Štednja novca kod slanja eRačuna
Štednja novca vam je jedan od prioriteta, ali u poslovanju i dalje koristite papir? Korištenje papirnatih dokumenata nije samo ekološki, već i financijski zahtjevno, a kroz ovaj blog objasnit ćemo vam zašto.
Za proizvodnju jedne tone papira potrebno je 24 odrasla stabla, 200.000 litara vode i 4.600 kWh energije. Ekološki osviješteni građani na to će reći kako za tonu recikliranog papira nije potrebno sjeći stabla, a ni 200.000 litara vode jer je dovoljno „samo“ 160 litara i 2.400 kWh energije.
No, kao što vidimo i ovaj proces generira velike troškove, loše utječe na okoliš i štednja novca i dalje nije na zadovoljavajućoj razini jer se papir ne može vječno reciklirati, a nekako i dalje moramo stvoriti energiju koja nam treba za reciklažu.
Sirovina za papir
Papir se može napraviti od različitih sirovina kao što su trava, slama, nusproizvodi šećerne treske i drvo. Većina bijelih listova koja bez razmišljanja, a većinom i bez potrebe koristimo u poslovanju produkt su industrije koja snažno utječe na okoliš kroz iscrpljivanje resursa, emisiju stakleničkih plinova i zagađenje.
Procjenjuje se da se svjetska površina pod šumama smanjuje za oko 3% godišnje. A šume su pluća našeg planeta Zemlje.
Papir predstavlja otprilike 26% otpada na odlagalištima, gdje se raspada i emitira štetan staklenički plin metan. Osim što troši puno energije, ova industrija proizvodi opasne nusproizvode poput dioksina.
Riječ je o jednoj od najotrovnijih kemikalija koje je stvorio čovjek, a nastaje kao nusproizvod izbjeljivanja celuloze.
Bijeli papir za printer ili wc papir bijeli su upravo „zahvaljujući“ kloriranju pri čemu nastaju dioksini koji, kad se puste u okoliš, predstavljaju veliku opasnost jer ga prirode bakterije ne mogu učinkovito razgraditi, ali zato dioksini bez problema ulaze u našu kožu i krvotok dok koristimo savršeno bijele papirnate proizvode.
Reciklaža papira
Papir i karton prvi su otpad koji je moderni čovjek počeo reciklirati, međutim danas znamo da je riječ samo o djelomičnom rješenju. Reciklirani papir gubi kvalitetu i ne može se beskonačno reciklirati.
Osim toga, svaki ciklus recikliranja dodatno troši energiju i vodu pa je štednja novca i kod ovoga procesa prilično upitna.
Reciklirani papir često gubi kvalitetu i ne može se beskonačno reciklirati; svaki ciklus recikliranja dodatno troši energiju i vodu.
Posebno je teško reciklirati poslovne dokumente. Oni mogu sadržavati osjetljive informacije pa reciklaža zahtjeva i posebne sigurnosne mjere.
Osim toga, toneri za laserske i kserografske kopirne uređaje toplinski su spojeni s površinom papira i reciklaža takvog otpada je iznimno složen proces jer se pulpa za uredski papir dodatno izbjeljuje.
A tu se opet susrećemo s opasnostima dioksina.
Troškovi papira u poslovanju
Troškovi papirnatog poslovanja ne uključuju isključivo cijenu papira i tinte, već i skladištenje, održavanje opreme i trošak radnika koji organiziraju ili traže dokumente.
Procjenjuje se da prosječan uredski radnik koristi oko 10.000 listova papira godišnje, što povećava troškove poslovanja i stvara nepotrebne gubitke.
Jedini način za smanjivanje tih nepotrebnih troškova je prelazak na digitalno poslovanje. Prvi korak je uvođenje eRačuna, a potom i digitalna pohrana dokumenata u elektronički arhiv koji omogućava pristup dokumentima s bilo koje lokacije uz najvišu razinu sigurnosti.
