Novčani tokovi u malom poduzeću
Dobra likvidnost i dugoročna održivost poslovanja, ciljevi su kojima teži svako poduzeće, neovisno o svojoj veličini, međutim kako bi to ostvarili, mikro i mali poduzetnici često moraju sami voditi računa da su novčani tokovi (cash flow) pozitivni.
Praćenje novčanog toka u poduzeću čini se jednostavnim na papiru, ali ako poduzetnik nema specijalizirano znanje, dobre resurse i dovoljno vremena, praćenje priljeva i odljeva s računa često može biti izazovno.
Tradicionalni načini vođenja poslovanja, poput ručnog unosa, ispisivanja i pohrane računa dodatno kompliciraju te procese.
Pedantnije i jednostavnije upravljanje novčanim tokom omogućila je digitalizacija pa danas i mikro poduzetnici, a to se odnosi i na paušalne obrtnike mogu daleko preciznije pratiti svoj cash flow.
Korištenjem modernih alata poput eRačuna, elektroničkog arhiva i digitalnog potpisa, mikro poduzeća mogu značajno unaprijediti svoje poslovne procese i ostvariti brojnu korist.
Što je novčani tok (cash flow)?
Novčani tok pokazuje likvidnost poduzeća, odnosno predstavlja kretanja novca u i izvan poduzeća tijekom određenog razdoblja. Pojednostavljeno, riječ je razlici između priljeva (prihoda) i odljeva (rashoda/ troškova) novca.
Praćenjem novčanog toga poduzetnik ima jasnu sliku o tome koliko je njegovo poduzeće likvidno, odnosno u kojoj mjeri je sposoban pokrivati tekuće troškove.
Ne ulazeći u dublje analize, možemo reći da postoje tri elementarne vrste novčanog toka, a to su operativni novčani tok, investicijski novčani tok i financijski novčani tok.
Operativni novčani tok predstavlja novac koji dolazi iz redovnih poslovnih aktivnosti, primarno od prodaje proizvoda ili usluga, a koji odlazi na troškove poput nabave sirovina, plaća zaposlenika, komunalnih i drugih troškova koji predstavljaju redoviti trošak poduzeća.
Investicijski novčani tok odnosi se na proces kada se novac troši ili ostvaruje kroz dugoročne investicije, poput kupovine opreme, nekretnina ili ulaganja u razvoj.
Financijski novčani tok se odnosi na priljeve i odljeve koji su povezani s financiranjem, a primarno je riječ o kreditima, isplati dividendi ili otplati dugova.
Poduzeće će izbjeći financijske probleme i održati likvidnost, ako prati i analizira novčani tok. Negativni cash flow znači da poduzeće troši više nego što zarađuje, što može dovesti do brojnih neželjenih situacija kao što su kašnjenje u podmirivanju obaveza ili nemogućnost ulaganja u rast.
S druge strane, ako novčani tok ima pozitivan predznak, poduzetnik može širiti poslovanje, na vrijeme vraćati dugove ili investirati u nove projekte.
Upravljanje novčanim tokom za mikro poduzeće je ključno jer poduzetnik može donositi bolje poslovne odluke, posebice one koje se tiču kvalitetnog planiranja plaćanja dobavljačima, optimiziranje zaliha i pravovremenu reakciju na neočekivane promjene na tržištu.
U tome im veliku pomoć pružaju digitalni alati kroz koje imaju precizniji uvid u financijsko zdravlje poduzeća, smanjujući tako rizik od iznenadnih problema s likvidnošću.
Digitalni alati za upravljanje novčanim tokom
Jedan od prvih koraka digitalizacije je elektronički račun. Strukturirani eRačun omogućuje jednostavno slanje i zaprimanje računa, uz automatsko učitavanje u računovodstveni program i bolju evidenciju primljenih i poslanih računa.
Prednost ove vrste dokumenata je neodvojivost od elektroničkog arhiva, a to za mikro i malog poduzetnika znači i velike uštede u potrošnom materijalu, troškovima prostora i rada.
Umjesto gomilanja papirnate dokumentacije koja zauzima prostor i otežava pretraživanje, svi dokumenti se pohranjuju digitalno, a pristup računima je jednostavan za sve ovlaštenike, među kojima i knjigovodstvene servise.
Suradnja s knjigovodstvenim servisom
Strukturirani dokument koji se jednim klikom automatski učitava u računovodstveni program dobar je temelj za izvrsne odnose poduzetnika i knjigovođe.
