Kako spriječiti novi lock-down primjenom digitalnih rješenja

Autor: Marko Emer

Iako proteklih dana ponovno svjedočimo sve većem broju zaraženih virusom Covid-19, moram naglasiti kako ne vjerujem da će ijedna vlast, ni ova tehnička Vlada sada, a ni ona koja će preuzeti Markov trg iza 5. srpnja, donijeti odluku o ponovnom obustavljanju gotovo svih gospodarskih aktivnosti u državi. Preskupa je to odluka čije bi posljedice ostavile nemjerljivu štetu našoj budućnosti. Pitanje je koliko dugo će se gospodarstvo oporavljati i od ovog posljednjeg lock-downa koji je trajao nešto kraće od dva mjeseca. No, vijesti koje dolaze putem medija, gdje nakon svakog većeg okupljanja brojimo desetke zaraženih i trostruko onih koji zbog toga moraju u samoizolaciju, jasno je kako će, barem dok nemamo cjepivo ili virus ne nestane sam od sebe, još neko vrijeme postojati opasnost da ćemo biti prisiljeni raditi dislocirano.

Osobno već dugi niz godina zagovaram bespapirno poslovanje jer to smatram elementarnim u modernom biznisu. Mnogi govore o društveno-odgovornom poslovanju, naglašavajući njegove aspekte kroz humanitarne aktivnosti, pa čak i korporativno volontiranje, odnosno kroz lijepe odnose sa zaposlenicima ili službena vozila koja ne zagađuju okoliš. I sve je to pohvalno i lijepo, no zaboravljaju koliko otpada generiraju kroz papir i koliko im taj papir stvara troškova u administraciji, potrošnom materijalu, nekorisnom radu i prostoru za koji plaćaju najam ili su ga, srećom, uspjeli kupiti. Upravo u vrijeme lock-downa možda se najviše osvijestilo u kojoj mjeri su pojedine tvrtke u Hrvatskoj ovisne o tom, u tehnološkom smislu, bezvrijednom komadu papira.

Sve što je sa slikama, slovima ili brojevima, uz pomoć tehnologije proizvedeno, a potom izašlo na tom papiru, već postoji u digitalnoj inačici u računalu. Može od nas do primatelja tih informacija doći puno lakše nego da ga se degradira u primitivni oblik na papirusu, pardon papiru, kako bi ispunilo svoju svrhu. Zamislite scenu: na računalu izrađujem otpremnicu-račun, utipkavam sve podatke u računovodstveni softver koji je toliko već sofisticiran da automatski popunjava sve podatke o robi nakon što izaberem šifru pod kojom sam je unio i pridodao joj sve elemente (samo pri prvom unosu), a onda tu otpremnicu ispisujem, barem u dva primjerka, i skupa s robom šaljem svom kupcu. Taj kupac tu istu otpremnicu-račun nanovo prepisuje u svoj računovodstveni softver koji je, vjerujem, jednako sofisticiran kao moj i mogao bi, zasigurno tek jednim klikom, povući sve podatke s nje da sam mu je poslao elektronskim putem. Koliko vremena smo i jedan i drugi izgubili na nekorisni rad, kolika je mogućnost pogreške pri prepisivanju, koliko smo u ovo doba haranja koronavirusa jedni drugima ugrozili zdravlje?

Od početka uvođenja posebnih epidemioloških mjera intenzivno smo radili na postavljanju potpunih digitalnih poslovnih procesa unutar tvrtki naših korisnika. Aktivno su korištene digitalne knjigovodstvene isprave koje su jednakopravno priznate, ali znatno jeftinije, sigurnije i točnije, nego njihove papirnate inačice. eOtpremnica, ePrimka, eOdobrenja, eTerećenje, uz najrašireniju knjigovodstvenu ispravu eRačun,  održali su gospodarske aktivnosti naših korisnika u vremenima lock-downa i posebnih epidemioloških mjera kada je većina radila iz svojih dnevnih boravaka. Nisu trebali ni printeri, ni registratori, ni gomile prašnjavih polica s računima s kraja 2009. godine.

Razgovarao sam nekidan s bliskom suradnicom čiji je suprug, zbog prirode posla, bio na skupu gdje je jedna osoba sutradan prijavila kako je razvila simptome koronavirusa. Iz mjera predostrožnosti svi su sudionici stavljeni u samoizolaciju, tako i njen suprug, kojeg trenutno više od zdravlja, možda zato što nije razvio simptome, brine nemogućnost rada. Kada govorim o lock-downu, a vidjeli ste već u prvoj rečenici da ne mislim na zatvaranje cjelokupnog gospodarstva, govorim upravo o ovakvim situacijama gdje ćemo se, ne svojom krivnjom, naći u situacijama gdje ćemo biti prisiljeni biti u samoizolaciji kako ne bismo, potencijalno, ugrozili i ostatak tvrtke. Za takve situacije, gdje će možda biti i više osoba uključeno, jedino rješenje za normalno funkcioniranje poslovanja je upravo omogućiti zaposlenicima da mogu dislocirano raditi, ako to njihovo zdravstveno stanje omogućuje. Time bismo možda i više pokazali brigu o zaposlenicima jer bismo im, umjesto „Covid-19 naknade“, omogućili da nesmetano rade svoje posao i dobiju plaću za koju su pristali raditi kod nas. Digitalno poslovanje obuhvaća širok spektar aktivnosti i mnogima još uvijek nije u potpunosti jasno u kolikoj mjeri prožima ono što oni rade, no danas ne postoji zanimanje i posao koji ga ne zahvaća. Koliko ćemo dobro znati iskoristiti benefit iz digitalizacije i znati je primijeniti na svoje poslovanje, bit će prevaga u teškim vremenima koji su pred nama. One tvrtke koje će spremne dočekati jesen sa sustavima za upravljanje digitalnim dokumentima koji omogućuju suradnju, odobravanje, potpisivanje i likvidaturu dokumenata s različitih lokacija, pristup arhivi dokumenata kroz eArhiv i digitalne knjigovodstvene isprave kojima će osigurati normalno računovodstvo, zasigurno će biti u komparativnoj prednosti nad tvrtkama koje nisu spremne ići u korak s digitalizacijom poslovanja.