Zaprimanje eRačuna: što znači „zaprimljen“, „poništen” i kako izgleda cijeli proces?
Zaprimanje eRačuna jedan je od važnijih, ali i najčešće pogrešno shvaćenih elemenata sustava Fiskalizacije 2.0. Iako je svima jasno da se izdani eRačuni moraju fiskalizirati u trenutku izdavanja, manje je jasno da i zaprimljeni eRačuni imaju svoju obvezu fiskalizacije i to za sve poslovne subjekte, uključujući i paušalne obrte koji će obvezu izdavanja imati tek od 2027. godine.
Dodatno, u praksi se pojavljuju situacije koje često zbunjuju korisnike, primjerice, kada je primatelj dužan dostaviti podatke o odbijanju, što se događa ako izdavatelj ne prihvaća odbijanje i odbija stornirati račun, kako će obje strane pratiti informacije kroz FiskAplikaciju te kako postupiti kada izdavatelj ne može izdati eRačun zato što primatelj nije vidljiv u AMS-u.
U nastavku bloga dajemo jasna pojašnjenja ovih pitanja te kroz praktične primjere objašnjavamo obveze izdavatelja i primatelja, postupanje u slučaju odbijanja, komunikaciju prema Poreznoj upravi i korake koje je potrebno poduzeti u specifičnim situacijama koje će se u praksi neminovno javljati nakon uvođenja Fiskalizacije 2.0.
Bitni aspekti
Obveza zaprimanja eRačuna
Obveza zaprimanja eRačuna propisana je Zakonom o fiskalizaciji i odnosi se na većinu poslovnih subjekata.
Prema članku 2., stavku 24. Zakona:
“primatelj eRačuna je:
a) porezni obveznik sa sjedištem, prebivalištem ili uobičajenim boravištem u tuzemstvu i upisan u registar obveznika PDV-a
b) obveznik poreza na dohodak od samostalne djelatnosti prema propisu kojim se uređuje porez na dohodak i obveznik poreza na dobit prema propisu kojim se uređuje porez na dobit, koji nije upisan u registar obveznika PDV-a, a ima sjedište, prebivalište ili uobičajeno boravište u tuzemstvu
c) tijela državne uprave, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te proračunski i izvanproračunski korisnici državnog proračuna i jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave koji su upisani u Registar proračunskih i izvanproračunskih korisnika, a nisu upisani u registar obveznika PDV-a koji ima obvezu zaprimanja eRačuna te provedbu fiskalizacije eRačuna.”
Drugim riječima, gotovo svi poslovni subjekti u Hrvatskoj imaju zakonsku obvezu zaprimanja eRačuna, bez obzira izdaju li eRačune ili ne. To uključuje i paušalne obrte, iako će oni obvezu izdavanja eRačuna imati tek od 1. siječnja 2027., ali obveza zaprimanja i fiskalizacije zaprimljenog eRačuna vrijedi od 1. siječnja 2026..
Ova obveza predstavlja temelj za ispravnu provedbu Fiskalizacije 2.0 jer se svaki zaprimljeni eRačun mora moći dostaviti, zaprimiti, evidentirati i fiskalizirati unutar propisanih rokova, a cijeli postupak zahtijeva tehničku pouzdanost pristupne točke i informacijskog posrednika.
Fiskalizacija zaprimljenog eRačuna
Fiskalizacija zaprimljenog eRačuna obveza je koju moraju ispuniti svi primatelji eRačuna, bez obzira na pravni oblik, veličinu ili porezni status. Zakon izričito propisuje da fiskalizaciju mora provesti i izdavatelj i primatelj, i to za svaki pojedini eRačun.
Članak 47. Zakona o fiskalizaciji jasno navodi:
„Obvezu fiskalizacije eRačuna izdavatelj eRačuna i primatelj eRačuna dužni su provoditi za svaki izdani i zaprimljeni eRačun.“
Time se po prvi put uvodi potpuna obveza fiskalizacije ne samo kod izdavanja, već i kod zaprimanja eRačuna. Dakle, čim eRačun stigne primatelju kroz njegovu pristupnu točku, primatelj nema mogućnost „preskočiti“ fiskalizaciju ili je odgoditi.