U tradicionalnom poimanju suradnje knjigovođa – poduzetnik, čekanje na dostavu dokumentacije je uobičajen proces. To može uzrokovati kašnjenje, povećati rizik od grešaka, a uz sve je veliki generator troška jer podrazumijeva sve više papira, tonera, registratora, ali i polica u nekom poslovnom prostoru.
Korištenjem elektroničkog arhiva, ti troškovi nestaju, a podaci koji su potrebni knjigovođi ili poduzetniku mogu se dijeliti u stvarnom vremenu.
Knjigovođe koje su automatski učitali račun i odmah ga proknjižili, povezali s izvodom i jednim klikom pohranili u eArhiv, smanjili su i svoje i klijentove troškove smanjujući usput i administrativno opterećenje.
Ovakav način rada gradi povjerenje i unapređuje suradnju jer obje strane imaju jasniji uvid u stanje poslovanja, a najvažnije od svega je da poduzetnik može dobro upravljati novčanim tokom poduzeća jer u svakom trenutku zna koliki su mu priljevi, a koliki odljevi.
Održivo upravljanje novčanim tokom
Digitalizacija i prelazak na bespapirno poslovanje ima brojne financijske i organizacijske prednosti, međutim potrebno je istaknuti i ekološki aspekt ove vrste poslovanja. Smanjenjem upotrebe papira i potrošnog materija, poduzeća smanjuju svoj ekološki otisak i pridonose očuvanju okoliša.
To je svakako dodatni argument zašto odabrati digitalne alate za bolje upravljanje novčanim tokom u mikro i malim poduzećima.
Elektroničko arhiviranje dokumenata ukida potrebu za fizičkim prostorom za pohranu dokumenata, a kao neodvojivi dio razmjene eRačuna i primjene digitalnog potpisa u poslovnim procesima, stvara temelje za potpuno održivo poslovanje.
Takvo poslovanje manje je pod utjecajem neplaniranih i neželjenih poslovnih događaja koji mogu donijeti neplanirani trošak, kao što su gubitak dokumenata, negativan porezni nadzor i slično.
Dapače, korištenjem alata poput e-računa, elektroničkog arhiviranja i elektroničkog potpisa, poduzetnici mogu unaprijediti praćenje novčanog toka, optimizirati suradnju s knjigovodstvom i smanjiti administrativne troškove.
Prednosti eArhiva i novčani tok
Elektronički arhiv jedan je od najvažnijih alata ako želimo dobro upravljati novčanim tokom u mikro i malom poduzeću.
To se ne odnosi isključivo na ranije spomenute uštede u potrošnom materijalu, prostoru i vremenu, odnosno dobrim odnosima s knjigovođom, nego i na trenutke poreznog nadzora i općenito prirodne nepogode koje se mogu svima dogoditi.
Brza i jednostavna dostupnost podataka jedan je od temelja zašto je eArhiv uvijek bolji izbor nego analogni (papirnati) arhiv.
Svi digitalni i strukturirani elektronički dokumenti koji se pohrane u sustave za elektroničko arhiviranje su lako dostupni.
Ako u poduzeće dođe porezni nadzor, potrebni dokumenti mogu se brzo pronaći jer se više ne gubi vrijeme na pretraživanje papirnate arhive, to skraćuje trajanje nadzora i smanjuje opterećenje za poduzeće.
Nema rizika od gubitka ili oštećenja dokumenata, odnosno on je daleko manji nego je slučaj s papirnatim računima.
Papirnati dokumenti će se za čas nestati u vatri ili tijekom poplave ili će jednostavno izblijediti s vremenom.
Elektronički dokumenti, pohranjeni u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu zaštićeni su od poplava, požara i od ljudske ruke u najvećoj mogućoj mjeri jer samo ovlaštenici imaju pristup dokumentima.
Lakše dokazivanje vjerodostojnosti dokumenta je također isključivo značajka strukturiranog elektroničkog dokumenta.
Elektronički računi su ovjereni kvalificiranim elektroničkim potpisom ili vremenskim, što olakšava dokazivanje vjerodostojnosti dokumenta i spašava male poduzetnike u postupku upravljanja novčanim tokom jer im se ne može dogoditi da u gomili papira plate „lažni“ račun.
Transparentnost i usklađenost s propisima temeljne su postavke bespapirnog poslovanja, a to uvelike smanjuje potencijalne kazne ili nesporazume s dobavljačima, partnerima ili tijekom poreznog nadzora.
Elektronički računi, eArhiv i primjena naprednog elektroničkog potpisa u poslovanju, mikro i malim poduzetnicima omogućuju dugoročnu uštedu vremena, prostora i novca, a posebice precizno upravljanje novčanim tokom koji čuva njihovu likvidnost.