosti izbacile papir iz svog poslovanja. U digitalnom desetljeću, kako ga je nazvala Ursule von der Leyen, predsjednica Europske komisije, kada su nam sve informacije dostupne u realnom vremenu, zahvaljujući razvoju informacijske tehnologije, papirnati dokument, koji nam je čitljiv samo ako ga u tom trenutku držimo u rukama, postaje prethistorijsko oruđe. U vremenu kada na pametnom telefonu čitamo e-mailove, plaćamo račune, skeniramo dokumente i čuvamo fotografije svojih najbližih, zar nije gubljenje vremena ispisivati i pohranjivati dokumente u registratore, a onda ih nakon više godina (bezuspješno) tražiti?
Elektronički arhiv gotovo u potpunosti eliminira trošak gubljenja dokumenata i znatno skraćuje te pojeftinjuje sam proces unosa dokumenata u arhiv. Uzmimo za primjer da tvrtka dnevno obrađuje/zaprima 100 papirnatih dokumenata. Za svaki od njih u prosjeku se troši oko 6 minuta rada, što je ukupno dnevno 600 minuta ili 10 sati rada. Uzmimo da je prosječna satnica 32 kune, onda je to dnevni trošak od 320 kuna. Ako radna godina ima 250 dana puta 320 kuna, govorimo o trošku od 80.000 kuna. Samo za fizičko spremanje dokumenata, bez troškova ispisa, prostora, registratora i eventualne ponovne izrade dokumenta u slučaju da ga je kupac izgubio, trošak je zastrašujući. Možemo računati i da je većini knjigovodstvenih isprava životni ciklus 11 godina, dok se dio njih mora čuvati i zauvijek pa se trošak više ne broji u desetinama, već stotinama tisuća kuna.
Vjerujem da je malo tko ovako stavio troškove na papir. Da je, sigurno bi se već potrudio iskoristiti sav benefit koji nudi bespapirno poslovanje i sigurni, kontrolirani eArhiv.