Digitalno poslovanje
Uvođenje elektroničkih procesa u svakodnevno poslovanje više nije opcija, već standard. Digitalno poslovanje obuhvaća alate, sustave i tehničku infrastrukturu koji poduzećima omogućuju bržu, sigurniju i učinkovitiju obradu dokumenata. Na ovoj stranici donosimo osnovne pojmove, tehnologije i zakonske okvire koji čine temelj digitalne transformacije – od elektroničkog upravljanja dokumentima, preko likvidature i DMS-a, do sigurnog prijenosa podataka.
Cilj nam je pružiti jasan, praktičan i tehnički točan pregled svega što vam je potrebno da digitalizaciju provedete usklađeno sa zakonom – i uz maksimalnu operativnu učinkovitost.
Digitalizacija
Digitalizacija je proces pretvaranja analognih procesa u digitalne, a uključuje konverziju analognog signala ili podatka u digitalni oblik.
U smislu digitalizacije poslovanja, ovaj pojam se često veže uz pretvorbu papirnatih
dokumenata u digitalne ili unaprjeđivanje poslovnih procesa uvođenjem različitih
poslovnih softvera. Digitalizacija analognih dokumenata omogućuje njihovo lakše
pohranjivanje, obradu i prijenos putem digitalnih uređaja, poput računala, pametnih
telefona ili interneta.
Iz navedenoga proizlazi da pojam digitalizacija možemo koristiti kada govorimo o tehničkom procesu pretvorbe analognih informacija u digitalni zapis, ali i u širem smislu kada tim pojmom opisujemo zamjenu „papirnatih procesa“ u poslovanju.
Digitalizacija se u tom smislu odnosi na korištenje digitalnih tehnologija za poboljšanje, automatizaciju ili transformaciju poslovnih, administrativnih ili svakodnevnih procesa – primjerice, prelazak s fizičkog potpisa na digitalni, elektroničku arhivu ili različite digitalne i komunikacijske alate.
Digitalna transformacija
Digitalna transformacija je proces kojim organizacija ugrađuje digitalne tehnologije u
svoje poslovne procese i društvenu interakciju, što dovodi do temeljnih promjena u operativnim modelima, organizacijskoj kulturi i pružanju vrijednosti korisnicima.
Digitalna transformacija je strateška upotreba digitalnih tehnologija u poslovanju.
Podrazumijeva strateški pristup u osuvremenjivanju poslovnih procesa, prilagodbu procedura i upravljačkih modela, razvoj i implementaciju inovativnih rješenja te edukaciju zaposlenika i drugih važnih dionika.
Digitalna transformacija ne podrazumijeva isključivo zamjenu papirnatih procesa digitalnim, nego uvođenje novih alata, stjecanje novih znanja i uspostavu okvira za
dugoročnu optimizaciju poslovnih procesa i održivost.
Digitalni potpis
Digitalni potpis je digitalna verzija vlastoručnog potpisa, a koristi se za potvrdu autentičnosti elektroničkog dokumenta, identifikaciju autora i osiguravanje integriteta podataka.
Digitalni potpis za razliku od vlastoručnog osigurava autentičnosti elektroničkog dokumenta, a osim toga služi za identifikaciju autora i osiguranje integriteta podataka.
Za digitalni potpis se kaže da jamči tri ključna svojstva:
Vjerodostojnost porijekla ili autentičnost
Dokument je potpisao autor
Cjelovitost sadržaja/ integritet
Dokument nije mijenjan nakon potpisa.
Neporecivost
Osoba koja je potpisala dokument ne može naknadno poreći da je potpis njen.
Elektroničko upravljanje dokumentima
DMS značajke
DMS nudi brojne značajke koje koriste u svakodnevnom poslovanju, zahvaljujući
kojima elektronički dokumenti ostaju u svom izvornom izdanju sukladno računovodstvenim i poreznim propisima.
Sustav za upravljanje digitalnim poslovnim dokumentima DMS omogućuje likvidaturu
eRačuna i drugih eDokumenata prema važećim računovodstvenim i poreznim
regulativama.
Osigurava centralizaciju podataka i dokumenata, tako da se svi ulazni dokumenti nalaze u sustavu, a mogu im pristupiti isključivo za to ovlaštene osobe s bilo koje lokacije.
Upravljanje digitalnim dokumentima kroz DMS osigurava se veći nadzor nad
procesom jer je zabilježeno tko i koliko dugo obrađuje dokument.
DMS je razvijen na način da se može integrirati s poslovnim i tehničkim aplikacijama, primjerice ERP i računovodstvenim rješenjima te mer uslugom.