Zakon dodatno propisuje i jasan rok u kojem primatelj mora provesti fiskalizaciju zaprimljenog eRačuna.
Prema članku 48., stavku 4.:
„Fiskalizaciju eRačuna za primljeni eRačun primatelj eRačuna dužan je provoditi odvojeno od postupka razmjene eRačuna najkasnije pet radnih dana od primitka eRačuna.“
To znači da fiskalizacija zaprimanja nije povezana s likvidaturom, plaćanjem niti bilo kakvim poslovnim odlukama primatelja. Ona je tehnički i zakonski obvezan korak koji se mora dogoditi u jasno propisanom roku, neovisno o tome hoće li račun kasnije biti prihvaćen ili odbijen.
Praktično, fiskalizaciju provodi tehničko rješenje pristupne točke i to automatskim izdvojenjem propisanih podataka iz eRačuna i njihovom dostavom Poreznoj upravi. Zbog toga je kvaliteta i pouzdanost informacijskog posrednika izravno povezana s ispravnom fiskalizacijom, dostupnošću sustava i pravovremenim ispunjavanjem zakonskih rokova.
Koja je razlika između „zaprimljen“, „odbijen“, „prihvaćen“, „plaćen“ eRačun?
Nakon što smo objasnili da je primatelj obvezan fiskalizirati svaki zaprimljeni eRačun u roku od pet radnih dana, važno je razumjeti i što u praksi znači da je eRačun „zaprimljen“ te kako se taj tehnički status razlikuje od ostalih poslovnih statusa.
U kontekstu obveze fiskalizacije, možemo reći da je fiskalizacija zaprimanja eRačuna pojam koji najbliže odgovara pojmu zaprimljen. To je trenutak kada je eRačun isporučen primatelju kroz njegovu pristupnu točku, a sustav je automatski proveo fiskalizaciju i dostavio propisane podatke Poreznoj upravi. Time obje strane imaju službeno saznanje da račun postoji, neovisno o kasnijem poslovnom postupanju nad tim računom.
Da bismo razlikovali tehnički dio sustava od poslovnih odluka primatelja i izdavatelja, statuse možemo podijeliti u dvije skupine:
1. Tehnički statusi eRačuna
- U pripremi – račun je zaprimljen u sustav i čeka validaciju
- U validaciji – provjerava se ispravnost XML datoteke
- Poslan – račun je upućen primatelju i čeka preuzimanje
- Zaprimljen – račun je isporučen i preuzet od primatelja
- Poništen – slanje je otkazano prije završetka validacij
- Neuspjelo – račun nije moguće dostaviti (nepostojeći pretinac, greška u podacima, nepreuzimanje u roku 30 dana itd.)
Ovi statusi nemaju veze s time je li račun prihvaćen, odbijen, plaćen ili osporen; oni samo potvrđuju da je dokument tehnički isporučen primatelju.
2. Statusi poslovne obrade eRačuna
Ovi statusi odražavaju što se dogodilo s eRačunom nakon što je dostavljen:
- Bez statusa – račun čeka obradu
- Odobren – primatelj je prihvatio račun
- Odbijen – primatelj je odbio račun
- Plaćen u potpunosti – račun je u cijelosti podmiren
- Plaćen djelomično – evidentirana je parcijalna uplata
Što to znači u praksi?
- „Zaprimljen“ označava da je eRačun tehnički isporučen primatelju i da je fiskalizacija zaprimanja već provedena.
- „Odbijen“ znači da je primatelj u svojoj likvidaturi utvrdio nepravilnosti i odbio račun i o tome mora izvijestiti Poreznu upravu do 20. u mjesecu.
