mOtpremnica je broj 1 aplikacija uz koju je robno-materijalno knjigovodstvo bespapirno

Poput eRačuna i eOtpremnica je strukturirani dokument pa je automatski učitavamo u ERP bez prepisivanja.

U robno-materijalnom knjigovodstvu račun je u pravilu vezan uz otpremnicu, komercijalni dokument koji služi kao dokaz isporuke određene robe.

Nerijetko se stoga postavlja pitanje: kako uspostaviti potpuno digitalizirani proces, ako poslovni proces zahtjeva slanje otpremnice.

Dio poslovnih subjekata ima naviku uz robu dostavljati račun-otpremnicu koja sadrži sve elemente oba dokumenata i koji se može automatski knjižiti.

Kod takvih dokumenata može nastati problem u isporučenoj količini jer je prilikom utovara na kamion stavljena jedna kutija robe manje ili je u prijevozu došlo do lomljenja robe.

U tom slučaju račun-otpremnica tereti kupca za količinu koja mu nije isporučena ili je nije naručio.

Naoko jednostavan kupoprodajni proces potencijalno se može razvući na nekoliko dana ili tjedana, dok se obje strane ne usklade financijskim odobrenjem.

Ne zaboravimo i kako se uslijed ljudske pogreške ili vremenskih nepogoda, otpremnica može izgubiti ili uništiti, što isto može prouzročiti određeni trošak kako bi se izradio i ispostavio novi dokument.

Umnožavanje papirnatih otpremnica

U praksi se otpremnica umnaža i do pet puta, iako su najčešće obavezna tri primjerka: jedan za prodavača, drugi za kupca, dok je treći za prijevoznika koji tim dokumentom osigurava robu koju je isporučio s obzirom na onu koja je isporučena. Potpisani primjerak otpremnice potom se treba vratiti prodavaču.

Iako sukladno UBL standardu kojim je definiran eRačun u Hrvatskoj ne postoji dvojni dokument kao što je račun-otpremnica na papiru, uvođenjem eRačuna tvrtke koje koji robno-materijalno knjigovodstvo već su stvorile uvjete za uvođenje eOtpremnice kroz aplikaciju mOtpremnica.

Ovim dokumentom korisnici ispunjavaju sve potrebne procese iz „papirnate” sfere, ali i uvode neke nove. Kod eOtpremnice prednosti su posebno izražene sa sigurnosnog i efektivnog stajališta.

Kome je namijenjena aplikacija

Mobilna aplikacija mOtpremnica namijenjena je korisnicima, dobavljačima, koji isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga distributera (kurirske službe) te kombiniranjem obaju načina.

Usluga omogućuje korisnicima slanje i zaprimanje eOtpremnica kroz aplikaciju u potpuno sigurnom, digitalnom okruženju.

Poput eRačuna i eOtpremnica je strukturirani dokument zbog čega aplikacija sama „čita” sve relevantne informacije iz dokumenta. To kasnije služe boljem nadzoru nad izdanim otpremnicama.

Aplikacija se sastoji od dva dijela: administratorskog dijela i mobilne aplikacije koja je vezana uz isporučitelja ili prijevoznika.

Kreiranje ruta u aplikaciji

U administratorskom dijelu korisnik kreira popis korisničkih računa, kao i popis svih eOtpremnica koje je poslao iz računovodstvenog softvera ili ERP-a na aplikaciju.

Tu se nalazi i popis kupaca koji se automatski povlači u aplikaciju zahvaljujući XML strukturi dokumenta, kao i popis GLN (global location number) dostavnih mjesta.

Administrator kroz aplikaciju izrađuje i uređuje rute za vozače-dostavljače te opcionalno dodjeljuje vozilo i vozača koji dostavljaju robu s prethodno poslane eOtpremnice.

Dostavljaču za isporuke treba isključivo tablet s aplikacijom koji sadržava sve rute s pripadajućim otpremnicama.

On se u mobilnu aplikaciju prijavljuje korisničkim podacima koje mu je dodijelio administrator i tada mu je dostupan popis svih otprema koje su mu dodijeljene.

Osim aktivnih ruta, dostupni su mu podaci o isporučenim ili vraćenim rutama te onim rutama koje su prebačene drugim vozačima.

Preuzimanje robe

Dolaskom na dostavno mjesto, dostavljač identificira kupca pomoću NFC (Near Field Communication) čipa.

Riječ je o tehnologiji koju većina nas danas koristi prilikom beskontaktnog plaćanja mobitelom u trgovinama.

U slučaju eOtpremnica, svaki kupac ima dodijeljen NFC čip ugrađen u kartici, privjesku za ključeve ili naljepnici koju može držati na mjestu preuzimanja. Jedan kupac može imati više NFC čipova, ako ima više dostavnih mjesta.

Uzmimo za primjer lanac kafića koji ima više prodajnih mjesta ili skladišta; svaka poslovna jedinica samostalno preuzima robu i ima više NFC čipova koji su vezani uz jednog kupca.

Kreiranje eOtpremnice u aplikaciji

Kao i u slučaju papirnatih, eOtpremnica se izrađuje unutar računovodstvenog softvera ili ERP-a, ali se ne ispisuje u tri primjerka.

eOtpremnicu se jednim klikom šalje u mrežnu aplikaciju mOtpremnica. U tom trenutku vidljiva je administratoru u popisu otprema i može započeti dodjela ruta.

Vozač ili dostavljač robu preuzima u skladištu prema popisu dobivenom u aplikaciji i kreće u dostavu.

Dolaskom na mjesto isporuke, kupac i vozač mogu na licu mjesta utvrditi stvarno stanje robe kroz aplikaciju.

Kupac preuzimanje robe potpisuje dodijeljenim NFC čipom kojeg očitava na tabletu kroz aplikaciju mOtpremnica.

Odobrenje i terećenje

Konačna eOtpremnica podrazumijeva da je kupac potvrdio da je preuzeo određenu količinu robe, nakon čega mu se odmah šalje eRačun.

Ako prodavatelj naknadno odluči odobriti popust kupcu, treba izdati eOdobrenje. Riječ je o digitalnom dokumentu koji korisnici servisa mojeRačun mogu poslati iz svojih ERP i računovodstvenih rješenja koja su integrirana sa servisom ili putem besplatne web aplikacije Kreiraj na mrežnoj stranici mojeRačun.

Još nemate eRačun?

U slučaju da još uvijek niste uveli eRačun u poslovanje, ali vas je zainteresirala mOtpremnica, provjerite našu aktualnu ponudu za eRačune. Zatraži PONUDU. PONUDA