Sigurnost digitalnih dokumenata
Digitalni dokumenti pohranjeni u siguran i kontroliran elektronički arhiv podrazumijevaju i kontroliran pristup, što smanjuje rizika od gubitka ili manipulacije dokumentima.
Također, na digitalne dokumente ne mogu utjecati prirodne nepogode jer se čuvaju u sigurnim poslužiteljima u oblaku, sigurnosno su kopirani pa ne moramo strahovati od gubitka, oštećenja ili kazni.
Prelazak s papirnatog na digitalno poslovanje ispočetka može biti neobično, ali korisnici brzo prepoznaju sve prednosti, a štednja novca je samo jedna od njih.
Već u kratkom roku očituje se financijska, sigurnosna i ekološka korist, kao i korist za ubrzavanje radnih procesa.
Kada u poslovanju koristimo papirnate dokumente, uvijek postoji opasnost da se mogu izgubiti, pogrešno pohraniti ili da ih netko ukrade. Teško je pratiti fizičke kopije dokumenata, što povećava rizik od slučajnog pristupa neovlaštenih osoba.
Ako dokumente ostavimo na stolu, mogu ih čitati ili uzeti osobe koje im ne bi trebale imati pristup. Kod digitalnih dokumenata je pristup kontroliran, što ih čini daleko sigurnijom opcijom. koji ne bi trebali imati pristup.
Štednja novca korištenjem eRačuna
Procjenjuje se da jedan papirnati račun košta između 7 i 20 eura što je veliko financijsko opterećenje za svaku tvrtku. Ako je račun potrebno poslati preporučenom poštom, tada je trošak još i veći.
Elektronički računi za razliku od papirnatih ne generiraju troškove papira, tinte i tonera, kao ni troškove održavanja printera.
Strukturirani eRačun ima status preporučene pošiljke pa vam i s te strane štedi novac jer je poznato kada je i tko preuzeo dokument i od kada teče valuta plaćanja.
Digitalni dokument kao što je „pravi eRačun“ smanjuje rizik od oštećenja dokumenata ili gubitka dokumenta zbog ljudske pogreške jer se eRačuni ne prepisuju, nego automatski učitavaju u računovodstveni program.
U konačnici, eRačuni donose velike uštede i na prostoru jer se sukladno zakonu pohranjuju isključivo u elektronički arhiv pa nema više potrebe ni za registratorima ni za policama.
Prelaskom na elektroničke račune, tvrtke ostvaruju značajnu uštedu ne samo na materijalima i prostoru, već i kroz povećanje efikasnosti rada, što dugoročno doprinosi financijskoj održivosti i konkurentskoj prednosti.
Prednosti digitalnog poslovanja
Ključne prednosti digitalnog poslovanja koje najviše pomažu štednju novca su efikasno upravljanje informacijama, smanjenje troškova za papir, prostor za pohranu, opremu i radne sate.
Prednost je i veće zadovoljstvo zaposlenika jer su manje izloženi strahu od pogrešaka, odnosno stresu zbog istoga jer digitalni sustavi smanjuju ljudske greške, posebice one koje se odnose na gubitak ili pogrešan unos podataka s dokumenata.
Elektronički račun u potpunosti ukida troškove rada provedenog na pronalaženju, sortiranju i ažuriranju fizičkih dokumenata, što povećava i zadovoljstvo i efikasnost radnika.
Osim toga, digitalizacija radnicima omogućava bržu obradu dokumentacije kroz automatizaciju procesa, čime se smanjuje potreba za ručnim radom i ponovnim unosom podataka, što je prednost i za radnika i za poslodavca.
Iz svega navedenoga možemo zaključiti da ne postoji više nijedan razlog da u modernom poslovanju pretvaramo u papir dokument koji je nastao digitalno na našem računalu.
Znate li koliko vas košta papir na mjesečnoj razini? Izračunajte našim mer zelenim kalkulatorom.