- „Prihvaćen“ se odnosi isključivo na interni poslovni proces i nema utjecaja na fiskalizaciju.
- „Plaćen“ se odnosi na financijsko-knjigovodstveni tijek i ne mijenja niti jedan tehnički status.
Dakle, fiskalizacija zaprimanja je obveza koju primatelj mora provesti odmah po dostavi, dok su ostali statusi dio poslovne obrade računa koja može uslijediti tek nakon što je račun službeno zaprimljen i fiskaliziran.
Obveze izdavatelja i primatelja: tko mora fiskalizirati i kada?
Fiskalizacija eRačuna predstavlja automatizirani proces u kojem programsko rješenje iz izdanog ili zaprimljenog eRačuna izdvaja propisani skup podataka i dostavlja ih Poreznoj upravi kao zasebnu fiskalizacijsku poruku. Taj se postupak provodi potpuno odvojeno od same razmjene eRačuna, što znači da na eRačunu neće biti vidljive ovjere Porezne uprave.
Porezna uprava potvrđuje primitak fiskalizacijske poruke, a izdavatelji i primatelji samostalno odlučuju hoće li te potvrde čuvati u svom knjigovodstvu. Istovremeno, svi obveznici će u FiskAplikaciji moći pratiti statuse razmjene fiskalizacijskih poruka.
Izdavatelj je obvezan fiskalizirati eRačun u trenutku njegova izdavanja, dok se kod samoizdavanja fiskalizacija mora provesti najkasnije pet radnih dana nakon izdavanja dokumenta. S druge strane, primatelj je dužan fiskalizirati eRačun u roku od pet radnih dana od trenutka kada je eRačun zaprimljen kroz njegovu pristupnu točku.
Važno je naglasiti da fiskalizacija nema nikakve veze s poslovnim odlukama o računu, odnosno, hoće li on biti prihvaćen, odbijen ili plaćen. To je tehnički i zakonski obvezan postupak koji se mora provesti za svaki izdani i svaki zaprimljeni eRačun, bez iznimke.
Što znači dostaviti podatke o odbijanju eRačuna?
Budući da se svaki zaprimljeni eRačun fiskalizira automatski u trenutku zaprimanja, tek nakon toga započinje klasični poslovni proces, a to je likvidatura. U toj fazi primatelj može uočiti nepravilnosti, nedostatke ili neusklađenosti u računu koje zahtijevaju da se račun formalno odbije. Odbijanje se upućuje izdavatelju, bilo izravno ili putem informacijskog posrednika, a zakon dodatno propisuje i obvezu izvještavanja Porezne uprave o svim odbijenim eRačunima.
Ova obveza detaljno je definirana člankom 52. Zakona o fiskalizaciji:
“1) Primatelj eRačuna dužan je u Sustav za fiskalizaciju do 20. dana u mjesecu za prethodni mjesec dostaviti podatke o eRačunima za koje je izvršio odbijanje u prethodnom mjesecu.
(2) Prema stavku 1. ovoga članka, primatelj eRačuna dostavlja podatke o:
- datumu izdavanja eRačuna
- broju eRačuna
- OIB-u izdavatelja i primatelja eRačuna
- datumu odbijanja i
- razlogu odbijanja.
(3) Smatra se da je dostavom podatka o odbijanju eRačuna primatelj eRačuna dostavio izjavu da neće koristiti pravo na pretporez po tom eRačunu.
(4) Izdavatelj eRačuna može stornirati odbijeni eRačun i izdati novi eRačun, ako je primjenjivo.”
Dakle, odbijanje eRačuna nije samo tehnička radnja unutar informacijskog sustava, već ima i poreznu posljedicu. Slanjem informacije o odbijanju primatelj potvrđuje da neće koristiti pretporez po tom dokumentu. Istovremeno, izdavatelj, ako prihvati razloge odbijanja, može izdati storno i kreirati novi eRačun, koji se ponovno dostavlja i fiskalizira kroz standardni postupak.