DMS pruža visoku sigurnost kroz definiranje prava pristupa te donosi značajnu uštedu radnog vremena jer dokument „ne čeka“ na radnom stolu. U slučaju zastoja, moguće je upravljanje stanjima obrade dokumenta, odnosno jednostavna promjena sudionika u hodogramu obrade.
Glavna značajka DMS-a je protočnost, zahvaljujući automatizaciji poslovnih procesa, što producira i znatno smanjenje troškova jer se dokumenti brže obrađuju i povećava se efikasnost svih zaposlenika.
Likvidatura
Likvidatura je pojam kojim u računovodstvu opisujemo proces kontrole i odobrenja
računa/isprava, što je preduvjet za knjiženje, plaćanje i priznavanje računa u porezne
svrhe.
Likvidatura uključuje više koraka, međutim ona bi uvijek trebala sadržavati provjeru
formalne ispravnosti, provjeru računske točnosti, provjeru stvarne osnovanosti i
odobrenje odgovorne ili ovlaštene osobe (likvidatora) za knjiženje i plaćanje.
U procesu likvidature računa provjera formalne ispravnosti podrazumijeva da je
utvrđeno sadržava li račun sve zakonom propisane elemente, kao što su datum, OIB,
neto iznos, PDV, opis usluge/ robe i sl.
Provjera računske točnosti podrazumijeva utvrditi jesu li točni zbrojevi neto iznosa i
poreza po stavkama, a provjera stvarne osnovanosti je li roba/ usluga stvarno
naručena i izvršena u skladu s navedenim.
U konačnici, likvidatura završava potpisom ovlaštene osobe koja potvrđuje da je
račun ispravan i da se može dalje knjižiti i platiti.
U slučaju likvidature eRačuna, likvidator mora koristiti elektronički potpis ili drugu
elektroničku oznaku budući da je riječ o računu koji je izdan, prenesen i zaprimljen u
strukturiranom elektroničkom obliku (XML) koji omogućuje njegovu automatsku i
elektroničku obradu.
Originalom dokumenta smatra se isključivo njegov e-oblik, stoga za likvidaturu
eRačuna treba koristiti sustave kao DMS.
Likvidator
Likvidator je osoba čiji je zadatak kontrola knjigovodstvenih isprava i koja svojim
potpisom, oznakom ili drugim način identifikacije prema sustavu jamči da su
zaprimljeni dokumenti u skladu sa zakonskim propisima i da je njihov sadržaj točan.
Zakon o računovodstvu ne propisuje da se likvidatora mora imenovati internom
odlukom pa poduzeće to može urediti i kroz ugovor o radu.
Ako je riječ o većoj tvrtki, nije na odmet da se obveza likvidature propiše kao Pravilnik
o likvidaturi dokumentacije (knjigovodstvenih isprava) koji će sadržavati hodogram procesa i odgovornosti koje ima likvidator ili više njih, ako postoji potreba za većim brojem likvidatora.
Više pročitajte u blogu Likvidatura ulaznih računa sukladno zakonu
Godišnji financijski izvještaj (GFI)
Godišnji financijski izvještaj (GFI) je obvezni skup izvještaja koji poduzetnici u Hrvatskoj predaju za porezne i statističke svrhe te javnu objavu. GFI obično sadrži pregled imovine, obveze i kapitala na određeni dan (bilanca), račun dobiti i gubitka (RDG), bilješke uz financijske izvještaje te, kod većih poduzentika, izvještaj o novčanom toku i promjenama kapitala.
Jedan od temeljnih financijskih izvještaja u GFI-ju je RDG (račun dobiti i gubitka) koji
prikazuje prihode koje je poduzetnik ostvario u određenom razdoblju (najčešće unutar jedne poslovne godine), rashode koje je imao te rezultat poslovanja unutar tog
obračunskog perioda.
Poslovni prihodi mogu biti prihodi od prodaje roba i isluga te ostali prihodi, kao što su primjerice različite subvencije ili poticaji.
Rashodi se odnose na troškove materijala i sirovina, troškove usluga, troškove plaća
i doprinosa, amortizaciju te ostale poslovne rashode.
Poduzeće može ostvariti i financijske prihode i rashode koji se uglavnom odnose na prihode od kamata, dividendi i tečajnih razlika, odnosno rashode po kreditima,
leasingu i tečajnim razlikama.
U GFI-ju, odnosno dijelu RDG, poduzeće utvrđuje koliko izosi dobit ili gubitak prije
oporezivanja, koliko iznosi eventualni porez na dobit, te krajnji rezultat u obliku neto
dobitka ili gubitka razdoblja.