Zašto smo u prekršaju ako printamo eRačune ili čuvamo samo PDF

Autor: Irena Bratec, voditeljica Sektora računovodstva i financija

Elektronički račun ili eRačun izvorno je sastavljen kao elektronička isprava, što obvezuje sve subjekte koji šalju i/ili primaju eRačune i prateće isprave da takve dokumente čuvaju u nekom obliku sigurnog i kontroliranog elektroničkog arhiva.

Sukladno odredbama čl. 3. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (Nar.nov. br.94/18), elektronički račun je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i strojnu obradu, što znači isključivo u XML obliku. Prema navedenom, dokument zaprimljen u formi PDF-a ili JPEG-a nije elektronički račun u smislu ovoga Zakona. Iako je u Hrvatskoj prisutna dvojaka praksa da se uz strukturirani eRačun u XML-u zaprima i njegov slikovni prikaz u PDF-u, u kontekstu Zakona isključivo se XML smatra vjerodostojnom elektroničkom ispravom. Ispisivanje elektroničkih isprava i njihova pohrana u analognom arhivu, bez čuvanja originalne isprave u strukturiranom formatu pogodnom za strojnu obradu u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu, smatra se kršenjem odredaba zakona koji uređuju eRačun. Prema odredbama čl. 10. st. 1. Zakona o računovodstvu (Nar. nov., br. 78/15, 120/16 i 116/18), knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade, a jednako propisuje i čl. 12. st. 1. Pravilnika o proračunskom računovodstvu i računskom planu (Nar. nov., br. 124/14 - 3/18) i čl. 18. st. 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (Nar. nov., br. 121/14). Čuvanje elektroničkih isprava propisano je čl. 20. Zakona o elektroničkoj ispravi pa je tako svaka fizička i pravna osoba kojoj je zakonom ili drugim propisima utvrđena obveza čuvanja isprava u izvornom obliku, dužna čuvati elektroničke isprave izvorno u informacijskom sustavu ili na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja, i čine elektroničku arhivu, što znači da se obveza odnosi na sve subjekte nevezano šalju li i/ili zaprimaju eRačune u smislu Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi ili je riječ o poduzetnicima.

Zakonodavno tijelo za elektroničke račune, Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja, poštujući navedene odredbe, u čl. 10. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi propisuje kako se elektronički računi i prateće isprave čuvaju na način i u roku kako je utvrđeno propisima iz područja računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje. U čl. 8. istog Zakona propisano je kako informacijski posrednik može u ime naručitelja i izdavatelja eRačuna obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim procesom izdavanja, slanja, zaprimanja i arhiviranja eRačuna. Elektroničke račune, sukladno tome, primatelji i pošiljatelji mogu čuvati i sami, no u tom slučaju moraju osigurati uvjete utvrđene čl. 20., st. 3. Zakona o elektroničkoj ispravi koji propisuje što mora osigurati elektronička arhiva i odnosi se na sve subjekte (poduzetnike, proračunske korisnike i neprofitne organizacije) koji šalju i/ili primaju eRačune. Navedeni stavak Zakona jasno u prvoj točki propisuje da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju odnosno sadržaj isprava, što znači da nije ispravno pohraniti slikovni prikaz eRačuna (PDF) u mapu na računalu ili taj slikovni prikaz ispisati i pohraniti u analognu (papirnatu) arhivu. Osim toga, nadalje je propisano kako elektronički arhiv mora osigurati da su elektroničke isprave dostupne osobama koje imaju pravo pristupa tim ispravama u čitljivom obliku za cijelo vrijeme čuvanja i da se čuvaju podaci o elektroničkim potpisima kojima su elektroničke isprave potpisane, kao i podaci za ovjeru tih elektroničkih potpisa te da su pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji uz ugrađene elektroničke potpise pružaju razumno jamstvo za njihovu vjerodostojnost i cjelovitost za cijelo vrijeme čuvanja. Ako za pohranu računa koristimo medij, kao što je primjerice CD-RW ili DVD-RW ili mapa na računalu, postoji mogućnost da pohranjeni računi neće ispuniti navedene uvjete u cijelom periodu čuvanja. Iako uz pravilno čuvanje DVD-RW medij može sadržavati podatke i do 30 godina, vjerojatnost je da neće postojati tehnologije na kojima će ti mediji biti čitljivi u cijelom obaveznom periodu čuvanja podataka, kao što je to slučaj s disketama koje su ranije bile u širokoj primjeni. Jednako tako, ovi digitalni mediji ne osiguravaju vjerodostojnost podrijetla dokumenta i cjelovitost sadržaja za cijelo vrijeme čuvanja jer se, primjerice, slikovni prikaz dokumenta (PDF) može izmijeniti u softveru, a potom ispisati i pohraniti u analogni (papirnati) arhiv, čime je narušeno načelo vjerodostojnosti dokumenta i cjelovitosti sadržaja. Elektroničkom računu izdanom, prenesenom i zaprimljenom uslugom informacijskog posredništva vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu osigurani su primjenom aplikativnih certifikata i vremenskog žiga. U tom smislu, svaka neželjena intervencija u dokument ostaje zabilježena u niti vremenskog žiga i kao takva je nepobitni dokaz u slučaju sudskog procesa. Informacijski posrednik u ovom kontekstu služi i kao identifikator obiju strana u postupku razmjene digitalnih dokumenata, ali ne odgovara za njihov sadržaj u smislu točnosti podataka, nego ispravnosti elektroničke isprave u kontekstu EU standarda.  Nadalje, elektronička arhiva mora osiguravati da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji pružaju razumno jamstvo da ne mogu biti mijenjane i da se ne mogu neovlašteno brisati. U smislu pohrane elektroničkog računa i pratećih isprava na zakonom propisan način, to znači da arhivu mogu pristupati isključivo za to ovlaštene osobe s unaprijed određenim ovlastima za upravljanje dokumentima, što je moguće osigurati kroz informacijski sustav, odnosno kontrolirano i sigurno rješenje elektronički arhiv.