Europska norma o elektroničkom izdavanju računa
Europska norma o elektroničkom izdavanju računa, poznata i kao EN 16931, temeljni je segment standardizacije za elektroničko izdavanje računa unutar Europske unije.
Bitni aspekti
Europska norma
EU Direktiva i norma
EU norma za eRačun
Što sadrži EU norma
Budućnost primjene eRačuna
U javnosti se često navodi da je ispravni eRačun samo onaj račun koji je usklađen s EU normom za eRačun. No, mnogima nije jasno što to predstavlja EU normu ili kako možemo znati da dokumenti koje razmjenjujemo digitalnim putem zadovoljavaju taj uvjet.
EU norma jedan je od razloga zašto PDF račun poslan kupcu putem emaila nikako ne možemo smatrati eRačunom u smislu Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi, ali ni u smislu Zakona o fiskalizaciji čija je primjena od 1. rujna 2025. godine.
Kako bismo razjasnili EU normu i njenu svrhu, ponovit ćemo što je to eRačun kako ga definiraju spomenuti Zakoni.
Elektronički račun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.
Riječ je o dokumentu koji je isključivo strojno čitljiv, a osim elemenata koji su propisani računovodstvenim i poreznim propisima, sadrži podatke koji su jedinstveni u svim zemljama člancima.
Ti podaci definirani su EU normom (EN 166931) koja je bila ključna za standardizaciju elektroničkog fakturiranja unutar EU i koja je omogućila interoperabilnost između različitih IT sustava. Time se smanjila administrativna opterećenost javnonabavnog procesa, a time i troškovi, te pokrenuo val digitalizacije poslovanja koji je iz javnog sektora prešao i u poslovanje poreznih obveznika.
Europska unija od svojih začetaka teži jedinstvenom europskom tržištu i radi na uklanjanju svih prepreka koje su postojale u prekograničnoj trgovini.
Europska norma
Začeci EU norme naziru se od 2013. godine kada je EU po prvi puta dala preporuku da bi razmjena dokumenata u elektroničkom obliku trebala ići po UBL 2.1. formatu, što je 28. lipnja 2017. godine i potvrđeno kao standard. Tada je EU norma i službeno objavljena.
No, u razdoblju od četiri godine do njene objave trebalo je uskladiti sve zemlje članice jer je vladao gotovo potpuni nedostatak interoperabilnosti zato što su istovremeno postojale različite tehničke norme i neusklađeni pravni zahtjevi u članicama EU.
Postojanje više standarda onemogućavalo je povezivanje informacijskih posrednika i krajnjih korisnika koji su primjenjivali različite sintaksne standarde.
Rješenje za to mogla je biti konverzija iz jednog oblika u drugi, što je iznimno složen i skup proces, a u slučaju nepostojanja zajedničkog semantičkog modela i nemoguć.
Ideja o zajedničkom europskom tržištu na kojem bi elektronički račun izdan u Hrvatskoj bio jednako strojno čitan u Belgiji, Njemačkoj ili Francuskoj, tako je mogla biti realizirana isključivo ako se propiše jedinstvena norma koja će vrijediti za sve zemlje članice.
EU Direktiva i norma
Donošenjem Direktive 2014/55/EU Europskog Parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, donesen je i pravni okvir za uspostavu i korištenje EU norme.
Posao definiranja norme preuzeo je CEN koji je u konačnici, nakon tri godine razmatranja prijedloga kroz zrcalne odbore u zemljama članicama, između ostalih i u Hrvatskoj, definirao semantički model podataka osnovnih elemenata eRačuna te se preuzela lista sintaksi koji su u skladu s EN 16931-1 (UBL i CII).
EU norma za eRačun
U Hrvatskoj je primjena EU norme (EN 16931) regulirana Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi koji je na snazi od 1. prosinca 2018., a u punoj primjeni od 1. srpnja 2019. godine.
Od tog datuma svi računi koji se izdaju u postupcima javne nabave, odnosno prema i od sektorskih i javnih naručitelja moraju biti elektronički i u skladu s EU normom za eRačun.
Zakon o fiskalizaciji, kojim eRačun postaje obvezan i za porezne obveznike, također određuje da će se eRačuni izdavati u skladu s EU normom (16931-1:2017), kao i da se primjenjuje Tehnička specifikacija osnovne uporabe eRačuna s proširenjima koju izdaje Hrvatski zavod za norme, a koja opisuje način primjene i proširenja EU norme 16931-1:2017 i njezinih ispravaka, izmjena i dopuna.
Što sadrži EU norma?
EU norma uključuje semantički model podataka, odnosno standardizirani skup podataka koji svaki eRačun mora sadržavati, te listu sintaksi kojom su zapravo definirani dopušteni formati za razmjenu eRačuna kao što su ranije spomenuti UBL i CII.
Uvođenjem detaljno propisane standardizacije povećala se interoperabilnost na europskom gospodarskom tržištu jer je omogućena nesmetana razmjena eRačuna između različitih informatičkih sustava i država članica EU.
Povećana je efikasnost jer je zbog automatizirane obrade (učitavanja računa) smanjena mogućnost pogrešaka i vrijeme potrebno za obradu računa.
Smanjeni su troškovi koji su povezani s papirnatim računima, kao primjerice trošak ispisa dokumenata i poštarine, a ušteda se broji u stotinama milijardi eura samo u javnonabavnom procesu.
Povećana je transparentnost u javnoj nabavi jer je smanjena mogućnost za prijevare, budući da su eRačuni ovjereni aplikativnim certifikatima i vremenskim žigom pa svaki pokušaj malverzacija ostaje odmah zabilježen.
Budućnost primjene eRačuna
Zahvaljujući EU normi i interoperabilnosti na cijelom tržištu EU, Europska komisija odlučila je dodatno unaprijediti digitalizaciju fiskalnih procesa kroz projekt ViDA (VAT in the Digital Age), odnosno PDV u digitalnom dobu.
Riječ je o uvođenju obveznog izdavanja računa u B2B transakcijama u svim državama članicama, što je Hrvatska već započela novim Zakonom o fiskalizaciji.
Ovim će se projektom na razini EU modernizirati cjelokupan sustav poreza na dodanu vrijednost, povećat će se njegova učinkovitost i otpornost na prijevare, a ono što je najvažnije – rasteretit će se poduzeća nepotrebne administracije te im se olakšati poslovanje izvan vlastite države.