Digitalizacija poslovanja puno je manji trošak od beskorisnih procesa

Stav da je digitalizacija poslovanja skupa potpuno je pogrešna jer mi u Hrvatskoj generalno imamo pogrešnu percepciju troška, no jasno mi je zašto postoji. To je kao kad računamo da nam je jeftinije ako sami napravimo pitu, umjesto da odemo po nju u dućan ili restoran, ali pritom ne uračunamo svoj rad, vrijeme koje smo utrošili na njenu izradu, benzin koji smo potrošili dok smo otišli po namirnice, amortizaciju automobila, a u konačnici i trošak samih namirnica. Nitko ne spori da je domaća pita ukusnija, no ne možemo tvrditi da je jeftinija jer gomilu toga u njenoj proizvodnji nismo prepoznali kao trošak, što ne znači da ga nije bilo. Jednako tako u poslovanju puno procesa uzimamo zdravo za gotovo, ne razmišljajući koliko nas uistinu koštaju. Mladi profesionalac, stručnjak za računovodstvo i financije, predstavlja trošak ako je je njegov posao sveden na pretraživanje papirnatih registratora ili prepisivanje suhoparnih podataka s računa koje gotovo svaki računovodstveni sustav koji postoji na hrvatskom tržištu jednostavno učitava, ako je poslan kao eRačun. Kada se netko školovao i godinama ulagao u svoje kompetencije, teško da može pronaći intrinzičnu motivaciju u nekorisnom radu, jednako kao što ni tvrtka ne može imati korist od njegovih kompetencija, ako ih zbog administrativnog posla ne stigne pokazati.

Sve što nam ne koristi – šteti

Govoreći generalno o podjeli između mikro, malih, srednjih i velikih poduzeća, primarno se fokusiramo na visinu njihovih prihoda i broj zaposlenika, no bitna stavka koja ih razlikuje, a o kojoj se rijetko govori je spremnost na prihvaćanje digitalnih rješenja i dobro upravljanje troškovima. Neka velika kompanija nije postala velikom jer je dopustila potrošnju resursa na nekorisni rad. Postala je velika jer je maksimizirala korisnost svakog odjela, svakog zaposlenika, svakog procesa. Spora i nekorisna administracija jednako je velik uteg kao bilo koji drugi proces nad kojim nemamo nadzor, a sve što nam ne koristi – šteti.  Jasno je kako onih jedan ili dva posto velikih kompanija na domaćem tržištu još od pojave prvih računala teži ka tome da ima najbolje softvere i informacijske sustave kojima će i interna komunikacija i suradnja biti brža i efikasnija, ali i da su poduzeli sve kako bi razmjena dokumenata eksterno funkcionirala jednako besprijekorno. Većinu gospodarskih subjekata u Hrvatskoj čine mikro, mala i srednja poduzeća koja, jasno, nemaju sredstva da bi angažirale najjače IT kompanije da im projektiraju vlastita rješenja, no tržište je danas takvo da za svaki, najsloženiji ili najbanalniji administrativni posao, postoje ready-to-use aplikacije i softveri koji su cjenovno daleko jeftiniji od troška koji im, većini, trenutno generira nekorisni administrativni proces.

U EDGE group smo konstantno razmišljali kako unaprijediti vlastite poslovne procese, kako ubrzati administraciju, kako podići odnos s komitentima na višu razinu. Sve što sam kao poduzetnik od početka 90-ih do danas doživio kao prepreku u stvaranju veće vrijednosti za svoje poduzeće, bilo mi je inspiracija da kroz servis Moj-eRačun razvijem u uslugu koja je dostupna svima. Ideja je bila, i još uvijek jeste, omogućiti većini na tržištu, a to je 98 posto mirko, malih i srednjih poduzeća,  da uživa sav benefit digitalnog poslovanja kao oni najveći. Svako od tih rješenja podložno je doradi za korisnika, sukladno njegovim konkretnim potrebama, no jednaku korist može imati tvrtka s dvoje ili troje zaposlenih, koja je zahvaljujući funkcionalnostima sustava Moj-DMS-a ili Moj-eArhiv mogla i još uvijek može raditi dislocirano zbog pandemije, godišnjeg odmora ili zato što su shvatili da ured može biti na zaslonu računala ili mobitela. Neskromno ću reći da to što su naša rješenja jednostavna za trenutno korištenje SME-a, jednako tako su i primjenjiva za kopanije sa sto zaposlenih koje trebaju jasno utvrđen hodogram aktivnosti i obrade podataka jer im u tvrtku dnevno ulazi tri kamiona robe za koju je nadležno šest različitih odjela u kompaniji.

Ne stvara posao papir, već papir stvara posao

Najčešća isprika za bježanje od digitalizacije, uz ranije spomenutu skupoću, je nedostatak vremena. Da mi je kuna za svaki put kad mi je netko rekao kako nema vremena za uvesti promjene u poslovanje jer se guši u papirima, štoviše da zbog gomile papira koje treba obraditi konstantno radi prekovremeno,  sad bih imao popriličnu svotu novca zarađenu na potpunoj gluposti. Koristim ovakav težak termin jer je evidentno kako nije posao stvorio gomilu papira, nego je papir stvorio gomilu posla. Već kroz digitalizaciju administracije lako je uvidjeti kako bi potpuna digitalna transformacija proizvodnog, prodajnog i komunikacijskog segmenta poslovanja povećala ne samo produktivnost cijele kompanije, nego i zadovoljstvo svih dionika. Postupak uvođenja digitalnih rješenja u poslovanje zapravo je vrlo jednostavan jer je moguće započeti s uvođenjem digitalnih knjigovodstvenih isprava umjesto njihovih papirnatih inačica. eRačuni, eOtpremnice, eNarudžbenice i slično ne trebaju kvadrate poslovnog prostora, nego se pohranjuju u Moj-eArhiv, cloud rješenje koje nam omogućuje pristup poslovnim dokumentima gdje god se mi fizički nalazili u tom trenutku. Kao, recimo, kada sjedimo na kavi pa prijatelju kojeg dugo nismo vidjeli poželimo pokazati fotografiju djeteta nastalu, recimo, prije osam mjeseci. Posegnut ćemo za arhivom na dropboxu, google slikama i sličnim cloud mjestima za pohranu jer znamo da, čak i ako ostanemo bez mobitela, naše fotografije ostaju sigurne na serverima nekog servisa koji ih za nas čuva. Ono što nam je bitno, pobrinemo se sačuvati. Zato mi nikako nije jasno zašto dokumentaciju koja je važna za posao onda tako olako prepuštamo na milost i nemilost vanjskim utjecajima, čuvajući ih na polici potpuno izložene.

Autor: Marko Emer