Račun (faktura)
Faktura, poznata i kao račun, je službeni dokument koji izdavatelj ispostavlja primatelju za izvršene usluge ili isporučene proizvode. Služi kao pravna osnova za potraživanje plaćanja i mora sadržavati sve zakonski propisane elemente, uključujući podatke o izdavatelju i primatelju, detalje usluga ili proizvoda, datum i iznos. Račun je ključan za vođenje financijske evidencije i omogućava transparentnost između poslovnih partnera te se smatra najraširenijom knjigovodstvenom ispravom na svijetu.
Kako izgleda račun (faktura)?
Kako bi bio važeći, račun mora sadržavati sljedeće podatke:
- Podaci o izdavatelju: Naziv tvrtke, adresa, OIB ili PDV identifikacijski broj (ako je izdavatelj u sustavu PDV-a).
- Podaci o primatelju: Naziv i adresa primatelja (klijenta).
- Broj računa: Jedinstveni identifikator koji omogućuje praćenje i evidentiranje računa.
- Datum izdavanja i datum isporuke usluge/proizvoda: Važno za evidentiranje i poštivanje zakonskih rokova.
- Opis usluga ili proizvoda: Detaljan opis isporučenih proizvoda ili pruženih usluga, uključujući količinu, odnosno drugu jedinicu mjere i cijenu.
- Iznos i PDV (ako je primjenjivo): Ukupna cijena, s posebno naznačenim PDV-om ako je izdavatelj u sustavu PDV-a.
- Napomena o oslobođenju PDV-a: Ako je trošak oslobođen PDV-a, na računu mora biti naveden pravni temelj za oslobođenje.
Prikaz obveznih elemenata računa
Sadržaj računa propisuje Opći porezni zakon, Zakon o porezu na dodanu vrijednost, Pravilnik o porezu na dohodak i Zakon o fiskalizaciji u prometu gotovinom te njihove izmjene i dopune.
Kako napraviti fakturu (račun)?
Račun se može izraditi ručno, pomoću različitih računovodstvenih softvera ili web aplikacije za izradu i/ili slanje računa koji su kreirani u skladu sa zakonskim odredbama iz područja računovodstva i poreza.
Najbolji način izdavanja računa za obrtnike ili poduzetnike najviše ovisi o tome kolikoj razini automatizacije teže, odnosno kolika je specifičnost njihovog poslovanja.
Najjednostavniji način izdavanja računa je korištenje predložaka u Wordu ili Excelu, što je najčešći izbor obrtnika i poduzetnika koji tek pokreću poslovanje i bez problema mogu izdvojiti vrijeme kako bi manualno izradili jedan ili dva računa mjesečno.
Nedostaci ove metode su što predstavlja opterećenje kod većeg broja računa, daleko je najsporija od svih drugih načina izrade računa, a istovremeno je najpodložnija greškama.
Računovodstveni softveri za izradu računa uglavnom su prvi izbor poduzetnicima koji mjesečno izdaju veliki broj računa i koji žele povećati učinkovitost kroz automatizaciju procesa, a istovremeno temeljito pratiti izdane i naplaćene račune, što im olakšava financijsko planiranje i analizu poslovnih rezultata.
Navedene značajke sadrži i web aplikacija za izradu računa i eRačuna, Kreiraj, koja je prvi izbor mikro poduzetnika i obrtnika jer je prilagođena važećim zakonima i regulativama, uključujući i obaveze koje se odnose na izdavanje eRačuna, izradu ponuda i predračuna i vođenje evidencija za porezne potrebe, odnosno izvještavanje prema Poreznoj upravi.
Automatizirani sustavi, bilo da je riječ o računovodstvenom softveru ili web aplikaciji za izradu računa, minimiziraju ljudske pogreške poput netočnih izračuna ili nepravilno unesenih podataka.
PDF faktura
PDF račun je digitalna verzija računa u PDF formatu, koju izdavatelj svom kupcu može poslati e-mailom.