Što ako izdavatelj ne prihvaća odbijanje eRačuna i ne želi stornirati račun?
Fiskalizacija 2.0 ne mijenja dosadašnju poslovnu praksu u odnosu između izdavatelja i primatelja računa. Čak i kada primatelj odbije eRačun i o tome dostavi informaciju Poreznoj upravi, to ne znači da je račun automatski storniran niti da je izdavatelj obvezan prihvatiti odbijanje.
Ako primatelj utvrdi da račun nije valjan te ga odbije, on je dužan tu informaciju dostaviti Poreznoj upravi putem sustava eIzvještavanja. Time, sukladno članku 52. stavku 3., smatra se da je primatelj dao izjavu da neće koristiti pravo na pretporez po tom računu. No, time se ne ukida potreba za daljnjom komunikacijom između izdavatelja i primatelja.
Izdavatelj može odbijanje prihvatiti ako razloge smatra opravdanima. U tom slučaju izdaje storno eRačun i šalje ga primatelju, a oba dokumenta (odbijeni i stornirani) prolaze kroz standardni postupak fiskalizacije i postaju vidljivi kroz FiskAplikaciju.
Međutim, ako izdavatelj ne želi prihvatiti odbijanje i odbija izdati storno, poslovna praksa ostaje ista kao i danas: spor prelazi u područje trgovačkog prava. Izdavatelj u takvoj situaciji zadržava potraživanje prema kupcu u svojem knjigovodstvu, dok primatelj evidentira odbijanje i ne koristi pretporez.
U eventualnom sporu pred trgovačkim sudom, sud će od Porezne uprave zatražiti informaciju je li primatelj koristio pravo na pretporez za taj eRačun. Ako je u sustavu eIzvještavanja zabilježeno odbijanje, Porezna će potvrditi da pretporez nije iskorišten, što je bitan element u daljnjem rješavanju spora.
Drugim riječima, razlika u knjiženju između izdavatelja i primatelja može postojati, ali je sustav fiskalizacije i eIzvještavanja dovoljno transparentan da pruži jasan dokaz o postupanju svake strane.
Hoće li izdavatelj u FiskAplikaciji vidjeti koje je eRačune primatelj odbio?
Da. Informacija o odbijanju eRačuna, koju primatelj dostavlja Poreznoj upravi kroz sustav fiskalizacije, bit će vidljiva i izdavatelju i primatelju putem FiskAplikacije. Ona se prikazuje kao status povezan s tim računom, čime obje strane dobivaju transparentan uvid u to da je primatelj formalno odbio dokument.
Međutim, važno je naglasiti da je taj status u FiskAplikaciji samo informativne prirode i ne mijenja standardnu poslovnu praksu između izdavatelja i primatelja. Svaka strana i dalje postupa prema svojim internim pravilima — izdavatelj zadržava potraživanje dok ne prihvati razloge odbijanja, a primatelj vodi račun kao odbijen i ne koristi pretporez.
Sam status u FiskAplikaciji ne zamjenjuje komunikaciju, sporazumno rješavanje nesuglasica niti eventualne pravne postupke, nego služi kao vjerodostojan zapis o tome kako je primatelj postupio s eRačunom.
Što ako izdavatelj nije uspio izdati eRačun jer primatelj nije vidljiv u AMS-u?
U praksi će se događati situacije u kojima izdavatelj ne može izdati eRačun jer primatelj nije vidljiv u AMS-u, odnosno nema objavljenu adresu svoje pristupne točke. U takvom slučaju izdavatelj i dalje mora izdati račun, ali ga može izdati u bilo kojem obliku koji mu je prihvatljiv (npr. PDF, papir), jer zbog tehničkih razloga eRačun ne može biti kreiran i dostavljen kroz standardni kanal.
