merDMS sustav za upravljanje dokumentima i eRačunima
Od zaprimanja do likvidature i arhive - digitalno, pregledno i u skladu s procesom.
merDMS sustav osigurava pravilnu obradu eRačuna i upravljanje dokumentima tako da ostanu digitalni, sigurni i zakonski usklađeni od trenutka zaprimanja do finalne likvidature i arhiviranja.
Zašto je merDMS idući korak nakon uvođenja eRačuna?
eRačun se zaprima u strukturiranom, strojno čitljivom formatu i kao takav je predviđen za obradu unutar sustava, a ne za printanje. Ispisom se ne obrađuje stvarni eRačun, već njegova vizualizacija (PDF), čime se proces vraća na ručni način rada i gubi smisao digitalizacije.
Upravo zato eRačun zahtijeva sustav koji može voditi njegovu obradu. merDMS omogućuje da eRačun, nakon zaprimanja, ulazi u definiran tijek obrade - s jasnim koracima, odgovornostima i statusima. Umjesto prosljeđivanja i ručnog praćenja, obrada se odvija unutar sustava, gdje je svaki korak dokumentiran i kontroliran.
Kako izgleda ispravna obrada eRačuna?
eRačun nije dokument koji se printa, nego dokument koji prolazi kroz digitalni proces obrade. Ako taj proces nije ispravan, on gubi svoju svrhu i kao takav ne vrijedi.
1. eRačun ulazi u definirani proces obrade
Nakon zaprimanja, eRačun se ne prosljeđuje mailom niti ispisuje, već ulazi u unaprijed definiran tok obrade. Svaki dokument ima svoj status, odgovornu osobu i sljedeći korak, od pregleda do odobrenja.
2. Obrada se odvija unutar sustava, ne izvan njega
Pregled, komentari, odobravanje i odluke ne događaju se u mailovima, već unutar sustava. Time svi sudionici rade na istom dokumentu, u istom kontekstu, bez paralelnih verzija i gubitka informacija.
3. Svaki korak obrade je vidljiv i provjerljiv
Za svaki dokument jasno je definirano gdje se nalazi, tko ga obrađuje i što je već učinjeno. Cijeli tok obrade ostaje zabilježen, bez potrebe za dodatnim provjerama i usklađivanjem.
Znate li da eRačun ne smijete printati kako biste ga likvidirali?
eRačun se zaprima u izvornom, strukturiranom obliku (XML) i kao takav mora ostati tijekom cijelog procesa obrade. Ispisom se ne obrađuje stvarni eRačun, već njegova vizualizacija, čime se likvidatura odvaja od izvornog dokumenta.
merDMS sustav omogućuje da se eRačun likvidira digitalno, kroz jasan i evidentiran proces, uz trajni zapis o tome tko je dokument odobrio i kada. Na taj način osigurava se usklađenost sa zakonskim zahtjevima i potpuna kontrola nad obradom.
Kako funkcionira sustav za upravljanje dokumentima?
Kroz DMS sustav sve svoje poslovne eRačune i dokumente možete elektronički potpisivati, likvidirati ili odobravati s bilo koje lokacije, uz veći nadzor nad radnim procesima i protokom poslovne dokumentacije.
Zaprimanje dokumenta
Dokument može stići u sustav kao eRačun, skenirani dokument, privitak iz email-a ili kao ručni unos.
Svakom dokumentu dodjeljuju se metapodaci – naziv, datum, tip dokumenta, povezani partner, iznos, status, itd.
Klasifikacija i pohrana
Dokument se pohranjuje u strukturirane digitalne mape prema unaprijed definiranim pravilima – npr. po klijentima, datumima, vrstama dokumenata.
Pristup i kontrola prava
Svaki korisnik ima definiranu razinu pristupa – tko može vidjeti, uređivati ili potpisati dokument. DMS vodi zapisnik o svim promjenama (tzv. audit trail).
Pretraživanje i
dohvat
Dokumenti se mogu pronaći prema bilo kojem metapodatku – ili čak prema sadržaju dokumenta (full-text search), čime se znatno štedi vrijeme.
Integracija s drugim sustavima
DMS sustav se integrira s ERP-ovima, ostalim mer uslugama i drugim digitalnim alatima.
Prednosti korištenja DMS-a
Efikasno
upravljanje
dokumentima
Jasna
struktura i
kategorizacija
Ušteda
vremena i
resursa
Brz pristup i
jednostavno
pretraživanje
Suradnja u
realnom
vremenu
Organizacija
poslovnih
procesa
Za koga je merDMS?
merDMS uvodi jasan i strukturiran način obrade dokumenata bez potrebe za složenim sustavima. Umjesto rada kroz mailove i lokalne foldere, svi dokumenti i procesi nalaze se na jednom mjestu, uz jasan pregled i kontrolu.
merDMS omogućuje standardiziranu i kontroliranu likvidaturu bez razvoja vlastitih rješenja. Proces je definiran, skalabilan i spreman za integraciju s postojećim sustavima, uz punu sljedivost i kontrolu nad obradom dokumenata.
FAQ
Svaki dokument ima svoj status i dodijeljenu odgovornu osobu. U svakom trenutku možete vidjeti gdje se dokument nalazi, u kojoj je fazi obrade i što je već učinjeno.
Iskustva naših mer korisnika
A-MORE YACHTS d.o.o.
Petra Poštek, voditeljica Odjela financija i računovodstva
“U tvrtki A-More Yachts kroz merDMS smo uspostavili direktan protok dokumentacije između likvidatora računa, odobravatelja računa te odjela financija i računovodstva. Tvrtka koristi dva hodograma i osam licenci za bespapirno poslovanje kroz merDMS. Sustav nam služi za odobravanje ulaznih računa i brži protok računa između osoba koje ga likvidiraju, knjiže i arhiviraju.“
PRIMACOŠPED d.o.o.
Petar Šimić, CEO
“Mali procesi su tihi ubojice efikasnosti i produktivnosti poduzeća, a kad se poduzeće bavi poslom kao što je logistika, to je još i više naglašeno. Digitalna transformacija kroz eRačun i merDMS omogućila je zaposlenicima Primaca da svoje vrijeme sada koriste za ono za što su zaposleni u poduzeću, a to je logistika.“
Quotes.
Irena Bratec I voditeljica odjela računovodstva i financija Elektronički računi d.o.o.
“merDMS nije alat za dodatnu birokratizaciju, već unaprjeđenje, ubrzanje i kvalitetnije upravljanje poslovnim procesima."
Riješio nam je problem izgubljene dokumentacije ili naknadno dostavljenih računa jer se svaki dokument unosi u merDMS odmah nakon zaprimanja, što posebno koristi mom odjelu“.
Sigurnost e-računa
Tvrtka Elektronički računi je certificirani informacijski posrednik i ovlaštena pristupna točka koja koristi certifikate ISO/IEC 27001 i 9001, registrirana je kod HNB-a kao institucija za platni promet, osigurana policama profesionalne odgovornosti i cyber rizika, te usklađena s propisima koji za mnoge nove pružatelje usluga još uvijek predstavljaju izazov.
Kao dio globalne softverske grupacije Visme, mer primjenjuje testirane i dokazano sigurne prakse iz zemalja koje su fiskalizaciju eRačuna već uspješno prošle. Zato naš sustav štiti vaše podatke jednako strogo kao što biste očekivali od svoje banke — jer eRačun je novac, a podaci su poslovna tajna.
Ako ne biste svoje financije povjerili bilo kome, nemojte ni svoje eRačune.
Usluge mer servisa koristi više od 75.000 tvrtki