No, PDF računi se razlikuju od eRačuna jer nisu strukturirani elektronički dokument i moraju se ručno unositi u računovodstveni sustav, što otvara mogućnost grešaka i oduzima vrijeme.
Primatelji eRačuna u Hrvatskoj uz strukturirani XML dokument (original eRačuna) uglavnom će zaprimiti i njegov slikovni prikaz u PDF-u, iako za to ne postoji zakonska obaveza.
Slikovni prikaz eRačuna informacijski posrednici još uvijek dostavljaju uz XML kako bi olakšali primateljima prijelaz s papirnatog na potpuno digitalni oblik računa, omogućujući im da unutar PDF-a vide ono što računovodstveni program sam čita iz strukturiranog eRačuna.
Zbog toga, nažalost, još uvijek postoji navika ispisivanja slikovnog prikaza eRačuna (PDF-a) i PDF računa što je protivno zakonskim propisima koji obvezuju poduzetnike i obrtnike da digitalne dokumente čuvaju u formatu u kojem su ih i zaprimili.
Prema tome, iako razlikujemo PDF fakturu koja je „običan“ račun u digitalnom obliku, i eRačun, kao strukturirani elektronički dokument koji je izrađen, izdan i prenesen u obliku pogodnom za automatsku, strojnu obradu, zajedničko im je da se ne smiju čuvati u registratoru, nego u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu.
Što je izlazni račun?
Izlazni račun ili izlazna faktura (IRA ili IFA) je dokument koji poduzetnik izdaje kupcu kao potvrdu o isporučenim uslugama ili proizvodima.
Izlazni računi služe kao dokaz o prihodima poduzeća i obavezno se knjiže u poslovnim knjigama, a predstavljaju i temelj za obračun PDV-a, ako je izdavatelj računa PDV obveznik.
Obavezni elementi računa su definirani zakonom, no sam dizajn izlaznih računa i sadržaj računa kao što je logo, reference ili napomene, ovise o potrebama i preferencijama izdavatelja.
Izlazni račun možemo promatrati i kao pravni dokaz o sklopljenom poslovnom dogovoru po kojemu se s jedne strane dokazuje da je prodavatelj ispunio svoju ugovornu obvezu, a s druge strane se utvrđuje obveza kupca da plati određeni iznos.
To znači da izlazni račun predstavlja ključni dokument s pravnim i računovodstvenim implikacijama te da se, u slučaju pravnog spora, može koristiti kao dokazni materijal kojim se potvrđuje poslovni odnos među strankama, izvršenje ugovorne obveze u smislu isporuke robe ili pružanja usluge te ukupna vrijednost tražbine.
Što je ulazni račun?
Ulazni račun ili ulazna faktura (URA ili UFA) je dokument koji poduzeće prima od svojih dobavljača za nabavljene proizvode ili usluge.
Ovi računi predstavljaju trošak za poduzeće jer bilježe kupovinu materijala, robe, opreme ili usluga koje su potrebne za obavljanje poslovnih aktivnosti.
Ulazni računi su ključni za vođenje točne evidencije troškova i pravilno knjiženje PDV-a, ako je poduzeće u sustavu PDV-a.
To znači da je poslovni subjekt obavezan evidentirati sve primljene ulazne račune u knjizi ulaznih računa koja, između ostaloga, služi i za praćenje obveza koje ima prema dobavljačima i obračun PDV-a.
Kako izdati račun?
Izdavanje računa u Hrvatskoj razlikuje se prema vrsti poslovnog subjekta i vrsti transakcijama s različitim pravnim oblicima korisnika.
Pravilan način izdavanja računa je ključan dio poslovanja jer zahtijeva zakonsku usklađenost i osigurava točno evidentiranje prihoda.
Račun se može izdati na više načina, što podrazumijeva manualnu izradu računa, izdavanje računa kroz računovodstveni program ili web aplikaciju za slanje računa ili eRačuna, a ono po čemu se razlikuje proces „izdavanja“ je u načinu dostave i obrade izdanog dokumenta.