Ako je izdavatelj bio u obvezi izdati eRačun, tada se primjenjuje eIzvještavanje na način da izdavatelj dostavlja propisane podatke Poreznoj upravi putem fiskalizacijskog sustava, čime se fiskalizira ta isporuka. Podaci dostavljeni na ovaj način prikazuju se u FiskAplikaciji kao fiskalizirani račun, iako formalno nije izdan u eRačun formatu.
Ako primatelj naknadno objavi svoju adresu u AMS-u, važno je naglasiti da račun ne smije biti ponovno izdan. U poslovnoj praksi račun se izdaje samo jednom, a naknadno ne postoji mogućnost "ponovnog slanja" ili retroaktivnog kreiranja eRačuna za istu transakciju.
Drugim riječima, ako nema preduvjeta za izdavanje eRačuna, postupak se i dalje može provesti zakonito, uz fiskalizaciju putem eIzvještavanja i bez potrebe za ponovnim izdavanjem računa nakon što primatelj naknadno postane vidljiv u AMS-u.
Zašto je bitan pouzdan informacijski posrednik kod zaprimanja eRačuna?
Zaprimanje eRačuna u sustavu fiskalizacije tehnički je najosjetljiviji dio cijelog procesa, jer uključuje pravovremenu dostavu dokumenta, ispravnu validaciju, fiskalizaciju zaprimanja i evidenciju statusa. Svaki prekid, kašnjenje ili tehnička pogreška izravno utječe na zakonitost postupanja primatelja i njegovo poštivanje propisanih rokova.
Bitno je napomenuti da Zakon jasno propisuje da odgovornost nije na informacijskom posredniku, već na samom poduzetniku.
Članak 58., stavak 2. jasno navodi:
„Za ispravno izdavanje i zaprimanje eRačuna i fiskalizaciju eRačuna, kao i eIzvještavanje odgovara porezni obveznik.“
Tako da, iako se tehnički proces odvija kroz pristupnu točku informacijskog posrednika, posljedice eventualne tehničke pogreške, prekida sustava ili neispravne razmjene snosi isključivo izdavatelj ili primatelj eRačuna.
Zbog toga izbor posrednika mora biti strateška odluka, a ne tehničko pitanje. Pouzdan posrednik osigurava stabilnost, dostupnost, otpornost sustava, pravilnu validaciju i pravovremenu fiskalizaciju, čime rizik korisnika svodi na minimum. Pogrešan odabir može rezultirati kašnjenjima u fiskalizaciji, nemogućnošću zaprimanja eRačuna, neusklađenošću s AMS-om ili drugim tehničkim iznimkama koje izravno ugrožavaju zakonsku usklađenost poreznog obveznika.
Najčešće zablude i pogrešna tumačenja
U praksi se već sada pojavljuju brojna pogrešna tumačenja fiskalizacije zaprimanja eRačuna. Najčešće su:
„Ako je račun odbijen, ne treba ga fiskalizirati.“
Netočno, fiskalizacija zaprimanja provodi se odmah po dostavi, neovisno o kasnijem odbijanju.
„Ako primatelj nije u AMS-u, izdavatelj mora čekati.“
Ne mora, jer izdavatelj izdaje račun u prihvatljivom obliku i provodi eIzvještavanje; račun se ne izdaje ponovno.
„Fiskalizacija znači da je račun prihvaćen.“
Ne, fiskalizacija je samo tehnički postupak, dok se prihvaćanje i odbijanje rješavaju u poslovnom procesu (likvidaturi).
„Status odbijanja u FiskAplikaciji znači da je spor riješen.“
Ne znači, status je informativan; poslovni odnosi i dalje se rješavaju komunikacijom između izdavatelja i primatelja.
„Paušalci nemaju nikakve obveze dok ne počnu izdavati eRačune 2027.“
Pogrešno, jer obveza zaprimanja i fiskalizacije zaprimljenih eRačuna odnosi se i na njih od 1.1.2026.
Ove zablude pokazuju koliko je važno da se poduzetnici pravovremeno informiraju, usklade procese i osiguraju pouzdane tehničke kanale razmjene eRačuna.