Informacijski posrednik
U digitalnom okruženju razmjena podataka postaje neizostavan dio svakodnevnog poslovanja. Informacijski posrednici u Hrvatskoj omogućuju povezivanje poslovnih subjekata i prijenos elektroničkih računa (eRačuna) na siguran, standardiziran i zakonima usklađen način. Njihova prisutnost doprinosi učinkovitijem poslovanju, smanjenju administrativnih troškova i ubrzavanju procesa digitalne transformacije.
Što je informacijski posrednik?
Informacijski posrednik je organizacija ili pravni subjekt koji olakšava razmjenu podataka, informacija ili dokumenata između poslovnih subjekata. Njihova osnovna funkcija je posredovanje u prijenosu informacija putem digitalnih platformi, uz osiguranje sigurnosti, točnosti i pravovremenosti prijenosa.
U kontekstu digitalnog poslovanja, posebno elektroničkog fakturiranja (eRačuna), informacijski posrednici omogućuju automatiziranu i sigurnu razmjenu računa između poslovnih subjekata.
U suvremenom poslovanju, informacijski posrednici sudjeluju u procesima digitalne transformacije, osobito u područjima kao što su e-računi u javnoj nabavi, inancijskih transakcija i distribucije tržišnih podataka.
Uloga informacijskih posrednika u poslovanju
Informacijski posrednici doprinose stabilnijem, bržem i sigurnijem poslovanju, osobito u kontekstu digitalizacije dokumenata i procesa. Njihova je zadaća povezivanje poslovnih sustava te omogućavanje razmjene informacija koja smanjuje administrativne troškove i ubrzava svakodnevne aktivnosti.
U praktičnom smislu, oni omogućuju obradu dokumenata kao što su eRačuni, ugovori i izvješća bez potrebe za papirnatim verzijama.
Uz to, posrednici podržavaju usklađenost poslovanja s važećim zakonskim propisima, uključujući GDPR i pravilnike o elektroničkom računu u javnoj nabavi. Omogućuju i povezivanje različitih informacijskih sustava unutar ili između organizacija, čime se osigurava nesmetani tijek poslovnih procesa.
Vrste informacijskih posrednika
Postoje različite vrste informacijskih posrednika, ovisno o njihovoj ulozi i sektoru u kojem djeluju.
Glavne kategorije uključuju:
Posrednici za e-račune
Ovi posrednici specijalizirani su za prijenos elektroničkih računa između poslovnih subjekata, pri čemu osiguravaju usklađenost s nacionalnim zakonodavstvom i europskim standardima (npr. EN16931).
Uloga informacijskih posrednika u e-računima
Informacijski posrednici u sustavu e-računa omogućuju sigurnu, strukturiranu i brzu razmjenu računa između pošiljatelja i primatelja.
Posrednici za javne naručitelje
Financijska agencija (Fina) djeluje kao središnja platforma za razmjenu e-računa između dobavljača i javnih naručitelja. Lokalna uprava i institucije pod njenom nadležnošću mogu odabrati bilo kojeg registriranog posrednika iz Hrvatske ili EU.
Svi e-računi razmijenjeni prema javnim naručiteljima moraju biti usklađeni s europskom normom za eRačun.
Razmjena e-računa s obveznicima javne nabave putem Središnje platforme., izvor: Wikipedia
Posrednici za sektorske naručitelje
Sektorski naručitelji, poput komunalnih ili energetskih poduzeća, mogu odabrati informacijskog posrednika povezanog s centralnom platformom za slanje, primanje i arhiviranje e-računa, uz uvjet poštivanja zakonskih odredbi.
Posrednici za poslovne subjekte
Privatne tvrtke mogu slobodno birati informacijskog posrednika, pod uvjetom da je registriran u Hrvatskoj ili EU.
Prilikom odabira posrednika preporučuje se uzeti u obzir njihovo iskustvo, tehničke kapacitete, broj obrađenih računa te dodatne usluge poput digitalne arhive ili integracije s ERP sustavima.
Posrednici osiguravaju da su elektronički računi i prateći dokumenti usklađeni sa zakonskim propisima, kao i da su poslovni procesi korisnika maksimalno optimizirani.
Razmjena e-računa između gospodarskih subjekata., izvor: Wikipedia
Posrednici za tržišne podatke
Ova vrsta posrednika prikuplja i distribuira podatke o tržištima, cijenama, trendovima i statistikama. Pravilna analiza i obrada tih podataka pomaže tvrtkama u donošenju kvalitetnih poslovnih odluka.