Zakon o fiskalizaciji računa u poslovanju s gotovinom propisuje da se prilikom izrade računa mora paziti na slijednost i jedinstvenost svakog dokumenta, zbog čega se koristi takozvani broj računa koji sadržava oznaku rednog broja računa u kalendarskoj godini, oznaku poslovne jedinice u kojoj se izdaje račun i oznaku operatera koji ga je izradio.
Kada govorimo o tome kako pravilno izdati račun, ne smijemo zaboraviti i druge elemente fiskalizacije kao što su datum izdavanja, datum obavljene isporuke i usluge, koji ne mora biti isti kao datum izdavanja, te ostale zakonske elemente računa kao što su opis robe i usluga, jedinične i ukupne cijene, rok plaćanja i drugo.
Račun u papirnatom obliku može se kupcu dostaviti osobno ili putem pošte, dok se digitalni račun može poslati i putem elektroničke pošte, iako se ista ne smatra sigurnim kanalom dostave.
Najsigurniji oblik izdavanja računa je slanje dokumenata putem sigurnog kanala informacijskog posrednika.
Elektronički račun dostavljen putem informacijskog posrednika ima svojevrsni status preporučene pošiljke jer pošiljatelj u svakom trenutku zna kada je račun preuzet i kada je počela teći valuta plaćanja.
Rok za izdavanje računa za usluge
Rok za izdavanje računa za tuzemne isporuke nije striktno propisan, iako se mnogi porezni savjetnici i u tom slučaju drže propisanog u čl. 78. st. 3 Zakona o PDV-u i čl. 222. PDV Direktive kojima je propisano da se račun mora izdati najkasnije petnaestog dana u mjesecu nakon mjeseca u kojem je nastao oporezivi događaj.
Ovo se odnosi na račune za isporuke dobara poreznim obveznicima iz drugih država članica EU, međutim nije propisano da se primjenjuje na isporuke u tuzemstvu i s trećim zemljama.
Upravo zbog toga što ne postoji jasno propisan rok, događa se da kupci na izdavanje računa čekaju i nekoliko mjeseci, što donosi brojne probleme prilikom evidentiranja poslovnih događaja te plaćanju računa u primjerenom roku.
Iako postoje iznimke za koje je zakonskim aktima propisan rok za izdavanje računa, a isti se može urediti i ugovorom ili drugim pravnim aktima, još uvijek postoje nedoumice kako pravilno postupiti kada je u pitanju rok za izdavanje računa.
Preporučuje se voditi temeljnim načelom i jasno propisanim odredbama računovodstvenih i poreznih propisa da se nakon svake obavljene isporuke dobara i usluga treba izdati račun i to u najkraćem mogućem roku.
Kazne za neizdavanje računa
Neizdavanje računa ili nepravilno izdavanje može dovesti do financijskih kazni i poreznih problema.
Zakonski propisi u većini zemalja, uključujući Hrvatsku, obavezuju poduzetnike na izdavanje računa za sve transakcije, a porezni nadzor redovito provjerava usklađenost s tim propisima.
Sankcije ili kazne za neizdavanje računa obuhvaćene su Zakonom o fiskalizaciji u prometu gotovim novcem gdje su člancima 34. do 36. propisane novčane kazne za izdavanje računa koji nisu usklađeni sa zakonom, odnosno za zaobilaženje zakonskih odredbi prilikom izdavanja računa.
Kazne za neizdavane računa obuhvaćene su i Općim poreznim zakonom prema kojem se neizdavanje računa smatra jednim od najtežih poreznih prekršaja te kojim se, između ostaloga, dio odgovornosti za izdavanje računa prebacuje i na kupca i to propisanom novčanom kaznom.
Ove odredbe imaju za cilj osigurati transparentno poslovanje, odnosno sprječavanje poreznih utaja i sive ekonomije.
Izdavanje računa u paušalnom obrtu
Paušalni obrti izdaju podliježu nešto jednostavnijim poreznim obvezama, ali i dalje moraju poštovati sve zakonske odredbe koje se odnose na izdavanje računa za izvršene usluge ili isporuku dobara.
