BESPAPIRNO POSLOVANJE – U vremenu kad je sve digitalno besmisleno je robovati uredu i papiru

Autor: Marko Emer

Najvažniji poslovni procesi u poduzeću zasnivaju se na tokovima poslovnih dokumenata. Rečenica je to nad kojom se lako zamisliti kada je ovako pročitamo, ali generalno malo tko od nas razmišlja o tome kako dokumenti ulaze u naše tvrtke, koja je njihova uloga, koliko brzo se rješavaju poslovi koje ti dokumenti stvaraju i kako, u konačnici, to utječe na naše poslovanje i konkurentnost u cjelini. To je samo administrativni posao i on nije generator prihoda, reći će većina poduzetnika. Istina, ali je generator troškova.

Odjel razvoja, naravno, zasluge za uspjeh neke tvrtke pripisat će prvenstveno sebi, prodaja je uvjerena kako su oni ti koji donose svima plaće, odnosi s javnostima i marketing kako sav uspjeh leži u tome kako su ono što se radi uspjeli komunicirati prema onima kojima je namijenjeno. No, što bi se dogodilo razvoju da neki od elemenata koji im trebaju za novi proizvod ili uslugu nije plaćen na vrijeme zbog čega oni nisu uspjeli napraviti ono što su zamislili? Račun je izgubljen, nije plaćen i razvoj je stao. Prodaja nema što ponuditi kupcima, marketing nema što oglašavati, a odnosi s javnostima moraju osmisliti dobru komunikacijsku strategiju kako bi udobrovoljili interne dionike, a onda i sačuvali obraz kompanije u javnosti. Okej, neće se dogoditi takav kaos zbog jednog računa, ali ako uzmemo u obzir PwC-ovu statistiku koja kaže kako se tijekom poslovnih procesa unutar tvrtke izgubi sedam i pol posto svih dokumenata, a da njih tri posto ostane zauvijek izgubljeno, onda je scenarij za kaos malo izgledniji.

Najvažniji poslovni procesi u poduzeću zasnivaju se na tokovima poslovnih dokumenata. Toliko je značenja u toj jednoj, jednostavnoj rečenici. Kolika vrijednost leži u toj jednostavnosti kada uzmemo za primjer da nitko više ne koristi papir i pisaću mašinu kako bi poslao dopis, nego svu komunikaciju obavljamo e-mailom. U njega možemo uključiti onoliko sudionika koliko je potrebno, proslijediti ga naknadno drugima, pohraniti na serveru kao dokaz ili podsjetnik i pristupiti mu gdje god se nalazili dok god imamo internetsku vezu. Tako možemo obrađivati i druge poslovne dokumente. Svoj ured možemo nositi na zaslonu  prijenosnog računala ili pametnog telefona.

Upravljamo li dokumentima efikasno

Svaka tvrtka na dnevnoj bazi upravlja poslovnim dokumentima, no čine li to dovoljno efikasno? Što ako je, primjerice, osoba zadužena za potpisivanje dokumenata na službenom putu tjedan dana? Može li obraditi dokument koji joj stoji na stolu? Naravno da ne može. No, ako se taj dokument digitalizira, ili se povuče sa servisa kao eRačun, i unese u sustav za upravljanje digitalnim dokumentima, poput sustava Moj-DMS, odgovorna osoba tom dokumentu može pristupiti i s drugog kraja svijeta i dati svoje odobrenje, likvidirati ga ili pokretanjem hodograma poslati na plaćanje. Ured je tada u džepu, iako ste vi na Maldivima. 

Kad god bih spomenuo hodogram, mnogi su sudionici mojih predavanja „frktali“ nosom smatrajući kako je riječ o dodatnoj birokratizaciji već postojećih procesa. Dapače, taj je stav potpuno pogrešan i proizlazi iz uvriježenih praksi obrade papirnatih dokumenata. Likvidatura vlastoručnim potpisom je jedan od primjera, no to je srećom u toj formi ukinuto još 2017. godine. Moj-DMS nije alat za dodatnu birokratizaciju, već unaprjeđenje, ubrzanje i kvalitetnije upravljanje poslovnim procesima. Omogućuje da su svi dokumenti centralizirani jer se sve što ulazi u tvrtku, bilo povlačenjem s desktopa ili učitavanjem sa servisa Moj-eRačun, nalazi na jednom mjestu, odnosno unutar sustava. Ovisno o vrsti dokumenta, pokreće se hodogram, jednim klikom. Hodogram nije bauk, nego preddefinirani poslovni proces kojim se određuje putanja tog dokumenta unutar tvrtke. Ako je račun, on će „putovati“ na odobrenje, likvidaturu plaćanje i arhiviranje. Ne danima od stola do stola, nego u pet minuta, u puna četiri klika.  Takav hodogram omogućuje pristup izdvojenom knjigovodstvu, bez da se knjigovodstvene isprave ispisuju i fizički nose u knjigovodstvo. Istovremeno ga mogu obrađivati različiti odjeli ili, kolokvijalno, ne morate čekati svoj red kako biste radili posao jer ne ovisite o brzini i osjećaju odgovornosti drugih odjela. Ono što mi je posebno važno, kao menadžeru, je da Moj-DMS  omogućuje izuzetnu uštedu radnog vremena – ovisno o vrsti hodograma transparentno je tko i koliko dugo drži dokument u obradi te u kojoj fazi obrade se trenutno nalazi.

Uz sustav Moj-eArhiv, ovaj sustav za upravljanje digitalnim dokumentima zasigurno je jedna od perjanica onoga što se naziva alatima za uspješno bespapirno poslovanje. Malim koracima uvođenja inovativnih rješenja za problem spore administracije, puno toga se može učiniti da razvoj, prodaja i marketing imaju svoj adut za tržišnu utakmicu.