Uredba o uredskom poslovanju: zadnji je rok za usklađenje

Od 1. siječnja 2023. godine javnopravna tijela moraju primjenjivati Uredbu o uredskom poslovanju i svu internu i eksternu komunikaciju obavljati digitalno.

Sa zadnjim danom 2022. godine istječe prijelazna odredba Uredbe o uredskom poslovanju koja je omogućavala rok prilagodbe svim obveznicima Uredbe da uspostave informacijski sustav uredskog poslovanja.

Podsjetimo, nova Uredba o uredskom poslovanju (NN, br. 75/2021) na snagu je stupila 1. srpnja  2021. godine, a njenim člankom 67. određeno je da je krajnji rok za potpuni početak primjene 1. siječnja 2023. godine. mojeRačun nudi vam rješenje koje je 100% u skladu s Uredbom, zatražite PONUDU. 

Cilj Uredbe o uredskom poslovanju

Kao i starom uredbom, novom se određuju pravila i mjere uredskog poslovanja, no to je jedino u čemu se podudaraju.

Nova uredba primat daje isključivo elektroničkom, bespapirno poslovanje, što krajnjim korisnicima donosi veću razinu sigurnosti, smanjenje operativnog troška i veću kvalitetu.

Prema novoj Uredbi, informacijski sustav uredskog poslovanja je informacijski sustav pomoću kojeg se upravlja dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima.

U to su uključeni: izrada dokumenata, primitak, raspoređivanje, obrada, izdavanje, otprema, arhiviranje i izlučivanje dokumenata, sukladno pravilima uredskog poslovanja.

Uzmimo za primjer staru uredbu koja je uključivala obrasce različitih upisnika koji su se nabavljali kao pojedinačni listovi i krajem poslovne godine trajno uvezivali u jednu ili više knjiga.

Novom uredbom svi su obrasci ukinuti jer se svaki ulazni i izlazni dokument „provodi“ kroz informacijski sustav uredskog poslovanja.

Elektronički način komunikacije u novoj je uredbi propisan kao primaran zato je svaki obveznik dužan na svojoj mrežnoj stranici objaviti adresu elektroničke pošte ta zaprimanje pismena.  

Koje promjene donosi

Uredbom je propisano da se digitalno zaprimaju sva pismena koje dolaze od stranaka, odnosno moraju se skenirati sva pismena koja se zaprimaju u papirnatom obliku.

Što se tiče izlazne komunikacije, otprema akta se odvija elektroničkim putem i akt mora biti isključivo u obliku koji onemogućava promjenu njegovog sadržaja.

Zato se ovim aktom inzistira na upotrebi elektroničkog potpisa i pečata, kao zamjene za vlastoručni potpis i fizički pečat.

Novom uredbom propisano je i da se mora omogućiti komunikacija između pojedinih sustava Uredskih poslovanja (eDelivery) te da svi službenici unutar subjekta moraju integrirati svoj rad unutar jedinstvenog sustava uredskog poslovanja.

Pojednostavljeno, svi dosadašnji poslovni procesi koji su se odnosili na zaprimanje, slanje, odobravanje, potpisivanje, izdavanje i drugo upravljanje dokumentima u papirnatom obliku sada se obrađuju u digitalnom kroz informacijski sustav.

Kako bi bila uspostavljena interoperabilnost pismena među sustavima, novom Uredbom propisan je jedinstveni identifikator koji jamči njihovu jedinstvenost unutar sustava Uredskog poslovanja i na razini Republike Hrvatske.

Obveze koje nalaže Uredba o uredskom poslovanju

Kako je već rečeno, prvo se mijenja način na koji se provode poslovni procesi. Digitalno mijenja papirnato pa informacijski sustav koji subjekt uvodi mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u potpuno digitalnom obliku.

Sustav Uredskog poslovanja treba biti takav da mu mogu pristupiti isključivo službene osobe (zaposlenici), a sva pismena bilo interna ili eksterna moraju se dostavljati kroz sustav. Isti se treba povezati sa svom elektroničkom poštom, ali i s drugim informacijskim sustavima koje subjekt koristi.

Ključno, dokumenti koji se zaprimaju kroz eDelivery ne ispisuju se na papir pa se konačno ukida česta praksa da se pismena primljena u elektroničkom obliku ispisuju i onda „klasično“ papirno upisuju.

Prednosti Uredbe o uredskom poslovanju

Najveća prednost nove Uredbe je veća sigurnost u poslovanju jer se svi dionici elektronički identificiraju, smanjuje se mogućnost gubljenja dokumenata i cijeli proces zaprimanja i otpreme je daleko transparentniji.

Velike uštede obveznici Uredbe osjetit će i na troškovima potrošnog materijala; štedi se na papiru, tonerima i boji za pisače te servisiranju strojeva.

Smanjit će se potreba za dodatnim skladišnim prostorom jer neće postojati potreba za fizičkim arhivom. Zbog primjene digitalnog pečata, neće se raditi nekoliko kopija istog dokumenta.

Zakonodavac je prepoznao i smanjenje troškova rada jer će se primjenom nove uredbe smanjiti vrijeme obrade i distribucije dokumenata  te u potpunosti ukinuti uručivanje, dostava i preuzimanje dokumenata.

Koji informacijski sustav izabrati

Važno je odabrati partnera koji će vam brzo i efikasno implementirati informacijski sustav za uredsko poslovanje te postaviti pristupne korisničke račune za sve službenike.

Pouzdan partner obučit će korisnike za rad na aplikaciji i pripremiti potrebne certifikate za potpis i pečat, izraditi vam predloške za rad i izvršiti sve potrebno za spajanje sa servisima države.

mojeRačun nudi vam informacijski sustav za uredsko poslovanje koji je 100% usklađen s novom Uredbom. Zatražite PONUDU, a naša tehnička podrška pomoći će vam da primjenu Uredbe dočekate  100% spremni.