Kao i svi drugi poduzetnici, paušalni obrtnici moraju izdati račun za svaku obavljenu prodaju robe ili usluga te su obavezni unaprijed odrediti hoće li račune naplaćivati gotovinski i/ili putem transakcijskog računa.
Obvezni elementi
Račun mora sadržavati naziv obrta, adresu, OIB, broj računa, datum izdavanja, opis isporučenih usluga ili proizvoda i iznos. Paušalci su obvezni navesti da je račun „oslobođen od PDV-a temeljem članka 90. stavka 2. Zakona o PDV-u“.
Numeriranje računa paušalnih obrtnika obavlja se u skladu sa Zakonom o fiskalizaciji računa u prometu gotovinom i to redoslijedom od jedan nadalje, kroz cijelu kalendarsku godinu.
Za paušalce se preporučuje da izrade interni dokument, izjavu o fiskalizaciji, u kojem će jasno naznačiti na kojim lokacijama će izdavati račune, pod kojom oznakom će voditi te lokacije i koja je oznaka operatera koji izdaje račune.
Napomena
Kako bi izbjegli neke od najčešćih grešaka koje rade paušalci, kao što su neispravno numeriranje računa, izostavljanje obaveznih elemenata računa, kao što je napomena o izuzeću od PDV-a, ili nepravilno vođenje knjige prometa, preporučuje se da poslovanje paušalnog obrta vode u web aplikaciji koja omogućuje izradu ponuda, računa i vođenje KPR-a.
Izdavanje računa za poduzetnike u sustavu PDV-a
Poduzetnici u sustavu PDV-a izdaju račune s obračunatim PDV-om na osnovu registrirane PDV stope.
Obvezni elementi
PDV obveznici moraju uključiti PDV identifikacijski broj izdavatelja, datum isporuke, jediničnu cijenu bez PDV-a, stopu PDV-a, iznos PDV-a razvrstan po stopi, ukupni iznos s PDV-om i ukupni iznos naknade.
Ako je transakcija oslobođena PDV-a, mora se dodati napomena o oslobođenju i navesti izvor prava na temelju kojeg se primjenjuje.
Napomena
PDV obveznici moraju voditi preciznu evidenciju svih izdanih računa jer se ti računi koriste za obračun poreznih obveza.
Izdavanje računa prema trećim zemljama
Kada poduzetnik posluje s korisnicima u trećim zemljama (zemlje izvan EU-a), izdaje se poseban račun koji često ne uključuje PDV jer su ove transakcije oslobođene PDV-a.
Obvezni elementi
Račun mora sadržavati naziv i adresu kupca, OIB ili PDV broj izdavatelja, opis i količinu isporučenih proizvoda ili usluga te iznos troška bez PDV-a (neto iznos). Obavezna je napomena „prijenos porezne obveze” ili „reverse charge” kako bi bilo jasno da je kupac u trećoj zemlji obavezan platiti PDV prema lokalnim propisima.
Napomena
Transakcije s trećim zemljama zahtijevaju korištenje EORI broja za carinske potrebe ako su proizvodi fizički isporučeni.
Izdavanje računa prema inozemstvu (EU)
Računi za poslovanje s drugim zemljama članicama EU izdaju se s posebnim napomenama za oslobođenje PDV-a, prema načelima EU PDV regulative.
Obvezni elementi
PDV broj oba subjekta (izdavatelja i kupca) je obavezan na računu, uz napomenu „prijenos porezne obveze – reverse charge” prema čl. 17 st. 1 Zakona o PDV-u. Iznosi se mogu iskazivati u eurima, uz naznaku ukupne cijene bez PDV-a.
Napomena
Porezni obveznici iz EU koriste sustav VIES za provjeru PDV broja svojih klijenata, kako bi osigurali valjanost poslovne transakcije u okviru EU PDV pravila.