Kako bi korisnicima pružili vjerodostojne informacije, ovi posrednici često podliježu nadzoru i regulatornim zahtjevima koji osiguravaju točnost i nepristranost podataka.
Posrednici za financijske transakcije
Posrednici za financijske transakcije osiguravaju prijenos podataka i provođenje transakcija između različitih subjekata, uz pridržavanje regulatornih standarda. Njihova funkcija je omogućiti učinkovit, siguran i transparentan prijenos sredstava.
4 Prednosti korištenja informacijskih posrednika
Korištenje informacijskih posrednika donosi brojne koristi za poslovne subjekte. Njihova funkcija nije ograničena samo na prijenos podataka, već obuhvaća širu podršku digitalnom poslovanju.
U kontekstu razmjene eRačuna, kada je uloga informacijskih posrednika po prvi puta jasno definirana, između ostaloga je propisano da posrednici obavljaju poslove zaprimanja i slanja elektroničkih računa u skladu s europskom normom, osiguravaju sigurno i zakonski usklađeno upravljanje cjelokupnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja eRačuna za pošiljatelja i primatelja eRačuna.
Veća učinkovitost
Automatizirani prijenos podataka sigurnim kanalom informacijskog posrednika osiguravaju korisnicima da su njihovi dokumenti nepromjenjivi u vremenu, cjelovitog sadržaja i da je potvrđena vjerodostojnost pošiljatelja.
Usklađenost s propisima
Posrednici osiguravaju usklađenost s pravnim i tehničkim zahtjevima, poput Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi te drugim zakonskim propisima i EU direktivama kojima se uređuje elektroničko poslovanja na zajedničkom europskom tržištu.
Manji rizik od pogrešaka
Standardizirani formati kao što je eRačun sukladan s EU normom, smanjuje mogućnost pogrešaka. Original eRačuna je račun koji je izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji je pogodan za strojnu obradu. To znači da se takav dokument automatski učitava u računovodstveni program, bez ručnog prepisivanja, što smanjuje trošak rada i mogućnost pogrešaka u radu.
Sigurnost podataka
Informacijski posrednici provode redovite provjere informacijske sigurnosti, kroz ISO certifikacije te prema unaprijed definiranim pravilima za pojedine sustave u skladu s najboljim praksama koje najčešće reguliraju kroz interne pravilnike.
Jedino sveobuhvatni pristup informacijskoj sigurnosti, uz edukaciju svih zaposlenika, može zadovoljiti visoke standarde informacijske sigurnosti koji su nužni u radu s informacijama korisnika digitalnih usluga.
Kako postati informacijski posrednik u Hrvatskoj?
Kako bi poduzeće postalo informacijski posrednik u Hrvatskoj, potrebno je zadovoljiti određene tehničke, pravne i organizacijske uvjete. Prvo, tvrtka se mora registrirati kod relevantnih tijela, ako se želi baviti pružanjem usluga u području e-računa. Ova registracija uključuje dokazivanje tehničke i operativne sposobnosti za obavljanje posredničkih usluga.
Posrednik treba osigurati implementaciju tehnološke infrastrukture koja omogućuje sigurno i učinkovito procesiranje podataka. Sustavi koje koristi posrednik moraju biti usklađeni s važećim standardima, poput formatiranja e-računa u skladu s europskim normama (EN). Osim toga, tvrtka mora osigurati usklađenost sa zakonskim okvirima, poput Zakona o elektroničkom poslovanju, Zakona o zaštiti osobnih podataka (GDPR) i drugih relevantnih regulative.
Uz tehničke uvjete, važna je i stalna podrška korisnicima, kao i praćenje zakonskih i tehnoloških promjena koje mogu utjecati na kvalitetu pružene usluge. Postati informacijski posrednik zahtijeva ulaganje u tehnologiju, znanje i resurse, a posebice u sigurnost informacijskih sustava, ali otvara priliku za sudjelovanje u modernim poslovnim tokovima i doprinos digitalizaciji poslovanja u Hrvatskoj.
Moglo bi vas zanimati...
Informacijski posrednik osigurava prijenos elektroničkih računa i drugih dokumenata između poslovnih subjekata, jamči usklađenost dokumenata s tehničkim standardima, povezuje poslovne subjekte s centralnom platformom poput Fine i osigurava poštivanje zakonskih odredbi i tehničkih normi.