Birajte eOdobrenje jer automatski stiže eOdgovor

eOdobrenje možete slati iz svojih ERP i računovodstvenih rješenja ili putem aplikacije Kreiraj, a izjava kupca stiže odmah.

Svaki poduzetnik se barem jednom našao u situaciji da je iz nekog razloga morao izdati knjižno odobrenje, odnosno da je njegov računovođa to morao učiniti.

Nenamjerno se ispravna roba u transportu oštetila ili je kasnije odlučeno da lojalni kupac zaslužuje rabat na kupljenu količinu.

U takvim situacijama na već izdani eRačun izdaje se knjižna nota koja se zove odobrenje.

Taj dokument se izdaje i kada se nakon zaprimanja robe utvrdi da je pristiglo manje komada od naručenog, odnosno kada količina zaprimljene robe nije ista kao što piše na otpremnici.

Odobrenje izdajemo i kada kupcu odlučimo dati popust jer je robu platio ranije od ugovorenog roka, ako smo pogriješili prilikom izrade računa ili dodajemo bonus na ostvareni promet temeljem nekog ugovora.

U praksi razlozi mogu biti različiti, ali poanta je ista. Odobrenje se izdaje u situaciji kada je račun izdan, ali je došlo do promjena u nekoj od stavki.

Izjava za eOdobrenje

Većina računovođa će reći da im je odobrenje noćna mora. Ne zato što je složeno za izraditi, nego jer je komplicirano za provesti. To je zato što kupci najčešće zaborave poslati svoju izjavu, a bez nje se ne može knjižiti pretporez.

Ispravci se ne mogu knjižiti ako ne postoji suglasnost obiju strana – bez izjave na odobrenje ne može se ispraviti pretporez.

Pojednostavljeno, da bi izdavatelj odobrenja mogao odbiti pretporez, mora dobiti pisanu suglasnost svoga kupca.

U praksi je to iznimno sporo jer kad dobije odobrenje, kupac kod sebe odmah napravi izmjene, ali za slanje izjave i nije toliko ažuran.

Dobavljač po tom pitanju ne može napraviti ništa, osim poslati e-mail, nekoliko puta nazvati i zamoliti izjavu i osjećati se loše „jer je dosadan“.

To dobavljača dovodi u nezavidan položaj jer njegov posao stoji ili, još gore, dovodi ga u prekršaj. Riječ je o tome da mnogi na svoju ruku isprave pretporez pa makar i dobili kaznu jer ne mogu dočekati da kupac konačno pošalje taj dokument.  

Slanje eOdgovora

Korisnici servisa mojeRačun nemaju takvih problema jer koriste eOdobrenje. To im rješava zastoje u poslovanju jer se eOdobrenje ne može preuzeti i knjižiti dok god kupac ne ispuni eOdgovor, odnosno izjavu kojom potvrđuje eOdobrenje.

Proces razmjene ovih dokumenata je zapravo vrlo jednostavan isto kao što su jednostavne za korištenje i ostale usluge servisa mojeRačun.

Možete biti sigurni da se proces odobrenja skraćuje s 20 i više dana na prosječno nekoliko sati.

eOdobrenje korisnici servisa mojeRačun mogu poslati iz većine svojih ERP i računovodstvenih rješenja koja su integrirani sa servisom ili putem aplikacije Kreiraj na mrežnoj stranici servisa.

Korisnici mogu sami odabrati hoće li eOdobrenje biti račun u minusu ili posebni dokument koji se zove odobrenje, a čitav proces izrade traje kao i prosječna izrada računa. Kod većine je to tri do pet minuta ili brže.  

Brzina izrade eOdobrenja nije glavna prednost ovog dokumenta. Najveća je prednost brzina slanja izjave na odobrenje. Više nije riječ o 20 i više dana, nego doslovno nekoliko minuta.

Jednaki uvjeti

Podsjećamo, kupac ne može preuzeti eOdobrenje da bi ga kod sebe proknjižio dok god ne da izjavu koja sadrži potrebne informacije.

Izjava kupca na odobrenje sadrži iznos pretporeza koji se ispravlja, po kojem računu i datum, odnosno porezno razdoblje u kojem je kupac ispravlja pretporez.

To znači da prijenos eOdobrenja od pošiljatelja do primatelja, odnosno preuzimanje dokumenta sa servisa mojeRačun može trajati nekoliko sekundi ili minuta, a jednako tako traje i slanje eOdgovora, ranije spomenute izjave na to eOdobrenje.

Oblik i sadržaj izjave nisu propisani, ali sadrže sve relevantne informacije po kojima se može napraviti ispravak pretporeza –  iznos pretporeza koji se ispravlja, po kojem računu i datum, odnosno porezno razdoblje u kojem je kupac ispravlja pretporez.

Automatski eOdgovor

eOdgovor koji kupac šalje putem servisa mojeRačun nakon zaprimljenog eOdobrenja sadrži navedene podake.

Moramo naglasiti da ovdje ne govorimo o tome da će kupac otvoriti Word dokument i natipkati svoju izjavu pa je jednom kad se sjeti poslati poštom ili e-mailom dobavljaču.

Govorimo o tome da svako eOdobrenje poslano putem servisa mojeRačun automatski nudi obrazac eOdgovora koji je kupac dužan popuniti, prije nego uspije preuzeti dokument eOdobrenja koji će mu poslužiti za ispravak pretporeza.

Time su stvoreni jednaki preduvjeti za ispravno, sigurno i točno knjiženje za obje strane poslovnog odnosa, a cijeli proces je gotov u svega nekoliko minuta.

Taman onoliko koliko je potrebno kupcu da ispuni tražene podatke.

eOdgovor za odbijanje računa

Poduzetnici mogu koristiti eOdgovor i u situacijama kada se ne slažu sa zaprimljenim računom, odnosno moguće je koristiti ovu opciju u situacijama kada je potrebno osporiti ili odbiti zaprimljeni račun.

Primjenom ovih rješenja, koristeći i druge oblike digitalnih knjigovodstvenih isprava i sustava za njihovu obradu, korisnik stvara preduvjet za pravovremeno i efikasno upravljanje knjigovodstveno-računovodstvenim poslovanjem.

Jeste li već provjerili koje knjigovodstvene isprave možete koristiti u digitalnom obliku?