Kod isporuke dobara prema poduzetnicima u zemljama članicama EU treba voditi računa o roku za izdavanje računa koji je propisan čl. 78. st. 3. Zakona o PDV-u i čl. 222. PDV Direktive.
Izdavanje računa fizičkim licima
Izdavanje računa fizičkim osobama, odnosno građanima, može uključivati PDV, osim kada je riječ o oslobođenju, odnosno kada izdavatelj računa nije PDV obveznik.
Obvezni elementi
Račun mora sadržavati osnovne informacije poput imena i adrese izdavatelja, datum, broj računa, opis proizvoda ili usluge, iznos te stopu i iznos PDV-a.
Ako je riječ o gotovinskom plaćanju, obavezna je fiskalizacija računa, koja uključuje jedinstveni identifikator i zaštitni kod.
Napomena
Kod transakcija s fizičkim osobama važno je osigurati zakonsku usklađenost i ispravno izdavanje računa, naročito za obrte i trgovce u maloprodaji i ugostiteljstvu kako je propisano Zakonom o fiskalizaciji u prometu gotovinom i Općim poreznim zakonom prema kojima i kupac snosi odgovornost, odnosno može biti kažnjen ako ne traži i/ili ne sačuva račun za uslugu ili proizvod koji je primio.
Izdavanje računa za predujam
Račun za predujam izdaje se kada poduzeće ili obrt primi unaprijed plaćeni iznos za buduću isporuku proizvoda ili usluga.
Obvezni elementi
Račun za predujam mora sadržavati naziv i adresu izdavatelja, OIB ili PDV identifikacijski broj izdavatelja (ako je u sustavu PDV-a), broj računa, datum izdavanja, podatke o kupcu, opis usluga ili proizvoda te iznos predujma. Ako je izdavatelj u sustavu PDV-a, na računu treba iskazati i obračunati PDV na iznos predujma. Također, potrebno je jasno naznačiti da je riječ o predujmu.
Napomena
Nakon isporuke usluge ili proizvoda, izdaje se konačni račun koji sadrži ukupnu vrijednost transakcije, uz odbitak prethodno naplaćenog predujma. U slučaju otkazivanja narudžbe, izdaje se storno račun za predujam kako bi se evidentirao povrat i, ako je primjenjivo, korigirao obračun PDV-a.
Prefakturiranje troškova
Prefakturiranje troškova je postupak u kojem poduzeće prenosi trošak koji je snosilo u ime druge strane, izdavanjem računa toj strani u istom iznosu. Primjeri prefakturiranja uključuju troškove zajedničkog marketinga, najma prostora, putovanja ili drugih usluga koje koristi više poslovnih subjekata.
Fiskalizacija računa
Fiskalizacija je postupak elektroničke registracije računa u sustavu Porezne uprave, a obavezan je za transakcije koje uključuju gotovinsko plaćanje.
Fiskalizacija osigurava vjerodostojnost računa, a fiskalizirani račun sadrži jedinstveni identifikacijski broj i zaštitni kod. Iako se primarno fiskalizacija veže uz pojam gotovinskog plaćanja, i računi kojima je način plaćanja transakcijski račun sadrže elemente koji su propisani Zakonom o fiskalizaciji, a to su, primjerice, broj računa i oznake prodajnog mjesta te šifra ili ime operatera, odnosno osobe koja je izdala račun.
Moglo bi vas zanimati...
Ako je račun izdan s greškom, potrebno je izdati storno računa kako bi se poništio prethodni, krivo izdani račun.
Zatim je potrebno izdati novi račun s ispravnim podacima. Važno je priložiti sve ispravke u poslovnim knjigama radi točne evidencije i usklađenosti s propisima.
U slučaju da su svi elementi računa točni, ali da se račun osporava u dijelu koji se odnosi na količinu ili cijenu, dobavljač može izdati knjižno odobrenje koje se također mora knjižiti u poslovnim knjigama kupca i dobavljača.
Više informacija u blogu Osporavanje računa ili dijela računa