Arhiviranje i čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku
Digitalizacija analognog arhiva i pohrana dokumenata u elektroničkom obliku postali su ključan proces modernog poslovanja, a izbor najbolje tehnologije za njegovu provedbu ozbiljan zadatak kojem dobar menadžer mora pažljivo pristupiti.
Zakonodavni okvir za arhiviranje i čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku u Hrvatskoj obuhvaća nekoliko važnih propisa, između ostaloga Zakon o arhivskom gradivu i arhivima te Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva.
Ovi propisi ne samo da reguliraju čuvanje arhivskog gradiva, nego i čuvanje elektroničkih dokumenata.
Primarna uloga ovih zakonskih akata je da propiše kako zaštititi dokumente od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja i oštećenja, ali i kako pohraniti digitalne podatke pomoću sustava koji onemogućuju brisanje, mijenjanje ili dodavanje podataka.
Digitalizacija papirnatog arhiva
Digitalizacija papirnatog arhiva podrazumijeva proces skeniranja i obrade dokumenta, a vrlo često i primjenu tehnologije kao što je OCR (Optical Character Recognition) za prepoznavanje teksta.
Tehnološka rješenja služe kako bi se dokument indeksirao bi validirao prilikom skeniranja čime se zadovoljava zakonski preduvjet cjelovitosti sadržaja dokumenta i omogućilo lakše pretraživanje.
Informacijski sustav za upravljanje poslovnim dokumentima (DMS – Document Management System) također se koristi za digitalizaciju analognog arhiva i papirnatih dokumenata.
Međutim, za razliku od softvera koji pružaju isključivo pretvaranje papira u digitalni dokument, DMS služi i za centralizirano prikupljanje, pretraživanje, praćenje pristupa i kontrolu nad dokumentima. To ga postavlja na vrh najpoželjnijih poslovnih sustava, posebice za organizacije koje žele imati sve dokumente na jednom mjestu.
Prednosti elektroničkog arhiviranja
Kako bismo usporedili analogni i elektronički arhiv, poslužit ćemo se trima značajkama koje predstavljaju najveću opasnost za svako poslovanje: sigurnost, trošak i operativnost.
Elektronički arhiv po pitanju sigurnosti daleko je ispred papirnatog arhiva. Naime, papirnati arhiv podložan je različitim rizicima među kojima su nedvojbeno najveći krađa, požar, poplava i fizičko oštećenje.
Vrlo mali broj kompanija u Hrvatskoj koristi vatrootporne sefove za čuvanje najvažnijih poslovnih dokumenata, međutim i kod takvih tvrtki uvijek postoji opasnost od neovlaštenog pristupa ili gubitka podataka.
Kada se dokumenti važni za poslovanje digitaliziraju kroz mojDMS, prilikom prijenosa dokumenta iz papirnatog u digitalni oblik, dodaju mu se metapodaci koji kasnije služe za lakše pretraživanje arhiva.
Osim toga, digitalni sustavi omogućuju višeslojnu sigurnost, uključujući enkripciju podataka, kontrolu pristupa i redovite sigurnosne kopije.
Kontrola pristupa nije značajka koja je isključivo vezana za čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku, nego je ključna značajka i DMS-a, odnosno procesa pretvorbe, ovjere i konačno pohrane dokumenta.
O vrsti i statusu dokumenta koji se digitalizira kroz mojDMS informirane su isključivo osobe koje su u hodogramu obrade konkretnog dokumenta, a ostali djelatnici nemaju saznanje ni da dokument postoji.
Troškovi za arhiviranje
Troškovi za arhiviranje i čuvanje dokumentacije u elektroničkom obliku daleko su manji kod elektroničkog arhiva. Analogni arhiv obuhvaća troškove prostora za pohranu (ured, skladište i drugo), uredski materijal kao što su papir, toner, registratori, ali i održavanje samog prostora kako na građu ne bi utjecali vlaga, prašina i ostali prirodni događaji.
Početni trošak digitalizacije papirnatog arhiva za neke kompanije može biti viši, no to je samo ako se odluče na vlastito DMS rješenje i elektronički arhiv kreiran isključivo za potrebe te kompanije.
Ako za isti posao odaberu ready-to-use rješenje kao što je mojDMS, trošak digitalizacije i pohrane u eArhiv bit će daleko niži. Prednost je što se i mojDMS može prilagoditi potrebama kupca, što je onda također svojevrsno custom made rješenje, ali po daleko nižoj cijeni.
Uz uvođenje informacijskog sustava mojDMS dolazi i edukacija zaposlenika, što ponovno snižava trošak primjene softvera za digitalizaciju poslovne dokumentacije. Uz niže troškove upravljanja dokumentima i pohrane te čuvanja poslovne dokumentacije, potpuno se ukidaju i troškovi uredskog materijala i distribucije dokumenata.
Usporedba operativnih procesa
Pretraga papirnatog arhiva zadatak je kojemu ne možemo pretpostaviti vrijeme trajanja jer sve ovisi o tome koliko smo sustavno vodili arhiv i koliku količinu dokumenata smo pohranili tijekom godina. Riječ je o poslu koji predstavlja znatno opterećenje na zaposlenike jer gube vrijeme na nekorisni rad.
Čuvanje dokumentacije u digitalnom obliku omogućuje brzu i jednostavnu pretragu dokumenata putem ključnih riječi, metapodataka ili nekih drugih kriterija koje je društvo unaprijed odredilo.
Dokumentima koji su pohranjeni u elektronički arhiv i čuvaju se u digitalnom obliku, osobe bez ovlaštenja imaju ograničen pristup. To znači da se ne može dogoditi da poslovna tajna bude otkrivena ili da važni dokumenti nestanu ili budu izmijenjeni. No, zato osobe s ovlaštenjem mogu arhivu pristupiti gdje god se nalazili putem korisničkih podataka.
Prednosti digitalnog arhiva
Digitalni ili elektronički arhiv nudi značajne prednosti u smislu sigurnosti, troškova i operativnosti u usporedbi s analognim arhivom. Viša razina sigurnosti i dostupnosti digitalnih dokumenata za većinu je organizacija primarni razlog zašto biraju elektronički arhiv.
Kako bi iskoristili sve značajke digitalnog čuvanja dokumentacije, organizacije koriste mojDMS i u startu određuju vrstu i vrijednost dokumenta, kao i finalno mjesto pohrane implementirajući pripadajuće oznake. Protočnost informacijskog sustava mojDMS osigurava besprijekoran prijenos informacija između različitih sustava i smanjuje potrebu za dupliciranjem podataka ili radnih procesa jer se nakon obrade dokumentacija arhivira i čuva u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu.